Zakelijk

Controle krijgen over het ontwerp

Canon oplossingen voor de centrale repro

Dit artikel is ook verkrijgbaar als PDF.

Voor uw strategie om de centrale repro uit te breiden is het cruciaal dat door de hele organisatie heen relaties worden opgebouwd. En de relatie tussen printen en ontwerp is waarschijnlijk het allerbelangrijkst. In werkelijkheid bestaat de relatie eerder uit een driehoek, met de inkoop van drukwerk als derde zijde. Een van de opvallendste trends van de afgelopen jaren is namelijk het in elkaar overvloeien van het ontwerp en de inkoop van drukwerk. Zoals we zullen zien, heeft deze ontwikkeling grote gevolgen.

Bij elke printopdracht is een creatief betrokken, hoewel de precieze vorm van de 'creativiteit' enorm kan verschillen. Volgens het Canon Insight Report, Corporate Reprographics: Trends and Opportunities gaat het bij 75% van de opdrachten om ‘direct’ ontwerp. Hierbij bepaalt de ontwerper de vormgeving, hij verzamelt de tekst en de illustraties, en hij bereidt het bestand voor, verzendt het naar de drukker en keurt het eindresultaat goed. Bij de resterende 25% gaat het om op sjablonen gebaseerd ‘indirect’ ontwerp. Hierbij selecteren minder vaardige werknemers een diaontwerp in PowerPoint of ze kiezen een vooraf ontworpen visitekaartje in Microsoft Word. Voor deze bredere definitie geldt dat de ontwerpfunctie is verspreid over verschillende afdelingen binnen de organisatie. Volgens het rapport was 39% te vinden bij speciale creatieve afdelingen, 29% bij sales en marketing, en 19% bij de inkoopafdeling.

Aangezien ontwerpers prints steeds vaker zowel inkopen als ontwerpen (er zijn meer printinkopers die ‘ontwerper’ als functietitel hebben dan ‘printinkoper’), zijn ontwerpers in veel opzichten de belangrijkste potentiële klanten en dus cruciaal voor de toekomst van de centrale repro. Sterker nog, het feit dat het merendeel van de organisaties printen beschouwt als cruciaal voor hun activiteiten betekent dat de al dan niet gezonde relatie tussen ontwerp en printen in belangrijke mate bijdraagt aan het succes van het bedrijf.

We laten eerst zien waarom beide partijen - en de organisatie als geheel - profijt hebben van een nauwere band tussen de ontwerp- en de printafdeling. Vervolgens geven we een overzicht van een aantal strategieën voor het opbouwen van die relatie. Hoewel de titel van de gids aangeeft dat u de touwtjes in handen moet nemen op het gebied van ontwerp, willen we niet zeggen dat u dit eenvoudig of snel kunt bereiken. Voor veel centrale repro 's is absolute controle over het ontwerp (waarbij de printafdeling voorziet in alle ontwerpbehoeften van de organisatie) zelfs onhaalbaar vanwege de grote omvang van de behoeften van het bedrijf. Het is belangrijk om te begrijpen dat controle krijgen over het ontwerp niet betekent dat u het ontwerp zelf uitvoert. Het gaat erom dat de mensen die ontwerpen wat u wilt printen, u zo vroeg mogelijk bij dat proces betrekken.

Ontwerpers tegenover drukkers
Vóór de desktoppublishing-revolutie is er een tijd geweest dat veel drukkers en ontwerpers niet met elkaar overweg konden. Drukkers ergerden zich vaak aan de kleuren en effecten die ontwerpers van de persen verwachtten, terwijl ontwerpers vaak gefrustreerd waren over wat zij zagen als de technologische barrières waarachter het geheimzinnige proces van kleurenreproductie en printen zich afspeelde.

In de volledig digitale wereld van vandaag is alles anders. Ontwerpers voeren niet alleen pre-presstaken uit die voorheen werden gedaan door drukkers, maar zoals eerder opgemerkt kopen ze ook steeds vaker prints in. Deze verschuiving in het machtsevenwicht tussen creativiteit en productie heeft echter een aantal nieuwe problemen opgeleverd, omdat veel ontwerpers de vaardigheden ontberen op gebieden die invloed kunnen hebben op de kosten van een taak.

