8 manieren om veilig te printen met Canon-printers

Veilige printoplossingen zijn een essentiële vereiste in de moderne werkomgeving. De behoefte aan hybride werken en waardevolle mobiele oplossingen blijft eisen stellen aan de beveiliging van netwerken en hun verbonden apparaten, waaronder printers.

Of het nu gaat om het printen van facturen, het kopiëren van contracten of het scannen van gevoelige documenten, een All-in-One printer blijft het hart van het kantoor. Toegankelijkheid voor meerdere gebruikers op meerdere locaties biedt een bedrijf meer gemak, maar verhoogt tegelijkertijd ook de risico's voor cyberbeveiliging.

Hoe kun je dan prints maken wanneer je ze nodig hebt, maar ook vertrouwelijke informatie beschermen en de algemene gegevensbeveiliging handhaven?

Zubair Rahim, Product Marketing Specialist bij Canon Europe, legt uit dat de nieuwste Canon MAXIFY- en PIXMA-printers beschikken over een reeks functies voor beveiligd printen. "Als je een van de printers uit de MAXIFY GX-serie gebruikt, zoals de GX4050- en GX3050-modellen voor thuiskantoren of de GX5050-, GX6050- en GX7050-modellen voor kleine kantoren, dan profiteer je niet alleen van een groot volume, maar ook van een hoge mate van printbeveiliging", zegt hij.

Naleving van de AVG en andere regelgeving inzake gegevensbescherming over de hele wereld betekent dat bedrijven verplicht zijn om de beveiliging en privacy van persoonsgegevens te waarborgen. Printers vormen in dit verband een potentieel beveiligingslek, met de mogelijkheid van onbevoegde toegang tot vertrouwelijke gegevens. Hoewel dit meer afhankelijk is van de processen dan van de hardware die een bedrijf gebruikt, zijn er verschillende functies ingebouwd in de nieuwste printers van Canon die de printbeveiliging verbeteren en het risico op schending van de vereisten voor gegevensbescherming verminderen.

Hier bespreken we de belangrijkste stappen die je kunt nemen om veilig printen te garanderen en gevoelige documenten te beschermen.

• Veilig printen vanuit en scannen naar de cloud via Cloud Link
• Stel een beheerderswachtwoord in
• Profiteer optimaal van de externe gebruikersinterface
• Monitor het opdrachtlogboek
• Verbeter de beveiliging met automatische firmware-updates
• Activeer een herinnering om originelen te verwijderen
• Voeg een watermerk toe met de functie voor het printen van stempels/achtergronden
• Beveiligd printen met TLS 1.3-versleuteling

Aan het bewaren van gevoelige gegevens op een computer of laptop zijn talloze risico's verbonden. Het apparaat kan worden gestolen of gehackt en de hardware voor gegevensopslag kan defect of beschadigd raken. Het opslaan van gegevens en documenten in de cloud biedt een extra laag veiligheid en maakt veilig printen van en scannen naar populaire cloudservices mogelijk via Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"Je hebt toegang tot Cloud Link via het scherm van de printer, als de printer dit heeft, of via de Canon PRINT-app op een smartphone", legt Zubair uit. "Organisaties kunnen documenten gecentraliseerd houden binnen een gedeeld account op Google Drive™, Dropbox™, de Evernote®-service of Microsoft OneDrive®, zodat er niet meerdere exemplaren lokaal hoeven te worden opgeslagen."

Google Classroom™ is nu ook geïntegreerd in Cloud Link, waardoor docenten en studenten vanaf de printer gedeelde documenten kunnen printen en rechtstreeks naar een Google Drive-map kunnen scannen.

Een eenvoudige en handige optie is de mogelijkheid om een beheerderswachtwoord in te stellen om onbevoegde toegang tot de printer op Canon MAXIFY- en PIXMA-netwerkprinters te beperken. De beheerder kan maximaal 20 geautoriseerde gebruikers op de printer configureren en aan elk van hen een afzonderlijk wachtwoord toewijzen. Zonder het wachtwoord blijft het scherm vergrendeld. Dit voorkomt dat de printer kan worden gebruikt of dat er met de instellingen wordt geknoeid door iemand die langs de printer loopt. "Dit is een bijzonder handige beveiligingsfunctie voor printers die zich in een openbare ruimte bevinden", zegt Zubair. "Dit betekent dat je alle Wi-Fi- en LAN-instellingen kunt instellen en deze allemaal kunt vergrendelen met het beheerderswachtwoord.

"Je kunt ook bepalen wat toegestane gebruikers kunnen doen. Zo kun je kopiëren beperken tot alleen zwart-wit, of scanfuncties beperken, zoals scannen naar een USB-flashstation (indien van toepassing) of toegang tot de cloud via het printerscherm."

Naast het inschakelen van functies voor beveiligd printen op de printer zelf, kunnen het apparaat en de gebruikers op afstand worden beheerd via de externe gebruikersinterface van Canon.

