Automatiseren
Al uw documentprocessen op dezelfde wijze borgen
Door na het scannen data-extractie toe te passen, is het mogelijk gestandaardiseerde en routinematige handelingen, zoals het overnemen van indexgegevens, het metadateren, of het intern doorsturen van correspondentie of aanvragen, te automatiseren. Hierdoor start het verwerkingsproces niet alleen eerder, maar verloopt het ook sneller. Over het gehele proces, van ontvangst tot verwerking en archivering is het bewaken van de voortgang en kwaliteit eenvoudiger dan bij fysieke documentstromen. Organisaties zijn hierdoor beter in staat om te voldoen aan wet- en regelgeving en interne richtlijnen.
In de praktijk: geautomatiseerde verwerking van inkomende post
Canon heeft al bij veel organisaties de postkamer gedigitaliseerd. Binnenkomende documenten worden geconverteerd naar een digitaal bestand en zijn te integreren binnen een documentmanagementsysteem. De bestanden zijn rechtstreeks te verzenden naar de juiste personen, mappen of afdelingen. Alle inkomende post wordt zorgvuldig gedigitaliseerd conform wet- en regelgeving en interne eisen aan informatiebeheer. Toegang tot vertrouwelijke post wordt geregeld met persoonsgebonden toegangsrechten. Volgbaarheid van post wordt intensief bewaakt, vanaf het punt van invoer in het systeem tot het gebruik door de geadresseerde op de desbetreffende afdeling. Lees verder >