Informatie- en printbeheer
Werk efficiënter en word productiever door uw informatiestromen te optimaliseren.
ARTIKEL
Het beveiligen van uw bedrijfskritische informatie in ongewone tijden
De grenzen tussen kantoor en vanuit huis werken zijn vervaagd op een manier die niemand had kunnen voorspellen. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijfskritische informatie beschermd blijft?
Werken op afstand in ongewone tijden
Toen we aan het begin van 2020 vooruitkeken naar het nieuwe jaar, konden slechts weinigen van ons zich voorstellen waar we nu zouden zijn of wat de omvang is van de transformatie waarmee we te maken hebben. Maar de realiteit is, dat de wereld is veranderd op een manier die het bedrijfsleven uitdaagt als nooit tevoren. We worden gedwongen ons aan te passen en werken vanuit huis is voor velen de nieuwe norm geworden.
Plotseling is die digitale transformatie die u stap voor stap aan het opzetten was een urgente noodzaak geworden. Maar hoe zorgt u er met weinig tijd voor dat uw bedrijfskritische informatie wordt verwerkt en beschermd zoals het hoort? Juist nu werken vanuit het particuliere netwerk voor velen eerder regel is dan uitzondering.
Daar zit voor veel organisaties een uitdaging. Uit het nationale benchmark onderzoek Slim Documentmanagement & Informatiebeheer wat Canon eerder dit jaar hield onder 100 verschillende Nederlandse organisatie uit diverse sectoren, blijkt dat de beveiliging van bedrijfskritische informatie als meest belangrijk wordt ervaren als het gaat om print- en scanvoorzieningen, terwijl de uitvoering ervan 17% lager scoort. Veel organisaties staan op een kruispunt om de juiste keuzes voor de toekomst te maken. Duidelijk is dat de veranderingen in de komende vijf jaar groter zullen zijn dan in de afgelopen vijf jaar.
Canon onderzocht waar organisaties staan als het gaat om het slim toepassen van nieuwe technologie in de werkomgeving
De risico’s van informatiebeheer aanpakken
Dit nieuwe wereldbeeld heeft er toe geleid dat de noodzaak om uw bedrijfskritische informatie te beschermen verder is toegenomen. De behoefte aan robuuste beveiligingsprotocollen en passende gebruiksvoorschriften is hoger dan ooit. Welke beveligingsuitdagingen bij het werken op afstand kunt u tegenkomen en hoe kunt u die aanpakken?
Hier volgen een aantal beveiligingstips voor het veiliger werken vanuit huis:
1) Beveilig uw werkomgeving voor werken op afstand - cybercriminelen zijn constant op zoek naar nieuwe mogelijkheden en deze snelle wereldwijde verandering is hét moment waarop ze hebben gewacht. Ze hebben ervaring met het analyseren van een netwerk om te zien of iemand een thuisgebruiker is of zakelijke gebruiker die vanuit huis werkt. Als u uw medewerkers niet helpt met een beleid voor veilig werken op afstand, dan kunt u al snel te maken krijgen met gegevensverlies of zelfs worden afgesloten van uw belangrijke bestanden om pas na het betalen van een flinke vergoeding weer toegang te krijgen.
2) Wees extra alert op phishingaanvallen - rapporten uit de branche laten zien dat er een duidelijke stijging is van het aantal phishing-emails dat beweert belangrijke updates over de beveiliging te bieden, maar in plaats daarvan het apparaat van de gebruiker met malware besmet. Zorg ervoor dat uw medewerkers weten dat ze, ook wanneer ze werken vanuit huis, voorzichtig moeten zijn met e-mails die dit soort advies bevatten. Laat medewerkers altijd controleren wie de afzender is en of hun e-mailadres exact overeenkomt met een verwachte afzender. En maak medewerkers erop attent dat als iemand hen vraagt op een onbekende link te klikken, zij zich twee keer bedenken voordat ze die aanwijzing volgen.
3) Denk ook aan de beveiliging van thuisapparatuur – medewerkers die vanuit huis werken zullen voor hun dagelijkse taken waarschijnlijk de printer of scanner gebruiken die thuis aanwezig is. Deze apparaten zullen waarschijnlijk niet de standaard beveiligingsfuncties hebben waarmee de apparaten in uw bedrijfsnetwerk zijn uitgerust. Elk apparaat dat op het internet is aangesloten, is kwetsbaar voor mogelijke aanvallen. Om uw bedrijfskritische gegevens te beschermen, moet u uw medewerkers ondersteuning bieden zodat ook hun privé netwerk alleen toegankelijk is met een veilig wachtwoord – bijvoorbeeld door het standaardwachtwoord te wijzigen.
4) Vertrouwelijke papieren documenten - met datzelfde doel voor ogen dient u ervoor te zorgen dat medewerkers ook thuis de papieren documenten van uw organisatie met dezelfde zorg behandelen als hun eigen bankafschriften. Zorg er ook voor dat ze alles wat vertrouwelijk is versnipperen of veilig opslaan, totdat ze terugkeren naar kantoor.
