De evolutie van de IT-afdeling

Van kelder tot directiekamer

“Percepties van de IT-afdeling zijn absoluut veranderd. In het begin van IT ging het voornamelijk om het automatiseren van financiële processen. Het was vooral iets dat niemand anders begreep. Ik heb zelf meegemaakt, in een paar van mijn functies, dat de IT-afdeling nog in de kelder zat. Ook kreeg ik vaak opmerkingen als: ‘U ziet er niet uit alsof u in IT werkt!’”

“Ergens in de jaren na de eeuwwisseling zag ik dingen veranderen, toen er duidelijk gesprekken over samenwerking begonnen te komen en over hoe belangrijk integratie was. IT is niet meer alleen een backoffice-functie. De hele wereld is digitaal, dus het treedt veel meer op de voorgrond.”

Ondanks voorspellingen^[2] dat er in 2020 een einde zou komen aan de IT-afdeling, is de functie nu nog steeds onmisbaar. Misschien is digitale transformatie de belangrijkste reden hiervoor. In de afgelopen 20 jaar hebben organisaties over de hele wereld hun activiteiten van backend tot frontend volledig herzien. Dit proces heeft ervoor gezorgd dat IT een fundamenteel onderdeel van een moderne organisatie is geworden. Het heeft ook de manier waarop organisaties tegen IT aankijken veranderd, zodat ze nu beter begrijpen dat IT-managers bij ontwerpen moeten worden betrokken. Dit blijkt uit de cijfers. Uit onderzoek komt naar voren dat de helft van de IT-managers elk jaar meldt dat de rol van de CIO in hun organisatie strategischer is geworden.

Een partner voor digitale transformatie

Volgens de cijfers van 2019 is het aantal CIO's op directieniveau plotseling gedaald met 13% ten opzichte van 2017^[4]. Waarom? Een van de suggesties is dat organisaties het leiden van projecten voor digitale transformatie als rol van de CIO zien. Veel organisaties beschouwen hun transformaties nu als ‘voltooid’. Deze houding is een grote zorg voor IT-medewerkers en tevens een algemene misvatting bij organisaties.

“Als we het woord digitaal verwijderen, houden we transformatie over en transformatie is nooit voltooid omdat de wereld voortdurend verandert. Natuurlijk was er 20 jaar geleden aanvankelijk een enorme piek in digitale transformatie toen IT-afdelingen zich richtten op het digitaliseren van de backoffice. Afhankelijk van de organisatie is echter zelfs deze fase nog niet voltooid.

In de loop van de tijd verschuift het digitaliseren zich gewoon steeds meer naar de frontoffice en de klantgerichte processen. Digitalisering van de manier waarop we met klanten communiceren, gaat vaak sneller, omdat de behoeften van de klant veel vaker veranderen dan bijvoorbeeld de financiële voorschriften en processen van Canon.”

Omdat de eisen van de klant zo regelmatig veranderen, kan transformatie niet worden gezien als een vakje dat kan worden aangevinkt. Zelfs als er al grote backend-digitalisering heeft plaatsgevonden, is optimalisatie en evolutie van de frontend een continu proces.

Hoe kan IT misvattingen overwinnen?

Om de invloed en reputatie van de IT-afdeling als strategische partner te behouden, is het van cruciaal belang dat deze misvattingen over digitale transformatie en de rol van de afdeling aanpakt. Wat zijn de beste strategieën voor IT-managers om dit te realiseren?

• Formele processen implementeren - “De manier waarop dit bij Canon is gedaan, is dat er processen zijn ingevoerd, aangestuurd door de CEO, om ervoor te zorgen dat IT zo vroeg mogelijk meedoet. Een voorbeeld is het implementeren van controles, vooral wat betreft financiële goedkeuring. Ook is ervoor gezorgd dat, zodra de projecten zijn voltooid, er een formele beoordeling plaatsvindt: is de business case gerealiseerd, worden de systemen daadwerkelijk gebruikt, wat zijn de lessen van de manier waarop is samengewerkt?”
• Gezamenlijke verantwoordelijkheid nemen voor projecten - “Het werk van Canon is niet voltooid wanneer de IT is geleverd, dat is het makkelijke deel. Het is moeilijker om vragen te stellen - waarom wilt u dit doen? Wat is de business case? Ik vraag mijn team niet bang te zijn om gesprekken te voeren die niet alleen over IT gaan, maar ook over het behalen van bedrijfsdoelen. Ik zeg tegen mensen dat ze geen toestemming hoeven te vragen, ze zijn net zo belangrijk als ieder ander.”
• Meer inzicht - “Zorg ervoor dat de IT-kosten transparanter zijn, zodat ze beter worden begrepen. Dit is nuttig omdat het de kans vergroot dat mensen gaan nadenken over wat waardevol is. Als ze niet weten wat het kost, is er minder verantwoordelijkheid.”

De toekomst van IT

Er is een wereldwijde transformatie gaande en dit heeft de rol van de IT-afdeling in de afgelopen jaren bepaald. Maar wat betekent het over 10 jaar om in IT te werken?

“Technologieën hebben een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt. Nu kunnen veel processen worden geautomatiseerd en gaat de wereld over op de cloud. Daarom denk ik dat de rol van de IT-afdeling kleiner en minder technisch wordt, en meer gericht zal zijn op het ontwerpen van informatie, bedrijfsprocessen en toepassingen voor de organisatie.

IT-afdelingen moeten ervoor zorgen dat informatie door een organisatie stroomt en dat gegevens met elkaar worden verbonden. Wat dit betreft kunt u niet zonder IT-afdeling. De rol van IT-afdelingen is gegevens definiëren, bedrijfsprocessen definiëren en ervoor zorgen dat toepassingen worden gebruikt voor wat ze moeten doen zonder aanpassingen. Vervolgens moeten ze ervoor zorgen dat het allemaal werkt, ondersteund door technologie en een productief netwerk. Ze spelen ook een belangrijke rol bij het optimaliseren van IT-kosten, het waarborgen van het rendement, het stimuleren van IT-compliance (SoX en AVG) en het afdwingen van informatiebeveiliging.”