DIGITALE TRANSFORMATIE

Slimme dataopslag: De sleutel tot eenvoudiger informatiebeheer

Verminder inefficiëntie en ondersteun transformatie

DOWNLOAD onze IT-leidraad

Woman with brown hair and wearing a yellow top carries paper in both hands

Chaos in gegevensbeheer

Informatie is een krachtig middel in de zakenwereld. Het is de drijvende kracht achter directiebeslissingen. Het helpt CFO's inkomsten te voorspellen. Hiermee kunnen CEO's de gezondheid van hun organisatie meten en een kwaal ontdekken voordat deze fataal wordt. Hoewel elke organisatie ambities heeft om meer 'bestuurd op basis van gegevens' en 'gedreven door inzichten' te worden, worden veel organisaties gehinderd door problemen met het beheren van de informatie die in en uit hun organisatie stroomt. Bijna een kwart (23%) van de organisaties beschrijft hun beheer van inkomende informatie als 'chaos'[1]. Wat nog verontrustender is: 34% zegt dat slecht informatiemanagement hun organisatie kwetsbaar maakt voor rechtszaken[2].

Waarom is het beheren van informatie zo'n enorme uitdaging? Vanwege de enorme hoeveelheid informatie waarmee we nu te maken hebben. De stortvloed van gegevens is reëel[3]: In 2010 werden wereldwijd twee zettabytes (of twee miljard terabytes) aan gegevens gemaakt; voor 2020 is het verwachte aantal 50,5 zettabytes; voor 2025 suggereren prognoses dat het volume zal stijgen naar 175 zettabytes. Traditionele manieren om deze informatie te verwerken zuchten momenteel onder de hoge druk. Hoe kunnen organisaties deze enorme belasting het beste oplossen? Een van de eenvoudigste manieren is om naar de eerste stap te kijken - naar hoe de informatie wordt vastgelegd.

Gegevensinvoer: in ontwikkeling maar nog steeds aanwezig

Als we teruggaan naar de dagen van vóór de computer, betekende het vastleggen van informatie het handmatig vastleggen van documenten. Documenten, zoals facturen, sollicitatiebrieven en communicatie met klanten werden per post bezorgd. Deze papieren informatie werd geopend, gelezen en gearchiveerd, en werknemers besteedden hun tijd aan het invoeren van deze informatie in logboeken en grootboeken.

Sinds de komst van computers is het proces van gegevensinvoer gedigitaliseerd, waarbij werknemers informatie invoeren in spreadsheets en digitale templates. Toch ontvangen organisaties nog steeds informatie in verschillende indelingen, van fysiek papier tot PDF-bestanden. Deze gedeeltelijke digitalisering, of hybride omgeving, draagt bij aan de complexiteit van informatiemanagement in een moderne organisatie.

Werknemers dragen de zwaarste last van deze uitdaging, doordat zij kostbare tijd moeten besteden aan het kopiëren van informatie van gedrukte documenten naar digitale sjablonen en deze moeten scannen om ervoor te zorgen dat ze in digitale opslagrecords kunnen worden gearchiveerd. Zelfs gegevens van reeds digitale documenten zoals PDF's moeten vaak handmatig worden overgebracht naar de juiste sjablonen voor verwerking. Deze beheerintensieve workflows hebben grootschalige gevolgen, wat de inefficiëntie van de hele organisatie verergert.

Een leidraad voor beter informatiemanagement

Ontdek hoe u uw gegevens beter kunt beheren en de vastlegging en verwerking van documenten kunt optimaliseren

DOWNLOAD onze IT-leidraad

Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Hoe u de efficiëntie kunt verhogen

IT-afdelingen spelen een belangrijke rol bij het oplossen van dit probleem. Een van de eenvoudigste manieren om dit te doen is te evalueren hoe gegevens worden vastgelegd binnen hun organisatie. Hoe kunnen bedrijfsinformatieworkflows worden opgebouwd op basis van de realiteit van een hybride omgeving? Uiteindelijk gaat elk bedrijf over op een steeds digitalere toekomst, dus de focus moet liggen op het standaardiseren van informatie in gecentraliseerde digitale formaten, die meer waarde voor het bedrijf bieden.

Gelukkig is er geen handmatige gegevensinvoer en -overdracht meer nodig dankzij de ontwikkelingen op het gebied van vastleggingstechnologie.

Intelligentie extraheren

Vooruitgang in AI- en gegevensextractietechnologie, zoals OCR (Optical Character Recognition) voor het transcriberen van geschreven informatie in gestructureerde en ongestructureerde indelingen, maakt het mogelijk om waarde uit elk type document te halen. Of het nu gaat om een digitaal of fysiek document, geavanceerde scanoplossingen kunnen inhoud uit elk document extraheren en omzetten in gebruiksklare gegevens.

Dit proces maakt het zoeken van informatie uit deze documenten veel eenvoudiger omdat gegevens kunnen worden geïndexeerd. Door ervoor te zorgen dat deze gegevens gemakkelijk te vinden, te extraheren en te verwerken zijn, bieden oplossingen voor het vastleggen van gegevens andere mogelijkheden, bijvoorbeeld doordat documenten eenvoudiger kunnen worden geanalyseerd en de opslag veiliger is. Als informatie in een document is gelabeld of geïndexeerd, wordt het eenvoudiger om regels toe te passen over beveiligings- en nalevingsvereisten voor het opslaan van deze documenten.

Vooral door automatisch gegevens te extraheren uit documenten met meerdere, verschillende indelingen, kunnen intelligente vastleggingsoplossingen de tijd die medewerkers besteden aan handmatige beheertaken zoals gegevensinvoer drastisch verminderen.

Tijd voor transformatie

Werknemers schatten dat ze ongeveer een kwart van hun dag verspillen met administratief werk[4]; voor elke organisatie moet het een prioriteit zijn om deze tijd om te zetten in activiteiten die waarde toevoegen. Inefficiëntie blijft een veelvoorkomend en diepgeworteld probleem in moderne bedrijven, maar er zijn eenvoudige manieren om dit tegen te gaan en slimmere vastlegging is hierin een cruciaal element.

Voor IT-teams die overwegen waarin ze moeten investeren, is de beste aanpak om de documentintensieve afdelingen te identificeren waar te veel tijd wordt besteed aan het invoeren en verwerken van gegevens. Dit zijn de afdelingen waarin investeringen in betere vastleggings- en automatiseringstechnologie de waarde voor het bedrijf kunnen vergroten, de verwerking kunnen versnellen, de bedrijfskosten kunnen verlagen, de beveiliging kunnen verbeteren en de algehele efficiëntie naar een hoger niveau kunnen tillen.

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Meer informatie over het elimineren van gegevensinvoer

CONTACT met een specialist