Artikel

Tips voor IT-managers: zo wordt effectief hybride werken eenvoudig

Tips voor IT-managers: zo wordt effectief hybride werken eenvoudig

Canon Camera
Het is een lastig jaar geweest voor IT-managers over de hele wereld. Niemand had kunnen voorzien dat het IT-beleid van organisaties zulke plotselinge en drastische veranderingen moest ondergaan. De manier waarop we werken was al aan het veranderen, maar door de pandemie is alles in een stroomversnelling terechtgekomen. Misschien lag er al een driejarenplan klaar voor een digitale transformatie, maar opeens moest het 'nu' worden uitgevoerd.

De afgelopen 30 jaar hebben we afscheid genomen van individuele kantoren, kantoorhokjes, het traditionele van 9 tot 5 werken en zelfs het simpelweg naar kantoor gaan. Al voor de pandemie gingen er steeds meer stemmen op voor thuis en mobiel werken. Werknemers wilden efficiënt kunnen werken, of ze nu op kantoor, in een gedeelde ruimte, in hun thuiskantoor of bij een ander filiaal aan het werk waren. En nu veel organisaties vanwege de pandemie kiezen voor een langetermijnbeleid als het gaat om werken op afstand, is de behoefte aan snelle transformatie alleen maar groter en urgenter geworden.

Het gevolg van deze veranderingen is dat IT-managers zich hebben ontwikkeld tot wat we informatiearchitecten kunnen noemen. Ze moeten nu ingewikkelde vragen beantwoorden zoals:
  • Hoe verplaatst informatie zich door bedrijfsprocessen en toepassingen, ook als medewerkers zich op verschillende locaties bevinden? 
  • Hoe kunnen we ervoor zorgen dat informatie die op papier het kantoor binnenkomt digitaal toegankelijk wordt voor personeel op afstand? 
  • Hoe kunnen we ervan verzekerd zijn dat werknemers buiten het kantoor veilig toegang krijgen tot informatie en hoe kunnen ze die veilig verwerken?

Om deze nieuwe mobiele werkvorm te ondersteunen, moesten IT-teams de technologie die de basis vormt van hun dagelijkse werkzaamheden opwaarderen. Organisaties hebben een structuur nodig die een eenvoudige informatiestroom ondersteunt, ongeacht de locatie. Vaak betekende dat een volledig nieuwe aanpak met een overstap van de bestaande infrastructuur op locatie naar via de cloud geleverde software en services.
1. De infrastructuur licht houden

In het verleden konden IT-teams veel tijd kwijt zijn aan het beheren en onderhouden van de infrastructuur op locatie. Dit was geen efficiënte tijdsbesteding, maar zo ging het in veel organisaties. Het gevolg van de pandemie is dat veel bedrijven opnieuw kijken naar standaardprocessen. Enkel op kantoor blijven werken is niet alleen onpraktisch tijdens lockdowns, maar op de lange termijn staat dit ook de overgang naar hybride werken in de weg. De ervaring met de pandemie heeft geleerd om minder te vertrouwen op infrastructuur op locatie. Een van de gebieden waarnaar kritisch wordt gekeken, is driverbeheer.

Driverbeheer is geen veelbesproken onderwerp. Toch is het een kopzorg voor IT-teams, zelfs als apparaten en gebruikers zich op kantoor bevinden. Hybride werken maakt het nog ingewikkelder. Werken in nieuwe omgevingen betekent waarschijnlijk investeren in nieuwe apparaten die beter geschikt zijn voor locaties op afstand. En nieuwe apparaten bezorgen het IT-team meer werk, zoals ervoor zorgen dat de juiste software, drivers en beveiliging zijn geïnstalleerd.

Gebruikerseisen verschillen per rol en dat heeft gevolgen voor het driverbeheer. Ondertussen is het nog belangrijker geworden dat printerdrivers correct beheerd en geïmplementeerd worden, nu meer gebruikers hun eigen apparaten willen verbinden. Als u overstapt naar een omgeving zonder drivers in de cloud, bespaart u niet alleen kostbare tijd omdat u geen apparaten op afstand hoeft te installeren of te updaten, maar het is ook niet nodig om meer infrastructuur op kantoor te regelen.

2.Gecentraliseerd fleet management

Overstappen naar fleet management in de cloud heeft niet alleen als voordeel dat uw infrastructuur geschikter wordt voor thuiswerken. Het biedt ook gecentraliseerd beheer, waarmee u makkelijker uw print- en scanapparaten kunt bekijken, beheren en onderhouden.

Normaal gesproken weet u bijvoorbeeld pas dat de toner bijna op is, dat het papier vastzit of dat er een foutmelding is, als een medewerker dit meldt. Op dat moment treedt er vertraging op. Als het apparaat 20 kilometer verderop staat in het kantoor aan huis van een medewerker, is het nog lastiger om het probleem vast te stellen en te verhelpen. Misschien kan het apparaat zelfs lange tijd niet gebruikt worden. Met tools in de cloud kunt u apparatenparken monitoren en anticiperen op problemen zoals toner die moet worden vervangen, om downtime terug te brengen.

Via centraal beheer kunt u ook makkelijker updates beheren. Als de apparaten niet in één ruimte staan, is het niet te doen om ze een voor een te updaten. Met cloudgebaseerde beheersoftware kunt u nieuwe updates of functies voor de hele fleet uitrollen vanachter uw bureau. Dit is beter voor u en beter voor uw medewerkers die meteen toegang krijgen tot de nieuwste versies zonder oponthoud – en dat is vooral belangrijk als beveiliging een rol speelt.

3.Een veilige, effectieve informatiestroom

Dat brengt ons bij veilige, effectieve workflows. Eén ding waar iedereen het over eens kan zijn, is dat beveiliging van het grootste belang is. Maar IT-teams moeten de juiste balans vinden tussen toegankelijkheid en bescherming. Medewerkers moeten toegang hebben tot de documenten die ze nodig hebben, zonder iets tegen te komen wat niet voor hen bedoeld is. Daarnaast moet eenvoudige toegang voor personeel niet betekenen dat iedereen makkelijk toegang heeft, zoals kwaadwillenden.

Systemen in de cloud bieden op dit gebied veel voordelen. Medewerkers hebben eenvoudig toegang tot de documenten die ze nodig hebben, waar ze ook werken. Tegelijkertijd kunnen IT-teams de beveiliging eenvoudiger beheren door gebruikers toegang te geven tot bestanden op de server of de toegang juist te beperken.

Met fleet management in de cloud kunt u dit ook regelen voor print- en scanapparaten. U kunt gebruikersprofielen en workflows centraal configureren en beheren, en regels instellen voor toegang en informatiebeheer.

Nu we een nieuw tijdperk van hybride werken ingaan, krijgen IT-teams steeds vaker de rol van 'informatiearchitect'. Centraal hierin staat het verstrekken van de tools en technologie die nodig zijn om overal vandaan effectief en veilig te kunnen werken. Misschien kwam de cloud al voor in de plannen van uw organisatie, maar voor deze taak is hij essentieel, en in het bijzonder als het gaat om fleet management. Het draait echter niet alleen om noodzaak. Dit is ook een kans om uw fleet management in het algemeen te verbeteren met een betere uptime en betere veiligheid voor uw personeel.

Ontdek meer over hoe IT er over 10 jaar uitziet.

Gerelateerde producten en oplossingen

Ontdek meer

Benieuwd naar de best passende oplossingen voor uw organisatie?