Zakelijk

Laten zien wat u waard bent

Canon oplossingen voor de centrale repro

Dit artikel is ook verkrijgbaar als PDF.

Een veelgehoorde klacht van ’centrale repro's is dat het hoger management geen oog heeft voor de voordelen die de centrale repro heeft voor de organisatie. Denk aan de kostenbesparingen, de grotere controle, het gemak en de veiligheid die intern printen met zich meebrengt. Dit is misschien wel waar, maar dat betekent niet dat het hoger management niet weet dat de centrale repro bestaat. In het huidige economische klimaat wordt elke kostenplaats onder een vergrootglas gelegd en is het belangrijk dat u te allen tijde het bestaan van de centrale repro kunt rechtvaardigen.

Als een centrale repro reactief is en op werk blijft wachten zonder iets te doen, wordt deze steeds minder zichtbaar binnen de organisatie en daalt de motivatie van het personeel. Dit leidt tot een neerwaartse spiraal.

De Canon oplossingen voor de centrale reprolaten u zien hoe u deze trend kunt doorbreken en de centrale repro kunt veranderen in een communicatieserviceprovider die cruciaal is voor het succes van de organisatie. Hoewel het aan u is om te beslissen wat u wanneer wilt veranderen, kunt u ervan uitgaan dat u regelmatig zult moeten aantonen wat de toegevoegde waarde van de centrale repro is voor de organisatie (bijvoorbeeld bij jaarlijkse budgetonderhandelingen, kostenevaluaties, beslissingen over investeringen in apparatuur of personeel, enzovoort). U maakt het uzelf een stuk gemakkelijker wanneer u op die momenten wordt gesteund door de hele organisatie.

Toegevoegde waarde betekent voor iedereen weer wat anders
In Canon’s Insight Report Corporate Reprographics: Trends and Opportunities zijn vier factoren geïdentificeerd waarmee de toegevoegde waarde van de centrale repro voor de organisatie kan worden gemeten:

• Het aantal gedrukte prints
• De kostenbesparing
• Hoe de centrale repro bijdraagt aan een efficiënte bedrijfscommunicatie
• Hoe de centrale repro de organisatie helpt zijn missie te verwezenlijken

Om deze boodschappen over te brengen, moet u communiceren met twee belangrijke interne doelgroepen met verschillende behoeften: de raad van bestuur - of het equivalent hiervan in de publieke sector - en uw interne klantafdelingen. Hoewel de raad van bestuur natuurlijk geïnteresseerd is in efficiënte communicatie en de verwezenlijking van de missie, heeft deze in de eerste plaats behoefte aan 'harde' gegevens die aantonen dat de centrale repro goedkoper is dan de alternatieven (bijvoorbeeld externe drukkerijen of facilitaire bedrijven). Interne afdelingen hebben vaak een bredere interesse. Ook zij kijken naar de kosten, vooral als ze een eigen budget hebben, maar ze willen ook weten welke services u al verleent, of er nog nieuwe bij komen, hoe andere afdelingen gebruikmaken van deze services en welke voordelen ze dit oplevert.

U moet beide doelgroepen laten zien wat de toegevoegde waarde is van de centrale repro. Daarom moet u de prestaties zodanig bijhouden en meten dat u over informatie beschikt die zowel de kwantiteit als de kwaliteit van uw bijdrage aantoont.

Benchmarking - ken de concurrentie
Benchmarking - het vergelijken van uw prestaties met die van zowel commerciële drukkerijen als andere centrale repro 's - vormt een belangrijk ingrediënt van het proces van continue verbetering. Het heeft tijd nodig, maar benchmarking is essentieel als u de toegevoegde waarde van de printafdeling voor de organisatie kwantitatief wilt uitdrukken. Het Canon Insight Report concludeerde dat centrale repro 's niet genoeg aan benchmarking doen. Slechts 5,3% doet dit elk kwartaal, terwijl meer dan 60% het af en toe doet of helemaal nooit. Als u het verwaarloost, betekent dit echter niet dat iemand anders het niet in een andere vorm kan doen, bijvoorbeeld door de centrale repro te laten bieden voor werk. In het Insight Report staat dat slechts 14,2% van de centrale repro -opdrachten wordt geplaatst op basis van bedrijfsrichtlijnen, terwijl 42,6% wordt geplaatst na een bieding of doordat de klant hiervoor kiest.

