END TO END SERVICE-INFORMATIE

Voorbereiding, levering & installatie

Een goede voorbereiding is cruciaal voor een feilloze en zorgeloze start. Hier vindt u de nodige voorbereidingen die u dient te doen voordat we samen met de levering en installatie aan de slag kunnen gaan.

Beste klant,

Binnenkort komen wij de levering en installatie van uw nieuwe Canon-oplossing bij u uitvoeren.

Om dit snel en vlot uit te kunnen voeren en de hinder voor uw bedrijf op de dag van installatie tot een minimum te beperken, bereiden we ons zorgvuldig voor. We rekenen daarbij op uw medewerking door aan ons de noodzakelijke informatie hiervoor aan te leveren. Dan zorgen wij vervolgens voor een probleemloze en zorgeloze installatie.



Hieronder vindt u de te doorlopen stappen

  1. Welke informatie hebben we van u nodig?
  2. Wat dient u op voorhand voor te bereiden?
  3. Hoe bereidt u de locatie van afleving voor?
  4. Waar gaan wij alvast mee aan de slag?
  5. Wat kunt u verwachten op de dag van de levering?

Voorbereiding, levering & installatie

1. Welke informatie hebben we voor de levering nodig?

Voor een optimale voorbereiding en een soepele levering is het belangrijk dat u ons de benodigde informatie tijdig verstrekt en benodigde voorbereidingen binnen de gevraagde tijdslimieten treft. Dit is van belang voor het inschatten van de complexiteit van de leveringsomstandigheden, de aansturing van de pre-configuratie van de apparatuur, de inrichting van de ondersteunende systemen, aansturing van onze vervoerder en inplannen van gekwalificeerde engineers.

De connectivity gegevens verzamelen wij primair via een System Connectivity Checklist (SCC) en zijn cruciaal voor een correcte en efficiënte levering. Bij grotere projecten met meerdere locaties zullen deze gegevens projectmatig met behulp van andere documenten verzameld worden.

Een gekwalificeerde medewerker van ons zal een aantal dagen vóór de levering contact met u opnemen of de aangeleverde informatie volledig is en de benodigde voorbereidingen getroffen zijn. Het niet tijdig aanleveren van de benodigde informatie kan leiden tot vertragingen en eventuele extra kosten.

Voor het uitvoeren van de door u ingekochte dienstverlening is het nodig dat in uw organisatie hiervoor een aantal rollen (verantwoordelijken) benoemd zijn. De contactpersonen hiervoor worden niet alleen tijdens de oplevering betrokken maar kunnen ook gedurende de looptijd van het contract door ons gecontacteerd worden. Het gaat om:

  • IT contactpersoon: Als wij problemen met uw netwerk of internetverbinding constateren, waardoor onze dienstverlening verstoord geraakt is, zullen wij deze persoon contacteren zodat wij samen voor een oplossing kunnen zorgen.
  • Toner stock verantwoordelijke: Met deze persoon maken wij specifieke afspraken over de inrichting van de (centrale) tonervoorraad en -leveringen. Deze persoon krijgt automatische meldingen over geplaatste tonerbestellingen en geplande leveringen ervan. Deze persoon wordt door ons gecontacteerd bij tonervoorraadproblemen.
  • Apparaat-verantwoordelijke: Als onze supportorganisatie een vraag of aanbeveling over een bepaald apparaat heeft, zullen wij contact nemen met de apparaat-verantwoordelijke. Bijvoorbeeld voor meer informatie over een gemeld incident of wanneer wij een communicatieverstoring tussen het apparaat en Canon constateren. Dat laatste heeft gevolgen voor onze dienstverlening omdat het automatisch lezen van tellerstanden, -leveren van toner, -doorgeven van storingen, -up-to-date houden van machinefirmware dan niet functioneert.

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt de door u verstrekte informatie alleen gebruikt voor de configuratie, levering en registratie van uw apparatuur om de door u ingekochte diensten zoals Device Management Service of e-Maintenance, te kunnen leveren.

2. Wat dient u op voorhand voor te bereiden?

Om de implementatie op uw netwerk soepel te laten verlopen, vragen wij u om de nodige voorbereidingen te treffen.

