ARTIKEL

Digitale postkamer: tips voor het versnellen van uw digitale transformatie

Digitale afhandeling van inkomende post en klantcommunicatie is van cruciaal belang voor de digitale transformatiestrategie van uw organisatie.

Digitale postkamer: tips voor het versnellen van uw digitale transformatie

Digitale postkamer: tips voor het versnellen van uw digitale transformatie

Als u net begint aan uw digitale transformatiereis, kan de weg die voor u ligt overweldigend lijken

Aandacht voor uw eerste stap is cruciaal. De juiste eerste stap kan leiden tot vroege successen die u helpen de volgende stappen met vertrouwen te nemen - en ervoor te zorgen dat u de goede kant op gaat.


Wat is een digitale postkamer en waarom is het zo belangrijk? Elk onderdeel van uw organisatie wordt geraakt door de post en inkomende berichten die u verstuurt en ontvangt. Canon kan al uw inkomende klantcommunicatie verwerken, zowel fysiek als digitaal. Soms is het raadzaam te starten met de inkomende fysieke post. Door uw fysieke post te scannen en te digitaliseren, legt u een sterke basis voor de rest van uw transformatie, bouwt u capaciteit op en creëert u een springplank naar opschaling en uitbreiding van verdere digitale verwerking van informatieprocessen.


Omdat het digitaliseren van post minder complex is dan een volledige digitale transformatie, is het een logische manier om een vliegende start te maken en tegelijkertijd de huidige documentprocessen van uw organisatie vooruit te helpen. Hier volgen nuttige tips voor postdigitalisering die u kunnen helpen om een succesvolle stap te zetten naar de digitale transformatie van uw organisatie.

Tip 1: start met een analyse

Een succesvolle digitale transformatie begint altijd met een plan, meetbare doelen en een duidelijk begrip van de uitdagingen. Om er zeker van te zijn dat u op de juiste weg bent met uw initiatief om inkomende klantcommunicatie te digitaliseren, hebt u een (gedetailleerde) analyse nodig van uw organisatie en de behoeften ervan. Een belangrijke reden hiervoor is dat een digitale postkamer veel meer is dan een technologische aankoop; het is een complex systeem dat ook de juiste mensen, processen en workflow vereist om het effectief te laten werken.


Een analyse van de inrichting van een digitale postkamer begint met inzicht in de levenscyclus van de inkomende klantcommunicatie in uw organisatie - hoeveel post uw organisatie ontvangt, hoeveel daarvan bedrijfskritisch is, hoe het momenteel wordt verwerkt en elk contactpunt onderweg. Een analyse kan ook andere aandachtspunten aan het licht brengen, zoals:

  • Een duidelijk beeld van huidige processen.
  • Inefficiënties komen meestal voort uit gebrekkige processen. Een analyse geeft u een frisse kijk en helpt u knelpunten te identificeren en weg te nemen. Het vestigt ook de aandacht op cruciale randvoorwaarden zoals compliancy en de bijbehorende borging van gegevens, privacy en vertrouwelijke informatie.

  • Begrijp de omvang van uw behoeften.
  • Om het maximale uit digitalisering te halen, moet u begrijpen welke poststukken en inkomende berichten moeten worden gescand, hoe u het beste gebruik kunt maken van een verwerkingscentrum en hoe u onmiddellijke behoeften kunt isoleren van langetermijn doelen. Een analyse helpt u ook kosten te beheersen door uw investering af te stemmen op de huidige maturiteitsniveaus en toch ruimte te laten voor schaalvergroting.

  • Elimineer interne vooringenomenheid.
  • Het kan een uitdaging zijn om een kritisch te blijven, aannames te vermijden en gebruikelijke fouten te elimineren. Een analyse biedt een frisse kijk op uw bedrijfsomgeving, gebruikmakend van ervaring van ‘best practices’ van andere klanten, zodat de informatieprocessen zonder vooringenomenheid worden beoordeeld en er minder risico is dat een belangrijk detail of een kans over het hoofd wordt gezien.

Digitale Transformatie

Tip 2: het hybride werkmodel ondersteunen

Hybride werkmodellen - een combinatie van op kantoor en op afstand werken-zijn niet meer weg te denken, maar post komt nog steeds aan op kantoor. Zonder medewerkers op kantoor, in de postkamer, staan organisaties voor de uitdaging om fysieke post en documenten op tijd bij de juiste mensen te krijgen. Een digitale postkamer kan u helpen deze kloof te overbruggen en zelfs de voordelen van deze nieuwe realiteit te omarmen door:

  • Verbetering van de zichtbaarheid.
  • Wanneer het kantoor niet langer de spil is voor al het werk, kan het moeilijk zijn om een duidelijk beeld te krijgen of belangrijke post en inkomende klantcommunicatie op het juiste moment bij de juiste persoon wordt afgeleverd. Een digitale postkamer zorgt voor een snelle en efficiënte verwerking en distributie, zodat werknemers kritieke documentatie niet uit het oog verliezen terwijl ze op afstand werken.