Benchmarking ten opzichte van commerciële drukkerijen lijkt eenvoudig: u vraagt gewoon offertes op voor standaard- centrale repro -werk. U moet echter heel zorgvuldig te werk gaan, omdat eenvoudige kostenvergelijkingen misleidend kunnen zijn. Dit geldt vooral wanneer de specificaties niet duidelijk zijn of de prijzen van de externe partijen er enkel op gericht zijn het werk binnen te halen in plaats van een redelijke prijs te vragen.

U kunt een aantal eenvoudige regels volgen:

• Vraag drie offertes op
• Kies opdrachten die representatief zijn voor de werkbelasting
• Vergelijk de offertes met de werkelijke kosten van de centrale repro -productie
• Zorg ervoor dat de specificaties overeenkomen met die van de centrale repro (geen appels met peren vergelijken)
• Gebruik de gemiddelde offerteprijs, niet de laagste

Volgens het Insight Report bedraagt de gemiddelde kostenbesparing ten opzichte van commerciële drukkerijen 10% tot 20%, hoewel de meest efficiënte ’centrale repro's voor bepaalde opdrachten besparingen melden van 30%.

Het is lastiger om op deze manier een vergelijking te maken met andere centrale repro 's (u kunt ze tenslotte niet om een offerte vragen), maar het is wel mogelijk. Er bestaan bijvoorbeeld verenigingen van managers van interne printafdelingen zodat ze ervaringen en best practices met elkaar kunnen delen. Deze zijn vaak specifiek voor een bepaalde sector, zoals onderwijs of lokale overheden, waardoor u geen appels met peren vergelijkt.

Canon’s Insight Report Corporate Reprographics: Trends and Opportunities vormt ook een goede bron voor meer algemene inzichten in de organisatorische en financiële aspecten van centrale repro 's, die u kunt gebruiken voor benchmarking met andere repro’s. Zo kunt u hierin bijvoorbeeld terugvinden dat organisaties en hun centrale repro 's niet eenduidig te werk gaan. Bij het meest voorkomende model (in 44,2% van de ondervraagde centrale repro 's) worden de kosten van alle werkzaamheden doorberekend aan de klantafdelingen, terwijl bij 26,4% van de centrale repro 's maar een deel van de kosten wordt verhaald op de klantafdelingen. Iets meer dan 15% van de centrale repro 's wordt gerund als resultaatverantwoordelijke eenheid (kosten plus toeslag) en 13,9% berekent helemaal geen kosten door.

Uit het rapport blijkt ook dat iets meer dan de helft van de ondervraagde centrale repro 's uit minder dan tien medewerkers bestaat en dat het aantal medewerkers over het algemeen is gedaald door de digitale automatisering van printactiviteiten. De meeste afdelingen (47,7%) hebben een operationeel budget van minder dan 1 miljoen euro en 34,3% heeft een budget tussen de 1 en 3 miljoen euro. Het arbeidsaandeel van de budgetten is in het decennium tussen 1998 en 2008 licht gedaald (wederom door de digitale automatisering) maar de papierkosten zijn gestegen, van 21,1% naar 26,3%.

Meer over FM
In zware economische tijden letten organisaties goed op de kosten en zullen sommige organisaties een FM-benadering (Facility Management) van printen aantrekkelijk vinden. Bij een FM-overeenkomst verzorgt een externe organisatie de interne printactiviteiten. Het FM-bedrijf kan een printachtergrond hebben, bijvoorbeeld als leverancier van apparatuur, of het kan een leverancier van algemene zakelijke diensten zijn.

Op het eerste oog kunnen de argumenten voor FM overtuigend lijken. FM-bedrijven zorgen er niet alleen voor dat de organisatie personeel en apparatuur van de balans kan halen, maar ze claimen ook nog kostenbesparingen van rond de 30%. Dus als het hoger management de haalbaarheid van een FM-traject gaat onderzoeken, moet u kunnen beargumenteren waarom het beheer van printprojecten binnen de organisatie moet blijven.

Een belangrijk argument dat door FM-bedrijven wordt gebruikt, is dat printen niet de kernactiviteit is van een organisatie. Hierbij wordt echter voorbijgegaan aan het feit dat printen even belangrijk is voor de infrastructuur van de organisatie als computers of telecommunicatie. Vergeet niet dat in het Insight Report stond dat 90% van de organisaties printen als cruciaal voor hun activiteiten beschouwt.

