De 8 tips voor zakelijke administratie van shooters van zowel foto's als video's

In welke fase van je carrière je je ook bevindt, of je nu een doorgewinterde professional bent of als nevenproject foto's en video's begint te maken, het is slechts een deel van het werk om geweldige opnamen te maken. Wanneer je als fotograaf of videograaf je brood verdient, zijn er essentiële zakelijke taken die je ook moet aanpakken om succesvol te zijn.

Of het nu gaat om budgettering, facturering, verzekering, onderhoud van apparatuur of het ordenen van bestanden, het is essentieel voor zowel je financiën als je reputatie om te begrijpen wat je moet doen om deze taken in goede banen te leiden. Om je door mogelijke moeilijke momenten te loodsen, vind je hier Canon's handleiding met acht punten voor je bedrijfsadministratie, of je nu foto's maakt, video's of een mix van beide.

1. Budgettering

Het beheren van je financiën moet bovenaan je zakelijke lijstje staan. Als je geld op is, zal je bedrijf stranden. Denk na over je plannen voor het komende jaar en reken uit wat de kosten zullen zijn. Je moet rekening houden met de rekeningen voor het onderhoud van je apparatuur en nadenken of je apparatuur wel of niet vervangen moet worden. Als je van plan bent om te reizen, denk dan na over de reis- en verblijfskosten, en houd daar rekening mee bij het bepalen van je tarieven.

3. Fotolicenties

Het verkopen van werk aan klanten betekent niet alleen het vaststellen van een prijs en het overhandigen van de foto of video. Je moet ook afspreken op welke manier iemand je materiaal mag gebruiken, en voor welke periode - met andere woorden, wat voor soort licentie je geeft. Als de klant exclusief gebruik wil maken van je foto's, geef je die klant exclusieve rechten. Anders moeten er niet-exclusieve rechten voor de licentie worden vermeld of eerste rechten als zij de foto's eerder willen gebruiken dan iemand anders en je ze pas op een later tijdstip opnieuw mag verkopen.

Afhankelijk van waarvoor de beelden worden gebruikt, verleen je commerciële of niet-commerciële rechten. Als de klant ze slechts één keer wil gebruiken, geef je eenmalige gebruiksrechten, terwijl de klant je foto's met een licentie vrij van royalty's zo vaak mag gebruiken als hij wil.

Een beetje ingewikkelder zijn licenties met beheerde rechten, waarbij specifieke beperkingen worden opgelegd aan het gebruik van foto's door de klant, waarbij er verschillende kosten worden verbonden aan elk gebruik. Tot slot moet je, welke licentie je ook afspreekt met je opdrachtgever, mogelijk ook specifieke vereisten aan de overeenkomst toevoegen, bijvoorbeeld als je wilt dat je werk aan jou wordt toegeschreven.

4. Je apparatuur onderhouden

Het onderhoud van je uitrusting kan een enorme impact hebben op je kosten op de middellange termijn. Het is essentieel om je camera, lenzen en accessoires regelmatig te reinigen, in overeenstemming met de instructies van de fabrikant. Regelmatig betekent dan ook echt regelmatig, dus zorg ervoor dat je die tijd inroostert. Zorg er ook voor dat je je koffers en tassen grondig reinigt, om te voorkomen dat er vuil, stof of viezigheid in de koffer terechtkomt en dat je uitrusting beschadigd raakt.

Het schoonhouden is echter slechts één aspect van het onderhoud. Je uitrusting heeft ook regelmatig onderhoud nodig door een geschoolde technicus om ervoor te zorgen dat deze optimaal functioneert. Het is een goed idee om je te registreren bij Canon Professional Services (CPS), waarmee je, naast vele andere voordelen, snel onderhoud en reparaties kunt laten uitvoeren bij gespecialiseerde Canon-centra voor service en reparatie.

5. Software bijwerken

Tegenwoordig gaat het niet alleen om fysiek onderhoud, maar is het ook van groot belang om regelmatig te controleren of er firmware-updates voor je apparatuur zijn. Ga naar Ondersteuning voor zakelijke producten om te zien of je apparatuur up-to-date is.

Firmware is niet de enige software om rekening mee te houden. Veel fabrikanten bieden gratis apps aan om je workflow te verbeteren, dus het is ook de moeite waard om het gedeelte Apps op deze site in de gaten te houden. Met de Canon Camera Connect-app kun je bijvoorbeeld je camera vanaf je telefoon bedienen om op afstand foto's te maken en te delen, terwijl je met Digital Photo Professional Express fotobestanden kunt importeren, doorbladeren en bewerken, waar je ook bent.

6 Bestanden ordenen

Iedereen die wel eens heeft gezocht naar één foto tussen honderdduizenden andere opnamen, weet dat je een waterdicht systeem nodig hebt om je foto's te ordenen. Voordat je als freelancer ook maar één opname maakt, moet je een goede regel bedenken voor de naamgeving van je foto's. Dit kan onder andere de datum, het type opname of de naam van de klant zijn, maar het gaat erom wat voor jou werkt. Ook is het belangrijk om een effectieve mappenstructuur te maken, die bijvoorbeeld kan worden gecategoriseerd op opname, thema of onderwerp.

7. Back-ups maken

Een van de belangrijkste dingen die je als fotograaf of videograaf moet doen, is regelmatig een back-up maken van je foto's of video's, op een externe harde schijf of in de cloud. Je moet ook rekening houden met je mogelijkheden om een back-up te maken tijdens een shoot of tijdens het reizen. De nieuwe image.canon-service verbindt compatibele camera's automatisch met de cloud, waar je foto's en video's, waaronder RAW-afbeeldingen en 4K-clips, veilig kunt opslaan en hier 30 dagen lang direct toegang tot hebt*.

8. Marketing

Als je succesvol met je bedrijf wilt zijn, moet je je vaardigheden promoten. Dat betekent meestal dat je een website moet hebben die als online portfolio voor je werk kan dienen, plus minstens één account op sociale media. Het bouwen en onderhouden van een online aanwezigheid kost tijd en moeite, dus je moet daar rekening mee houden in je planning. Idealiter moet je elke dag wat tijd besteden aan het updaten van je website, het uploaden van foto's en video's, en de interactie met je volgers.

Hoe je met online marketing omgaat, hangt af van je stijl en het genre van je fotografie of videografie. Denk na over je potentiële klanten en de dingen waarin ze geïnteresseerd zouden kunnen zijn, en richt je berichten daarop in. Je inhoud moet tenslotte nuttig en interessant zijn. Authenticiteit is cruciaal; de ware passie voor je werk zal dan blijken.