  • Verbetering van de procescontinuïteit.
  • In de afgelopen jaren is onder andere een toename van het personeelsverloop een uitdaging geweest voor de bedrijfscontinuïteit. Een digitale postkamer helpt processen te codificeren, onboarding soepeler te laten verlopen en ervoor te zorgen dat belangrijke details niet over het hoofd worden gezien. Het creëert ook mogelijkheden om routinetaken te automatiseren en uw digitale postkamer te consolideren.

  • Creëren van meer LEAN bedrijfsmodellen.
  • Nu er minder mensen op kantoor zijn, kunnen organisaties geld besparen door hun fysieke voetafdruk te verkleinen. Een digitale postkamer vermindert de behoefte aan fysieke, on-site postkamers en kostbare opslagruimte - en vermindert ook uw ecologische voetafdruk door het elimineren van onnodig papier.

Wij brengen uw informatieprocessen gedetailleerd in kaart en doen aanbevelingen voor optimalisatie

Tip 3: werk samen met een ervaren partner

Het digitaliseren van uw post kan de efficiëntie binnen uw organisatie verhogen, de naleving van regelgeving ondersteunen en het mogelijk maken dat gegevens direct digitaal toegankelijk zijn in het werkproces. Uw werknemers hebben hun informatie snel beschikbaar en uw organisatie kan sneller en slimmer werken.


De juiste partner voor een digitale postkamer:
  • Heeft een holistische aanpak.
  • Transformatie gaat over meer dan technologie. Een ervaren leverancier kan u helpen een duidelijk inzicht te krijgen in welke gegevens uw mensen nodig hebben van hun post en inkomende berichten, hoe zij met hun post omgaan en welke processen nodig zijn om de digitale verwerking van inkomende communicatie te optimaliseren.

  • Heeft branche specifieke expertise.
  • Een strategie voor digitale afhandeling van post die in een andere sector werkt, is misschien niet de beste oplossing voor de uwe. Kies een partner met jarenlange ervaring in verschillende sectoren, die u kan helpen een plan op maat op te stellen dat is afgestemd op uw specifieke behoeften en klantprocessen.

  • Helpt u de toekomst te zien.
  • Wanneer u fysieke post scant, creëert u nieuwe digitale informatiestromen. U kunt beginnen met het classificeren en verrijken van die data om deze bruikbaarder te maken, handmatige processen automatiseren, de verwerking van bijvoorbeeld claims versnellen en zelfs kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) toepassen om meer inzichten te verkrijgen. Kies een partner die uw visie deelt en de kennis heeft om u vooruit te helpen om uw digitale transformatie doelstellingen te bereiken. Stapsgewijs kunt u de digitale postkamer uitbreiden naar een digitale intelligente postkamer door slimme software te introduceren, data te verrijken in uw klantsystemen én ook inkomende digitale klantcommunicatie (e-mail, xml, apps, etc.) toe te voegen aan het centrale verwerkingsproces.


    Kies een partner die uw visie deelt en de kennis heeft om u vooruit te helpen om uw digitale transformatie doelstellingen te bereiken.

Een stap voorwaarts in digitale transformatie met een Digitale Postkamer

Wij begrijpen dat elke organisatie uniek is - en dat digitale transformatie een complexe reis is. Een digitale postkamer kan uw transformatie een vliegende start geven. Wij brengen onze jarenlange ervaring met vergelijkbare transformatietrajecten in elke branche mee, zodat u het pad niet alleen hoeft te bewandelen. Neem vandaag nog contact met ons op om een analyse te plannen en ontdek hoe Canon Business Services u kan helpen vol vertrouwen de eerste stap te zetten.

Gerelateerde oplossingen

  • Digitale postkamer

    Digitale Postkamer

    Werk sneller, verlaag de kosten en bied een nog betere klantenservice door post efficiënter te verwerken

  • Information Management Services

    Digital Services

    Automatiseer de inkomende informatieprocessen van uw organisatie en besteed deze uit aan Canon Business Services (CBS).

  • Canon ondersteunt uw digitale transformatie

    Canon ondersteunt uw digitale transformatie

    Door het leveren van excellente documentmanagement en het ontwikkelen van creatieve content treden wij op als totaalpartner op het gebied van informatielogistiek en communicatie.

Ontdek meer

Meer weten over de mogelijkheden van een digitale postkamer?

Privacybeleid

Voornaam

Achternaam

Emailadres

  • Zo snel mogelijk
  • 10:00 - 11:00
  • 11:00 - 12:00
  • 12:00 - 13:00
  • 13:00 - 14:00
  • 14:00 - 15:00
  • 15:00 - 16:00
  • 16:00 - 17:00
  • +31

Heeft u verder nog informatie voor ons, die onze expert kan helpen

Dank u wel

Eén van onze experts neemt telefonisch contact met u op

[TIME]

Graag tot ziens

Sorry

Fout