ARTIKEL

Bent u voorbereid op een toekomst waarin op afstand wordt gewerkt?

Niemand kan met zekerheid zeggen wat organisaties te wachten staat, maar in de onvoorspelbare situatie in de wereld om ons heen, is het nu tijd om meer flexibiliteit in te bouwen in uw werkmethoden

Download de handleiding

Bescherm uw bedrijfscontinuïteit door een veilige organisatie op te zetten voor het werken op afstand

Download Canon's handleiding voor de werkplek van de toekomst en kom meer te weten over de voordelen van veilig werken op afstand en hoe u uw organisatie kunt aanpassen om u bij deze overstap te helpen

Download de handleiding

GettyImages

De toekomst is weliswaar niet in steen gebeiteld, maar duidelijk is wel dat de noodzaak om te digitaliseren snel is toegenomen. Dit betekent dat de juiste technologie en de juiste infrastructuur essentieel zijn om te overleven in een omgeving die waarschijnlijk nog enige tijd zal fluctueren. Dit is het moment voor uw organisatie om een efficiencyslag te maken en uw teams te versterken door te investeren in technologie en systemen die een flexibelere manier van werken mogelijk maken.

Maar in hoeverre was uw organisatie al klaar voor het werken op afstand voordat deze onverwachte veranderingen wereldwijd plaatsvonden? En bent u bereid om uw organisatie te veranderen zodat deze meer geschikt is voor deze 'nieuwe norm' op de langere termijn? Alleen al in het Verenigd Koninkrijk heeft minder dan 50% van de kantoormedewerkers vertrouwen in de huidige infrastructuur van hun organisatie voor de ondersteuning van veilig en productief werken op afstand1. En het is nauwelijks verrassend wanneer u bedenkt dat elke organisatie zich op een ander volwassenheidsniveau bevindt wat betreft digitale transformatie. Het bedrijfslandschap zoals wij dat kennen, bestaat uit een grote verscheidenheid aan hybride, moderne werkomgevingen die gebruikmaken van zowel papieren als digitale werkmethodes.

Hoewel veel organisaties er misschien nog niet klaar voor waren, worden ze er door de aanhoudende situatie toe gedwongen. Maar dat betekent niet dat het ingewikkeld of duur moet zijn. Lees verder en ontdek hoe u werkelijk kunt profiteren van medewerkers die in de toekomst op regelmatige basis op afstand werken.

1 https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

GettyImages

Overwegingen om werken op afstand op langere termijn mogelijk te maken

Als u op zoek bent naar succesvolle activering van werken op afstand voor de langere termijn, heeft uw organisatie een ecosysteem nodig dat een digitale aanpak ondersteunt. Hiervoor zijn er vier belangrijke punten waarmee u rekening moet houden:

1) Technologie – misschien wel het belangrijkste aandachtspunt. Uw technologische keuzes zullen essentieel zijn voor de inrichting van het werken op afstand. De infrastructuur, de fysieke apparaten en de digitale tools die u voor uw werknemers selecteert, moeten allemaal met het oog op flexibiliteit zijn ontworpen.

En dat betekent niet alleen overschakelen van beperkende desktopapparaten naar een reeks laptops. Stelt u zich eens voor dat u in de advocatuur of in het onderwijs werkt. De aard van uw dagelijkse werk betekent dat toegang tot een professioneel print- en scanapparaat net zo belangrijk kan worden als het hebben van een laptop, of dat nu thuis is of in een coworking-ruimte.

Sta eens stil bij welke eenvoudige oplossingen uw team kunnen helpen om het werk gedaan te krijgen en raak vertrouwd met op cloud-gebaseerde services. Hoe gebruiksvriendelijker u de tools voor uw externe medewerkers maakt, hoe responsiever uw team zal zijn. Daarmee verkleint u ook de kans op dure valkuilen voor uw medewerkers die hun werktechnologie combineren met klantgerichte oplossingen.

En vergeet het onderhoud en de service niet. Een sterke verbinding met uw IT-afdeling is een must om ervoor te zorgen dat de juiste updates en patches op het juiste moment worden toegepast.