Denk bijvoorbeeld aan de voorbereiding van bestanden en de keuze van het papiertype. Professionele ontwerpsoftware zoals Adobe InDesign en QuarkXPress bevat de functionaliteit om een creatief ontwerp te vertalen in een bestand dat kan worden geprint, maar de ontwerper moet hier dan wel gebruik van maken. De pakketten die worden gebruikt door 'indirecte' ontwerpers, zoals Microsoft Word en Publisher, beschikken niet over deze functionaliteit. Als gevolg hiervan vormen de aangeleverde bestanden een probleem. Volgens het Insight Report moest 81% van de bestanden technisch of inhoudelijk worden aangepast. Het meest was er sprake van problemen met RGB en CMYK (lettertypen die niet kunnen worden opgenomen in PDF's) en met het gebruik van afbeeldingen met een lage resolutie. Hoewel u met preflightsoftware problemen kunt opsporen, is het beter om te voorkomen dat deze zich voordoen.

Wat het beste papiertype is, is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder de doelgroep en de distributiemethode. Als het bijvoorbeeld om een mailshot gaat, overleeft het dan wel zonder krassen de postverwerkingsapparatuur? Het kiezen van het juiste formaat is even belangrijk. De ontwerper kan kiezen voor een niet-standaardformaat om een groter effect te realiseren, maar is dit wel mogelijk zonder papier te verspillen?

Voorbeelden van andere zaken waarover u beter goed kunt nadenken voordat u een beslissing neemt, zijn standaarden voor post (regels voor formaat en gewicht ) en het gebruik van spotkleuren (is die vijfde kleur echt nodig of kunt u een tint van CMYK gebruiken). U kunt ook kosten besparen door een duidelijk beleid voor wijzigingen te implementeren. In het rapport staat dat bijna de helft van de ondervraagde interne afdelingen aangaf dat aanpassingen ervoor zorgden dat de kosten van een taak met 20% stegen.

Dit zijn krachtige argumenten voor het opbouwen van een nauwere band tussen het ontwerp, de inkoop van prints en het printen, waarbij de centrale repro met zijn kennis dure fouten kan helpen voorkomen. Toch zijn er heel weinig organisaties die hier iets mee hebben gedaan. In plaats hiervan zijn veel organisaties van mening dat de kosten het beste kunnen worden teruggebracht door het volume te beperken. Dit heeft echter een negatieve invloed op het vermogen van de organisatie om effectief te communiceren. Er zou evenveel - of meer - geld kunnen worden bespaard door de processen te verbeteren. Een blik - buiten de organisatie - op commerciële leveranciers van printoplossingen en FM-bedrijven (Facility Management) laat precies zien wat een nauwere band kan opleveren. Deze entiteiten voegen namelijk ontwerpservices en meer toe en profileren zichzelf steeds meer als MSP's (Marketing Service Providers). Of zoals een klant van een commerciële Canon-drukkerij uitlegde: “Voor elke euro die wordt uitgegeven aan prints gaan er tien naar het prepress-proces (ontwerp, gegevensbeheer, enzovoort). Als u betrokken bent bij het ontwerp, hebt u meer controle over de geprinte pagina. Controle betekent meer verantwoordelijkheid, wat weer hogere marges met zich meebrengt.”

Meer betrokkenheid
Hoewel hogere marges waarschijnlijk niet de doelstelling is van uw centrale repro, wilt u wel de grotere betrokkenheid bij het ontwerpproces die een grotere verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Voor een grotere betrokkenheid bestaat er echter geen vast patroon dat u kunt volgen. Hoe u de taak aanpakt, is afhankelijk van veel factoren, waaronder de schaal en het bereik van de ontwerpbehoeften van de organisatie, de bestaande ontwerpvoorzieningen en de mogelijkheden en ambities van de centrale repro. Het ontwerp onderbrengen bij de interne afdeling is mogelijk geen realistisch doel. In ieder geval niet op korte termijn. Uw eerste doelstelling kan wel zijn om te mogen deelnemen aan planningsvergaderingen voor nieuwe communicatieprojecten.

Er is echter een aantal essentiële acties die u moet ondernemen om de relatie tussen printen, ontwerp en de inkoop van prints te versterken. Deze zijn allemaal bedoeld om de boodschap over te brengen dat de centrale repro meer is dan enkel de laatste fase van het communicatieproces. U en uw afdeling beschikken over specialistische kennis waar klanten al vroeg in het project gebruik van zouden moeten maken.