5) Het beste beleid is om er een te hebben - de beveiliging van documenten is essentieel en werken vanuit huis betekent dan ook niet dat het beleid van uw organisatie kan worden versoepeld. Het is belangrijk uw medewerkers eraan te herinneren dat zij alleen gebruik mogen maken van toepassingen, netwerken en cloudsystemen die door uw organisatie worden geleverd. Alle gratis tools voor samenwerking en opslag in de cloud die beschikbaar zijn, zijn mogelijk niet veilig wanneer ze niet door u zijn verstrekt.
Het belangrijkste punt is dat als iemand van uw team vanuit huis werkt, u ervoor dient te zorgen dat hij of zij begrijpt waarom dezelfde mate van beveiliging moet worden gehandhaafd, ongeacht of er op kantoor of vanuit huis wordt gewerkt.
Het opzetten van een veilige organisatie voor werken vanuit huis
Nu we het belang van documentbeveiliging bij het werken vanuit huis hebben vastgesteld, volgt de vraag: hoe bouw ik een overkoepelende beschermingsstrategie op?
Het goede nieuws is, dat het een stuk minder ingewikkeld is dan u denkt. Met de wetenschap dat belangrijke informatie niet alleen uit organisaties verdwijnt door complexe internetaanvallen, maar vaak ook door het ontbreken van een eenvoudig proces voor gegevensbeveiliging, is het nu tijd om uw aanpak van informatiebeheer te herzien en goede afspraken te maken over het veilig vanuit huis werken.
U dient er zeker van te zijn dat u met de beveiliging van uw zakelijke documenten en de bescherming van bedrijfskritische informatie nog steeds voldoet aan de regels voor documentbeheer. En dit alles zonder de toegang tot gegevens, informatie en essentiële documenten die uw medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, dicht te zetten of te beperken.
In de opzet van uw informatiebeveiliging dient u opslag, beheer, distributie en archivering te beschouwen als kritische factoren. Stel uzelf de vragen:
- Welk overzicht heb ik op dit moment van de documentprocessen binnen mijn organisatie?
- Ben ik in staat activiteiten van gebruikers te volgen?
- Welke bescherming is er op dit moment voor documenten die de organisatie in- en uitgaan om de beveiligingsrisico’s te minimaliseren?
- Ben ik er zeker van dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot bedrijfskritische informatie?
- Kan ik erop vertrouwen dat al onze digitale gegevens alleen worden opgeslagen gedurende de wettelijk voorgeschreven periode?
Als u merkt dat u moeite hebt met het beantwoorden van een van deze vragen of als het antwoord ‘nee’ is, dient u op zoek te gaan naar een oplossing voor veilig documentbeheer met waarborging van de workflow. U hebt een systeem nodig dat in de cloud kan draaien en dat uw workflow kan beheren. Zodat u de mogelijkheid krijgt om bedrijfskritische informatie volledig te monitoren en te controleren, over een bescherming beschikt voor uw documenten en een verwijderingsbeleid hanteert dat u in staat stelt aan de wetgeving te voldoen.
Ga met uw potentiële leveranciers in gesprek om deze aspecten aan te pakken, zodat u erop kunt vertrouwen dat de risico’s van gegevensverlies minimaal zijn en hoge boetes worden vermeden.
Meer dan ooit kunnen organisatie leren om niet alleen te overleven, maar ook om succesvol te zijn in deze ongewone tijd.
Slim en veilig Documentmanagement & Informatiebeheer
Beveiliging wordt als meest belangrijke aspect ervaren als het om print- en scanvoorzieningen gaat. Dat blijkt ook uit het nationale benchmarkonderzoek Slim Documentmanagement & Informatiebeheer.
Bekijk onze beveiligingstips voor het veiliger werken vanuit huis in een totaaloverzicht
Gerelateerde oplossingen
Vergroot de beveiliging van uw printers met Canon’s Managed Print Services
Bescherm uw documenten en voorkom kostbaar gegevensverlies met de geïntegreerde beveiligingsoplossingen van Canon.
Digitaliseren van documenten
Sla gegevens veiliger op en krijg overal toegang tot uw gegevens door documentprocessen te automatiseren.
Ontdek meer
Office Security
Bescherm uw in het netwerk geïntegreerde print- en scantechnologie tegen cyberaanvallen en gegevensverlies.
Risico's verminderen in de veranderende werkomgeving
Bescherm uw IoT-connected kantooromgeving tegen toenemende databeveiligingsrisico’s met onze aanbevelingen in het IoT-beveiligingsrapport.
Hoe blijft uw kantoor aangesloten op de toekomst?
Ontdek hoe print-, scan- en workflow-technologie bijdraagt aan een slimmere en efficiëntere werkomgeving.