De externe gebruikersinterface is rechtstreeks toegankelijk via een webbrowser of de Canon PRINT-app. Hiermee kun je printerinstellingen configureren, onderhoudstaken uitvoeren en, belangrijker, wachtwoorden wijzigen, toegang beperken en verificatieprotocollen voor printerbeveiliging configureren.

"Al deze protocollen kunnen worden beheerd via de externe gebruikersinterface", voegt Zubair toe. "Ook de AirPrint- en Bonjour-instellingen en de manieren waarop mensen toegang hebben tot een printer, kunnen worden gewijzigd. Dit kan handig zijn als je je op een vaste locatie bevindt, of dat nu op kantoor of thuis is, en je wilt dat alleen gebruikers op die locatie die printer gebruiken. Je kunt de IP-toegang beperken, en alleen de IP-adressen toestaan die je kent en vertrouwt verbinding laten maken met het apparaat."

Als je de beheerder of de hoofdgebruiker van een printer bent en vermoedt dat iemand het apparaat verkeerd gebruikt of er toegang toe heeft wanneer dat niet is toegestaan, kun je dat controleren in het opdrachtlogboek van de printer.

"Het is een eenvoudige printopdrachtgeschiedenis, waarmee je elk ongebruikelijk printgedrag kunt bijhouden", legt Zubair uit. "Dus als er een ongewone hoeveelheid printopdrachten is of als deze worden uitgevoerd op momenten waarop je weet dat niemand de printer zou moeten gebruiken, dan kun je (ervan uitgaande dat je een beheerderswachtwoord hebt ingesteld) het opdrachtlogboek openen op een printer die hiermee is uitgerust."

Het bijwerken van de firmware op een smartphone, tablet of computer is een routinematig onderdeel van het moderne leven en soms zijn er ook verschillende updates beschikbaar voor printers.

Voorheen moest je de aanwijzingen op het scherm volgen om de nieuwste firmware te installeren of de firmwareversie van de printer op het apparaat zelf controleren. Je kon de firmware ook handmatig bijwerken via de externe gebruikersinterface of via de ondersteuningswebsite van Canon om te zien of er een nieuwe versie beschikbaar was.

"Nu hebben sommige van de nieuwste printers, zoals de Canon MAXIFY GX3050 en Canon MAXIFY GX4050, automatische firmware-updates," legt Zubair uit. "Deze modellen zorgen ervoor dat de nieuwste updates worden geïnstalleerd."

Het beschermen van gevoelige informatie is een belangrijke overweging bij het gebruik van de scanner- of kopieerfunctie van een All-in-One printer. Het is maar al te gemakkelijk om bijvoorbeeld per ongeluk een document op de glasplaat te laten liggen, dat een onbevoegd persoon later zou kunnen vinden.

Om dit probleem op te lossen, bieden veel nieuwe All-in-One printers van Canon nu de mogelijkheid om een herinnering in te stellen waarin je wordt gevraagd het originele document te verwijderen.

"Zodra je deze functie hebt ingeschakeld," legt Zubair uit, "geeft de printer een melding weer op het scherm en speelt deze ongeveer een minuut nadat je een scan of kopie hebt gemaakt een geluid af als herinnering dat je het document op de glasplaat hebt laten liggen."

Als je vertrouwelijke documenten print, biedt de functie voor het printen van stempels/achtergronden in de Canon PIXMA- en MAXIFY-printerseries extra beveiliging.

"Het is bijna alsof je een watermerk op het document aanbrengt", vertelt Zubair. "Met de functie Stempel kun je zeer lichte tekst of een bitmapstempel achter de documentgegevens printen. Zo kun je een datum, tijd of gebruikersnaam kiezen, waarmee je de gevoelige aard van het document kunt markeren en ontbrekende exemplaren kunt traceren."

De nieuwste versie van het TLS-versleutelingsprotocol (Transport Layer Security) is sneller en biedt verbeterde beveiliging als het gaat om de verbinding tussen een printer en een router. Canon heeft TLS 1.3-ondersteuning geïntroduceerd in de Canon MAXIFY GX4050 en GX3050.

"De vorige versie, TLS 1.2, is nog steeds veilig en is het meest gebruikte versleutelingsprotocol voor netwerken", bevestigt Zubair, "maar we introduceren TLS 1.3 voor onze apparaten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de betere versleuteling waarmee moderne apparaten worden uitgerust.

"In tegenstelling tot veel van de praktische functies voor beveiligd printen die we in onze MAXIFY- en PIXMA-modellen hebben geïntroduceerd, merken sommige gebruikers mogelijk niet eens functies zoals TLS 1.3-versleuteling voor gegevensbescherming en WPA3-ondersteuning op, die verbeterde connectiviteit en netwerkbescherming bieden tegen beveiligingsrisico's zoals afluisteren en spoofing. Maar we bieden deze toevoegingen op de achtergrond om ervoor te zorgen dat printen veiliger is."

Tegenwoordig zijn we altijd verbonden en het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie wordt beschermd. De beveiligingskenmerken en -functies van Canon-printers zorgen ervoor dat je prints zo veilig mogelijk zijn en dat de informatie in deze geprinte documenten veilig is.



Geschreven door Marcus Hawkins