2) Samenwerkingstools – u werkt nauw samen met de door u gekozen infrastructuur en apparaten, en met deze geselecteerde tools gaat u uw bedrijfskritische informatie verwerken. In hoeverre u ook was voorbereid op samenwerking vóór het huidige klimaat, het beschikken over een robuuste oplossing voor informatiebeheer is in ieder geval essentieel voor elk succesvol kader van werken op afstand.

Hierbij kunnen cloudoplossingen echt iets voor uw organisatie betekenen. Neem de tijd om het systeem te bekijken dat u momenteel hebt geïnstalleerd, vooral als het om noodoplossingen gaat, en zoek een oplossing die voldoet aan al uw workflow- en beveiligingsbehoeften voor het verwerken van uw bedrijfskritische informatie.

Ook zult u trainingsprogramma's moeten opzetten om uw team toekomstbestendig te maken. Hoe sneller u de medewerkers aan boord krijgt, hoe sneller u de volledige waarde van uw investering terug verdiend.

3) De kloof tussen papier en digitaal overbruggen – het is gemakkelijk praten over het inpassen van een cloudoplossing teneinde een team dat op afstand werkt te activeren, maar wat als u zich nog in de beginfase van uw digitale transformatie bevindt en sterk afhankelijk bent van papieren processen? Zijn de lockdown-condities u zwaar gevallen en was u bijvoorbeeld niet in staat om bestanden te openen en digitale workflows te starten?

Er bestaat geen universele oplossing omdat elke organisatie anders is. Daarom moet u zich richten op een strategie die rekening houdt met uw huidige positie en waar u naartoe wilt, met een passend tijdspad. Het is belangrijk om niet in paniek te raken en geen tijdsdruk te ervaren. U dient een balans te vinden tussen de bestaande infrastructuur en de mix van papieren en digitale processen die u al hebt. Richt u daarom op een soepele integratie en niet op een aanpak waarbij alles wordt verwijderd en vervangen.

4) Levering – informatie is de kern van iedere organisatie en een succesvolle organisatie kenmerkt zich door het vermogen om de informatie-flow met het oog op input, overdracht en toegang op efficiënte wijze te ondersteunen. In een tijd waarin alles draait om continuïteit, is het combineren van de juiste technologie, samenwerkingstools en productief beheer van documentprocessen essentieel voor uw organisatie.

Geef uw medewerkers een robuuste, gebruiksvriendelijke manier van werken en de winst in productiviteit en impact op het eindresultaat zullen ongeëvenaard zijn.

Op afstand werken als concurrentievoordeel

De afgelopen weken hebben organisaties zoals Twitter aan hun personeel laten weten dat ze nu nog meer flexibiliteit hebben met de mogelijkheid om permanent vanuit huis te werken2 en het is waarschijnlijk dat er meer organisaties zullen volgen naarmate de wereldwijde onzekerheid voortduurt. Met zoveel toekomstige onbekende factoren is een nog grotere verschuiving in het werken op afstand niet ondenkbaar. En moet u uzelf afvragen - is uw organisatie hier klaar voor?

Het is tijd om uw digitale transformatie op te voeren, uw strategie voor werken op afstand onder de loep te nemen en te investeren in training en ondersteuning van uw personeel om aan te blijven sluiten op een dynamische toekomst.

2 https://www.buzzfeednews.com/article/alexkantrowitz/twitter-will-allow-employees-to-work-at-home-forever

Kom meer te weten over de voordelen van veilig op afstand werken

Aanvullende informatie

De werkplek is opnieuw gedefinieerd en organisaties moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers de juiste middelen hebben om productief te kunnen blijven werken.

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Kom meer te weten over de voordelen van een veilig, extern personeelsbestand

CONTACT met een specialist

Privacybeleid

Voornaam

Achternaam

Emailadres

  • Zo snel mogelijk
  • 10:00 - 11:00
  • 11:00 - 12:00
  • 12:00 - 13:00
  • 13:00 - 14:00
  • 14:00 - 15:00
  • 15:00 - 16:00
  • 16:00 - 17:00
  • +31

Heeft u verder nog informatie voor ons, die onze expert kan helpen

Dank u wel

Eén van onze experts neemt telefonisch contact met u op

[TIME]

Graag tot ziens

Sorry

Fout