Zorg dat uw IT-beheerder op de hoogte is van de implementatie. Vraag aan uw IT-beheerder de implementatie zoveel mogelijk voor te bereiden en tijdens de implementatie beschikbaar te zijn. Vraag hem ook of de benodigde detailinformatie tijdens de implementatie voorhanden is. Wij zullen tijdig contact opnemen met de IT-beheerder die door u werd aangeduid. Wij zullen hem of haar, indien afgesproken, voorzien van de MAC-adressen van de printers die wij gaan leveren. Zo kan hij of zij de printerstuurprogramma’s alvast configureren en kan uw apparatuur efficiënt worden geïnstalleerd.

Download hier uw printerdriver

Verzamel uw oude toners als er apparaten retour gaan en zet ze alvast bij deze apparaten, zodat de vervoerder ze meteen mee kan nemen.

Wat dient u op voorhand voor te bereiden?

3. Hoe bereid u de locatie van aflevering voor?

  • Op locatie dient vanuit uw organisatie altijd iemand aanwezig te zijn om de apparatuur in ontvangst te kunnen nemen;
  • De vervoerder heeft op laad- en los afstand van het afleveradres, voldoende ruimte nodig om de vrachtwagen te parkeren en te kunnen laden en lossen;
  • De deuropeningen en liftcapaciteit dienen in overeenstemming zijn met de afmetingen en het gewicht van de apparatuur;
  • Zorg ervoor dat de weg naar de beoogde interne locatie vrij van obstakels en veilig is;
  • Aan de voor- en zijkanten van het apparaat dient genoeg vrije ruimte te zijn (minimaal 80cm). Dit geldt ook voor de achterkant als het apparaat niet eenvoudig verplaatst kan worden;
  • Tafelmodellen dienen op tafelhoogte geplaatst te worden, niet op de vloer of een hoge kast;
  • Er dient een wandcontactdoos beschikbaar te zijn binnen 1,5 meter van de locatie van het apparaat (voedingskabel wordt door Canon geleverd);
  • Er dient een aangesloten patchpunt en geschikte netwerkkabel (RJ-45) beschikbaar te zijn (netwerkkabel wordt niet door Canon geleverd).

Indien de locatie niet aan bovenstaande vereisten kan voldoen, of u twijfelt hierover, neem dan contact op met de afdeling Sales Support van Canon via officedesk@canon.nl of 073 – 681 56 06. Wij kunnen dan tegen een geringe vergoeding de locatie bezoeken en vaststellen welke voorbereidingen aan uw en onze kant nodig zijn.

4. Waar gaan wij alvast mee aan de slag?

Ter voorbereiding van de levering en installatie doen wij alvast de volgende activiteiten:

  • Aan de hand van de door u verstrekte IT-gegevens zullen wij uw apparatuur pre-configureren;
  • Als het op voorhand met uw IT-verantwoordelijke afgesproken is, laten wij u weten wanneer en welk MAC-adres / hostnaam etc. aan uw product is toegewezen;
  • Wij configureren uw apparaat voor Device Management Service (DMS) of e-Maintenance;
  • De apparaten worden op basis van diverse kwaliteitscontroles door ons gepreïnstalleerd;
  • Uiteraard nemen wij tijdig contact met u op om de planning met u af te stemmen.

Mogen wij u vragen om eventuele aanpassingen in uw netwerkomgeving, interne verhuizen van apparaten en/of wijzigingen van verantwoordelijken direct aan ons te melden zodat wij daar rekening mee kunnen houden. Alleen op die manier kunnen wij een optimale dienstverlening garanderen.

5. Wat kunt u verwachten op de dag van de levering?

Onze vervoerder zal ter plaatse de overdracht van apparatuur doen met de door u aangewezen bevoegde contactpersoon. Dit houdt het volgende in:

  • Installatie van apparatuur;
  • Maken van testkopieën en -prints;
  • Zorgen voor een korte demo van basisfunctionaliteiten zoals printen, kopiëren, bijvullen van papier en vervangen van verbruiksartikelen;
  • Testen van de netwerkconnectiviteit ten behoeve van printen, scannen, Device Management Service en/of e-Maintenance;
  • Verwijderen en terugnemen van eventuele verpakkingsmaterialen;
  • Meenemen van oude Canon toners, ‘wilt u die alvast klaarleggen?’;
  • Gelijktijdig retour halen van oude apparatuur indien voor deze optie gekozen is.

Voor maatwerk qua installatie, netwerkimplementatie, uitgebreide administrator- en gebruikerstrainingen en/of Projectcoördinatie/-management zijn aanvullende diensten beschikbaar. Indien u deze diensten heeft ingekocht zal er tijdig met u contact worden opgenomen.

Ontdek meer

Heeft u nog vragen? Ons team staat klaar om u te helpen.
Feedback