Toekomstbestendige documentdienstverlening voor Arcadis

Ingenieurs van een leefbare omgeving

Arcadis is wereldwijd een toonaangevende advies- en ingenieursorganisatie voor de gebouwde en natuurlijke omgeving. De uitgebreide advies- en ontwerpdiensten vereisen een grote variëteit aan documenten. Dit varieert van bouwtekeningen, projectdocumentatie, aanbestedingen, voorstellen en rapporten tot posters, banieren, flyers, circulaires en uitnodigingen. Veel informatie moet tijdig en accuraat gedeeld worden met opdrachtgevers en ketenpartners. Dat maakt beschikbaarheid op het juiste moment essentieel. Arcadis heeft al vroeg de keuze gemaakt om diensten zoals print, repro en post aan een specialist op dat gebied uit te besteden.

Toename in capaciteit; minder on-site

Door de steeds krachtigere apparatuur van Canon is het mogelijk om repro’s kleiner van opzet te maken met minimaal dezelfde capaciteit en professionele kwaliteit. Vrijgekomen vierkante meters zijn hierdoor ingezet als vergaderruimte. Last-minute opdrachten kan Arcadis in-huis opleveren evenals producties met vertrouwelijke inhoud. Ook hebben de repro’s servicebalies waar medewerkers binnenlopen voor advies en hulp bij de opmaak, vormgeving en vervaardiging van hun documenten. Inmiddels is ook productie toegevoegd via een shared service center voor piekvolumes en grote opdrachten. Door productie uit-huis is er steeds meer mogelijk met minder capaciteitsbeslag.

Creative toepassingen en online werkwijzen

The Creative Hub van Canon ondersteunt Arcadis met vormgeving en huisstijlbewaking waardoor een professionele uitstraling wordt neergezet. Het gaat hierbij om de creatie van diverse promotiematerialen, fotografie en editing van video's. Er vindt hierin een verschuiving plaats van de opmaak van printuitingen naar dynamischere communicatie-uitingen met veel beeld. Arcadis ziet daarbij ook allerlei nieuwe mogelijkheden om informatie via beeld te delen, denk hierbij aan narrowcasting, vlogs en video.

Visie op toekomstbestendige ondersteuning

De terugloop in fysieke post is kenmerkend voor de toenemende digitalisering. Bij Arcadis is 95% van de inkoopfacturen digitaal en er is nog veel meer mogelijk via bijvoorbeeld een digitale postkamer. Zo wordt er nu ook gekeken naar de digitalisering van het fysieke archief in Arnhem, een behoorlijke uitdaging met ruim 5,5 kilometer documentatie.

Daarnaast onderzoekt Arcadis met Canon nu de online mogelijkheden voor dienstverlening op de repro’s via een bestelportal in een eigen online omgeving, evenals de bezorging van het groeiende aantal pakketten via een lockersysteem wat Canon ook bij andere grote organisaties heeft geïmplementeerd.