Documentmanagement-oplossingen
Documentprocessen
Canon ondersteunt al meer dan 75 jaar organisaties met het optimaliseren van hun processen rondom documentverwerking en documentbeheer. Gebaseerd op onze ervaring in verschillende sectoren zien wij dat de transformatie naar duurzame verbetering door documentmanagement verloopt via vier kernprocessen:
- Digitaliseren
- Automatiseren
- Archiveren
- Optimaliseren
Download de brochure Document- en procesmanagement [PDF, 6MB] >
Compliance en informatielogistiek
Veel branches hebben naast algemene wet- en regelgeving, richtlijnen voor keurmerken, etc. ook te maken met branche-specifieke wetgeving. Daarnaast kent iedere organisatie ook haar eigen regels. Voldoen aan al die wetten en regels is niet altijd eenvoudig. Een van de manieren om dit voor documentintensieve processen te borgen, is door deze te automatiseren met behulp van een documentmanagementsysteem.
Canon en Strategy Partners onderzochten de rol van compliance binnen de informatielogisitiek binnen de financiële sector. In het whitepaper ‘Compliance en informatielogistiek - Kunnen we alle document logistieke processen nog wel onder controle houden?’ wordt beschreven hoe deze sector ervoor staat en waar nog winst te behalen valt.
Download het whitepaper ‘Compliance en informatielogistiek’ >
Digitaliseren
De eerste stap om papieren informatie te kunnen integreren met digitale informatie en soepel te kunnen verwerken in bedrijfsprocessen, is het scannen van documenten. Om te zorgen dat alle informatie op papieren documenten accuraat wordt herkend, is een hoogwaardige scanoplossing van groot belang. Of het nu gaat om werkbonnen, ondertekende contracten of full colour pasfoto’s. Canon biedt, afhankelijk van de gewenste werksituatie, diverse hoogwaardige Documentscanners en Multifunctionals waarmee documenten omgezet kunnen worden naar digitale bestandsformaten waaronder TIFF, JPEG of PDF(A).
Automatiseren
Al uw documentprocessen op dezelfde wijze borgen
Door na het scannen data-extractie toe te passen, is het mogelijk gestandaardiseerde en routinematige handelingen, zoals het overnemen van indexgegevens, het metadateren, of het intern doorsturen van correspondentie of aanvragen, te automatiseren. Hierdoor start het verwerkingsproces niet alleen eerder, maar verloopt het ook sneller. Over het gehele proces, van ontvangst tot verwerking en archivering is het bewaken van de voortgang en kwaliteit eenvoudiger dan bij fysieke documentstromen. Organisaties zijn hierdoor beter in staat om te voldoen aan wet- en regelgeving en interne richtlijnen.
In de praktijk: geautomatiseerde verwerking van inkomende post
Canon heeft al bij veel organisaties de postkamer gedigitaliseerd. Binnenkomende documenten worden geconverteerd naar een digitaal bestand en zijn te integreren binnen een documentmanagementsysteem. De bestanden zijn rechtstreeks te verzenden naar de juiste personen, mappen of afdelingen. Alle inkomende post wordt zorgvuldig gedigitaliseerd conform wet- en regelgeving en interne eisen aan informatiebeheer. Toegang tot vertrouwelijke post wordt geregeld met persoonsgebonden toegangsrechten. Volgbaarheid van post wordt intensief bewaakt, vanaf het punt van invoer in het systeem tot het gebruik door de geadresseerde op de desbetreffende afdeling. Lees verder >
Archiveren
Archiveren – Altijd alles snel kunnen terugvinden
Snel en gemakkelijk terugvinden van documenten valt of staat met gestructureerde opslag in een eenduidige structuur. Het ontwikkelen van deze structuur vormt een belangrijk deel van documentmanagement. Archivering en opslag van documenten vindt plaats op twee niveaus: statische informatie wordt digitaal gearchiveerd, operationele informatie wordt weggeschreven naar bestandsmappen of bedrijfsapplicaties. Voor het realiseren van meer efficiency is een goede aansluiting van de informatieopslag op de werkprocessen essentieel. Versiebeheer is daarbij cruciaal, evenals beschikbaarheid en vindbaarheid. Via indexgegevens, full text search of een mix van beide, kunnen medewerkers snel informatie uit het DMS halen en ermee aan de slag gaan. De toegang tot informatie vereist vanzelfsprekend ook adequate beveiliging. Daarom kan in het DMS op verschillende niveaus toegang toegekend worden aan personen of afdelingen.