De beste manier om de controle te houden over printen is door u te richten op de bijzonderheden. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat het management en de gebruikers weten dat geen enkele concurrent zo goed als u en uw team begrijpt wat de rol van printen is voor het halen van hun doelstellingen. U moet dus op het juiste moment en voor de juiste prijs de juiste services leveren, nieuwe services uitproberen en - belangrijker nog - mensen vertellen over uw prestaties.

Zeg het voort
Niemand is onmisbaar. Dat u ervan overtuigd bent dat de centrale repro het geweldig doet, betekent nog niet dat andere mensen het daarmee eens zijn. U moet ze ervan overtuigen dat u onmisbaar bent en daarvoor hebt u een communicatiestrategie nodig.

Zoals eerder gezegd moet u met twee belangrijke doelgroepen communiceren over verschillende cijfers van de prestaties van de centrale repro. Het hoger management moet weten of de centrale repro goedkoper is dan de alternatieven en de afzonderlijke afdelingen moeten erop kunnen vertrouwen dat u hun behoeften begrijpt en dat u op tijd de gewenste services kunt leveren. Bovendien moeten beide groepen geloven dat de centrale repro zich zal blijven ontwikkelen door nieuwe technologieën uit te proberen en nieuwe services te ontwikkelen.

Voor uw communicatiestrategie moet u eerst informatie verzamelen om de centrale repro te rechtvaardigen en deze vervolgens presenteren op manieren die aansluiten bij de doelgroepen. Als u de hierboven aanbevolen benchmarkactiviteiten regelmatig uitvoert, levert dat 'harde' gegevens op die u kunt presenteren in rapporten over de prestaties van de centrale repro op het gebied van een reeks afgesproken kritieke prestatie-indicatoren (KPI's). In Canon’s Insight Report beveelt professor Frank Romano het volgende aan:

• Gedrukte prints
• Inkomsten
• Budgetstatus
• Onkosten
• Gehaalde schema's
• Klanttevredenheid

• Bereikte besparingen
• Procesverbeteringen
• Uitvaltijd
• Geproduceerde projecten
• Personeelsstatus

U moet deze rapporten regelmatig publiceren (indien mogelijk maandelijks) en u moet u houden aan het tijdschema. Tegelijkertijd moet u continu in gesprek blijven met uw afdelingsklanten op basis van de uitleg die is gegeven in deel 2. Elke keer dat u werk produceert waarop u trots bent, kunt u een korte e-mail rondsturen waarin u vertelt wat u hebt gedaan: wat waren de instructies, tegen welke problemen liep u aan (met het ontwerp of met het schema), hoe hebt u de opdracht aangepakt, wat er is bereikt, enzovoort. Voeg indien mogelijk een testimonium in van de tevreden klant. Zoals ook geldt voor het maandelijkse KPI-rapport, moet u de gegevens verzamelen. Een goede manier om dit te doen, is door feedback van afdelingen te vragen na voltooiing van een opdracht. Met deze feedback kunt u ook de klanttevredenheid meten.

Af en toe krijgt u de kans om extra aandacht te genereren voor de centrale repro, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een grote nieuwe investering. Mis deze kansen niet. Maak er gebruik van!

Geef het goede voorbeeld
Wat u ook doet, zorg er in ieder geval voor dat u voor uw communicatiecampagne de mogelijkheden van de centrale repro gebruikt waarvan u de organisatie wilt laten profiteren. Als u klanten bijvoorbeeld wilt uitnodigen om een kijkje te komen nemen bij de centrale repro, maak dan gebruik van gepersonaliseerde direct mail en andere communicatiemiddelen. Uiteindelijk is het beste argument voor het op de hoogte houden van de organisatie dat de communicatie zelf aantoont dat de centrale repro een cruciaal onderdeel is van de communicatie-infrastructuur. U laat zo namelijk zien dat de centrale repro proactief en professioneel is en alles in het werk stelt om de organisatie te helpen zijn doelstellingen te halen.

Voor meer informatie over Canon’s Essential Business Builder-programma en de CRD Performance Enhancement Suite of om een afspraak met een Canon-consultant te maken, belt u met uw plaatselijke Canon-accountmanager of neemt u contact met ons op via e-mail.

CRD Performance Enhancement-documenten

Vraag de geprinte reeks van alle CRD Performance Enhancement Essentials aan, inclusief meer informatie over de CRD Performance Enhancement Suite.