Zoek de ontwerpers:u moet uitzoeken waar het ontwerp plaatsvindt binnen de organisatie en wie hiervoor verantwoordelijk is. De eerste gesprekken met uw klantafdelingen moeten u hiervan al een idee hebben gegeven, maar doe nader onderzoek om hiervan een beter beeld te krijgen. Zoek bijvoorbeeld uit wie de taken heeft ontworpen die bij de centrale repro terechtkomen om te worden geprint. Doe dit ook voor de taken die niet door u worden geprint. Deze informatie is dubbel zo waardevol omdat deze cruciaal is voor de interne marketingcampagne waarmee u klanten op de hoogte wilt houden van de ontwikkelingen bij de centrale repro.

Wijs op fouten. Geef suggesties voor oplossingen:als een printtaak problemen oplevert (bijvoorbeeld als het bestand slecht is voorbereid) en u weet wie hiervoor verantwoordelijk is, kunt u aangeven wat er verkeerd is gegaan en uitleggen hoe dit de volgende keer kan worden voorkomen. Deze acties moeten vallen onder een breder programma dat bedoeld is om klanten te leren wat ze kunnen doen om de service van de centrale repro te verbeteren. Stel bijvoorbeeld in begrijpelijke taal een gids samen over de voorbereiding van bestanden of over papierformaten. Door dit soort eenvoudige dingen te doen, bouwt u al mee aan de reputatie van de centrale repro als meer dan alleen maar een kopieerafdeling.

Vraag om feedback:feedback moet een proces in twee richtingen zijn. Vraag wanneer u een voltooide taak oplevert wat de klant vond van de service van de centrale repro in elke fase, van de informatieaanvraag tot en met de levering. U kunt een feedbackformulier meesturen met de taak of per e-mail een vragenlijst opsturen. Waar u ook voor kiest, houd het eenvoudig en zakelijk, zodat de klant er graag aan meewerkt. U hoeft niet eens het woord 'ontwerp' te noemen. Het enige wat u wilt, is dat ze de volgende keer zo vroeg mogelijk in het proces aan de centrale repro denken.

Overweeg het ontwerp toe te voegen:zoals we al eerder hebben opgemerkt, omvat het serviceaanbod van de meeste commerciële drukkerijen en Facility Management-bedrijven ook het ontwerp. Als u werk verliest aan externe leveranciers omdat u niet ontwerpt, overweeg dan deze voorziening toe te voegen door een grafisch ontwerper in dienst te nemen of samen te werken met een plaatselijke freelanceontwerper. Dit is de snelste manier om uw aanbod uit te breiden. Bovendien hoeft u er niet veel geld in te investeren en brengt het weinig risico's met zich mee. Zorg er wel voor dat de persoon die u uitkiest genoeg ervaring heeft met het werk dat u wilt uitvoeren voor klantafdelingen. Het is eenvoudig om een ontwerper te vinden voor standaardwerk, maar ontwerpers die hoogwaardige concepten kunnen creëren en presenteren zijn veel schaarser.

Automatiseer het ontwerp met web-to-print:vergeet niet dat de implementatie van een W2P-oplossing (web-to-print) ook een manier is om controle te krijgen over het merendeel van het 'indirecte' ontwerp binnen de organisatie. Met W2P kunt u terugkerende standaardtaken - denk aan visitekaartjes, presentaties en specificatiebladen - ontwerpen met behulp van sjablonen.

Als u aan de slag gaat met alle voorgaande taken of een deel hiervan, zal de centrale repro ook steeds meer in beeld komen voor het prepress-proces. Dit zal niet meteen lukken en u zult zeker tegenslagen te verwerken krijgen, maar blijf volhouden. Zorg dat uw ontwerpstrategie op orde is, dan bent u al een eind op weg om

Voor meer informatie over Canon’s Essential Business Builder-programma en de CRD Performance Enhancement Suite of om een afspraak met een Canon-consultant te maken, belt u met uw plaatselijke Canon-accountmanager of neemt u contact met ons op via e-mail.

CRD Performance Enhancement-documenten

Vraag de geprinte reeks van alle CRD Performance Enhancement Essentials aan, inclusief meer informatie over de CRD Performance Enhancement Suite.