In de praktijk: personeelsdossiers veilig opgeslagen in een digitaal archief
Een HR-afdeling verwerkt vele soorten documenten die betrekking hebben op individuele werknemers. Veel van deze documenten zijn vertrouwelijk, waardoor er strikte procedures gelden voor de verwerking ervan. Canon stelt de afdeling Personeelszaken in staat HR-documenten efficiënt te beheren met behulp van een beveiligde en flexibele oplossing die is voorzien van een eenvoudige gebruikersinterface. De oplossing voor HR-dossiers biedt volledige toegang tot gearchiveerde documenten en wordt beheerd met één gebruikersinterface die archiveringswerkzaamheden efficiënt en eenvoudig maakt. De beveiliging van documenten wordt gewaarborgd door het toekennen van gebruikersrechten en door toegangscontrole. Aan wet- en regelgeving wordt voldaan door ervoor te zorgen dat de nieuwste versie van een document altijd beschikbaar en doorzoekbaar is, en dat de regels die voor gearchiveerde documenten gelden, worden nageleefd. De digitale opslag van documenten zorgt voor kostenbesparing, verlaagt de kans op verlies van gegevens en zorgt dat documenten en de bijbehorende informatie sneller zijn op te vragen. Lees verder >
Optimaliseren
Verbeter achterliggende bedrijfsprocessen
Door digitalisering, automatisering en archivering toe te passen op de documentenstroom is het ook mogelijk om de achterliggende bedrijfsprocessen beter in te richten en is doorlopende optimalisatie binnen handbereik. Een DMS is vaak een component binnen een bredere aanpak om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen en de klantervaring op consistente wijze te verbeteren. Door het toevoegen van ‘intelligentie’ aan documenten kunnen deze automatisch worden ingelezen en verwerkt door de verschillende bedrijfsapplicaties. Bijvoorbeeld door het facturatiesysteem of een customer service applicatie. Daarnaast zorgt het DMS door middel van geautomatiseerde workflows ervoor dat bedrijfsprocessen in gang worden gezet die medewerkers stap voor stap de processtappen laten doorlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een goedkeuringsproces. Hierdoor verschuift de reikwijdte van verbeterd documentbeheer naar optimalisering van de activiteiten van de organisatie.
In de praktijk: optimalisering van uw inkomende factuurstroom
Door de inzet van documentmanagement- en workflowtechnologie kan er voor veel organisaties nog winst behaald worden in het betalingsproces voor inkomende facturen. Facturen kunnen uit diverse bronnen worden geïmporteerd, herkend, gevalideerd en opgeslagen en ter goedkeuring worden aangeboden aan de juiste medewerkers. De uit het document geëxtraheerde data is tevens bepalend voor de routering; goedgekeurde facturen worden direct aangeboden aan financiële applicaties om betalingen in gang te zetten en afwijkende facturen worden via workflowtools afgehandeld om eventueel op een later moment alsnog betaalbaar te worden gesteld. Door de inzet van technologie verlopen processen sneller, hebben gebruikers altijd toegang tot de juiste documenten, is het maken van kopieën overbodig en worden doorlooptijden gewaarborgd. Door de integratie met andere applicaties en databases wordt optimaal gebruikgemaakt van de mogelijkheden die automatisering kan bieden. Lees verder >
Maak kennis met Therefore
ThereforeTM is een hoogwaardig informatiebeheersysteem voor organisaties die hun documentstrategie willen borgen. Therefore is geschikt om elk type informatie op een beveiligde, gebruiksvriendelijke manier op te slaan, te delen en te verwerken. Met bestaande connectoren of de hoogwaardige SDK is ThereforeTM eenvoudig te integreren in uw huidige IT-omgeving. Zowel eindgebruikers als beheerders zullen de intuïtieve gebruikersinterface, elektronische handtekeningen, eenvoudige integratie en krachtige zoekmachine waarderen. De oplossing stelt u in staat om alle documenten en andere bedrijfskritische informatie te registreren, te organiseren en toegankelijk te maken en biedt tevens analysetools om uw bedrijfsprocessen nog beter aan te sturen.
Deze organisaties maken slim gebruik van documentmanagementoplossingen
Woonbedrijf
Woonbedrijf wilde een nieuw documentmanagementsysteem dat met snelle beschikbaarheid van informatie goed aansloot op flexibel werken in het nieuwe pand en ontwikkelingen in de toekomst. Vertrouwen en draagvlak onder medewerkers was daarbij essentieel. Bijna alle 400 medewerkers van Woonbedrijf werken met ThereforeTM documentmanagement en IRISTM data-extractiesoftware voor de digitale archivering van inkomende post, interne distributie en digitale archivering van uitgaande post.
Gemeente Venlo
De Gemeente Venlo vervult een actieve rol bij het stimuleren van de ontwikkeling van de regio. Speerpunt is daarbij een optimale dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. In dat licht ontwikkelde Canon een digitaliseringsplatform dat de inkomende berichten van burgers ontsluit voor snelle afhandeling door de diverse afdelingen.
Universiteit Maastricht
De School of Business and Economics (SBE) van de Universiteit Maastricht zocht naar mogelijkheden om het aanmeld- en toelatingsproces van de bachelor- en masterstudenten te optimaliseren. Het doel was om medewerkers te ontlasten, de kans op fouten te minimaliseren en aspirant-studenten beter te begeleiden. Het essentiële belang is te zorgen dat de meest talentvolle studenten instromen bij de SBE en dat de procedures op uniforme wijze uitgevoerd worden.
Contact
Vraag het onze Experts
Huub van Kesteren, Solutions Marketeer
Bel 073 681 56 49 en maak vrijblijvend kennis met alle mogelijkheden.