Case Study

Digitale transformatie middels outsourcing bij VLC & Partners

Canon helpt VLC & Partners de hoeveelheid digitale communicatiestromen op tijd en correct te verwerken en de complexiteit van verschillende communicatie te managen.

Digitale transformatie middels outsourcing bij VLC & Partners

Canon Camera

“Om communicatiestromen goed te kunnen verwerken, hebben wij drie eisen aan de oplossing. De omgeving moet stabiel zijn, schaalbaar, en zeer effectief in het toewijzen van de stukken”.

Coen Vermeulen, IT & Change Manager bij VLC & Partners

Continue groei en complexiteit van inkomende communicatie

VLC & Partners is dé Nederlandse risicomanager op het gebied van risicomanagement, verzuim, pensioen en private Insurance. VLC & Partners werkt met een 6-tal verschillende labels. Het bedrijf is bijna 400 medewerkers groot en dit aantal zal de komende jaren verder groeien.

De hoeveelheid digitale communicatie die de organisatie binnenkomt is enorm toegenomen en deze communicatie is ook complexer geworden door de grote diversiteit aan formulieren en templates dat wordt gebruikt. Dit komt door de groei die de organisatie doormaakt mede veroorzaakt door de vele overnames die hebben plaatsgevonden.

Canon Dienstverlening

Canon helpt VLC & Partners om de grote hoeveelheid digitale communicatie die op de organisatie afkomt op tijd en correct te verwerken, en de complexiteit van deze inkomende communicatie, die mede ontstaan is door de overnames, te managen. Dit doet Canon door inkomende berichten te extraheren, te classificeren en te verrijken; vervolgens te integreren met de VLC & Partners applicaties en de uitgaande berichten te verzorgen. Dit gehele proces wordt dagelijks gemonitord en beheert door Canon-medewerkers vanuit de operatie.

De inkomende digitale communicatiestromen van VLC & Partners betreffen onder andere e-mail, de extranetten, portalen, Mijn Omgevingen en een klein deel fysieke post. Fysieke post bedraagt slechts enkele procenten van de totale instroom. Echter wanneer alles digitaal is, betekent het niet dat het ook direct verwerkbaar is. Het overgrote deel van de inkomende communicatie komt direct op de juiste plek in het juiste proces terecht. Echter zijn er ook stukken die niet automatisch herkend worden, dát is het moment dat Canon-medewerkers, met kennis van de inhoud en processen binnen VLC, naar voren komen. Het op de juiste plek krijgen van die stukken, dat is de meerwaarde die Canon met Information Management Services biedt.

De uitgaande berichten, die inmiddels voor 90% digitaal zijn, stuurt Canon naar zowel de Mijn omgeving van VLC & Partners als rechtstreeks naar hun klanten en partners. Zie hieronder een overzicht van de communicatiestromen bij VLC & Partners:

Samenwerking met Canon richting de toekomst

Om processen nog verder te kunnen verbeteren maakt VLC & Partners sinds 2021 met behulp van Canon gebruik van RPA: Robotic Process Automation. RPA wordt met name ingezet voor vrij eenvoudige, hoog-volume processen. Een voorbeeld van een eenvoudig proces dat zich hier heel goed voor leent zijn offerteaanvragen. “Wat we daar nu zien is veelbelovend. Ook de komende jaren zullen wij RPA verder gaan toepassen”, aldus Coen Vermeulen.

De succesvolle en langdurige samenwerking met Canon heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een echt partnerschap waarbij er continu samen wordt gekeken naar het optimaliseren van de processen. Canon zal VLC & Partners in de toekomst blijven ondersteunen bij het managen van de groei die ontstaat uit de beoogde overnames en bijbehorende digitale stromen die op de organisatie afkomen.

Coen Vermeulen, IT & Change Manager bij VLC & Partners

“Naast het ontvangen, verwerken en herkennen van onze digitale stromen is het de rol van Canon om ons te attenderen op veranderingen. Vervolgens kijken we samen hoe we processen anders in kunnen richten.”

Coen Vermeulen, IT & Change Manager bij VLC & Partners

Gerelateerde oplossingen

  • Document Proces Outsourcing

    Information Management Services

    Automatiseer de inkomende informatieprocessen van uw organisatie en besteed deze uit aan Canon Business Services.

  • Document Outsourcing

    Document Outsourcing

    Door gebruik te maken van outsourcings-dienstverlening van Canon, kunt u zich focussen op uw kerntaken, uw klanttevredenheid verhogen en grip houden op uw kosten.

  • Canon business services ondersteunt uw digitale transformatiereis en versterkt de klantinteractie

    Door het leveren van excellente documentmanagement en het ontwikkelen van creatieve content treden wij op als totaalpartner op het gebied van informatielogistiek en communicatie.

  • Ontdek meer

  • Digitalisering bij Rabobank Nederland

    Digitalisering bij Rabobank Nederland

    Rabobank rationaliseert de postdienstverlening door het reduceren van fysieke post en de implementeren van een digitale postkamer met oplossingen van Canon.

  • Anonimiseren van documenten

    Anonimiseren van documenten

    Canon zorgt ervoor dat (persoonsgevoelige) documenten, indien nodig, gedigitaliseerd worden en benodigde velden automatisch worden herkend en gemarkeerd.

  • Exam Services

    Exam Services

    Canon Exam Services omvat alle diensten die het tentamenproces (zowel voor papieren toetsen als digitaal) veilig, betrouwbaar en audit-proof maken.

  • Smart Shoring

    Smart Shoring

    Efficiënte document- en bedrijfsprocesservices via een verscheidenheid aan cloud-enabled pan Europese Shared Service Centers om u te helpen uw kosten te verlagen en uw productiviteit te verhogen.

  • Benieuwd hoe Canon u kan ondersteunen in uw digitale transformatie?

    Privacybeleid

    Voornaam

    Achternaam

    Emailadres

    • Zo snel mogelijk
    • 10:00 - 11:00
    • 11:00 - 12:00
    • 12:00 - 13:00
    • 13:00 - 14:00
    • 14:00 - 15:00
    • 15:00 - 16:00
    • 16:00 - 17:00
    • +31

    Heeft u verder nog informatie voor ons, die onze expert kan helpen

    Dank u wel

    Eén van onze experts neemt telefonisch contact met u op

    [TIME]

    Graag tot ziens

    Sorry

    Fout