Voorbereiding, levering & installatie

1. Welke informatie hebben we voor de levering nodig?

Voor een optimale voorbereiding en een soepele levering is het belangrijk dat u ons de benodigde informatie tijdig verstrekt en benodigde voorbereidingen binnen de gevraagde tijdslimieten treft. Dit is van belang voor het inschatten van de complexiteit van de leveringsomstandigheden, de aansturing van de pre-configuratie van de apparatuur, de inrichting van de ondersteunende systemen, aansturing van onze vervoerder en inplannen van gekwalificeerde engineers.

Bij Plug & Play-leveringen maken we vaak gebruik van een pilot. Voor deze pilot zal een apparaat van Canon bij u op locatie naar u wens geconfigureerd worden waarna u de oplossing van Canon binnen een afgesproken periode gaat testen. Denk hierbij aan het gebruik en distributie van de printerdriver en uniFLOW Online SmartClient en de werking van de oplossing in combinatie met de binnen uw organisatie gebruikte applicaties. Na een akkoord op de geboden oplossing zal de blauwdruk van het pilot-apparaat definitief worden en zullen de resterende apparaten op dezelfde wijze worden geconfigureerd.

De unieke connectivity-gegevens per apparaat verzamelen wij in een project via een component-overview-document (COV). Deze apparaat specifieke gegevens zijn cruciaal voor een correcte en efficiënte levering en zullen tijdens de pre-configuratie verwerkt worden.

Een gekwalificeerde medewerker van ons zal vóór de levering contact met u opnemen of de aangeleverde informatie volledig is en de benodigde voorbereidingen getroffen zijn. Het niet tijdig aanleveren van de benodigde informatie kan leiden tot vertragingen en eventuele extra kosten.

Voor het uitvoeren van de door u ingekochte dienstverlening is het nodig dat in uw organisatie hiervoor een aantal rollen (verantwoordelijken) benoemd zijn. De contactpersonen hiervoor worden niet alleen tijdens de oplevering betrokken maar kunnen ook gedurende de looptijd van het contract door ons gecontacteerd worden. Het gaat om:

• IT-contactpersoon: Als wij problemen met uw netwerk of internetverbinding constateren, waardoor onze dienstverlening verstoord geraakt is, zullen wij deze persoon contacteren zodat wij samen voor een oplossing kunnen zorgen. Tijdens de implementatie van de oplossing zal deze persoon voor Canon beschikbaar moeten zijn.
• Locatiebegeleider: Deze persoon is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vervoerder en aanspreekpunt voor de medewerkers op de locatie bij vragen over de nieuwe oplossing van Canon.
• Project-verantwoordelijke: Deze persoon is aanspreekpunt voor de locatiebegeleider en Canon tijdens de implementatie.
• Tonerstock-verantwoordelijke: Met deze persoon maken wij specifieke afspraken over de inrichting van de (centrale) tonervoorraad en -leveringen. Deze persoon krijgt automatische meldingen over geplaatste tonerbestellingen en geplande leveringen ervan. Deze persoon wordt door ons gecontacteerd bij tonervoorraadproblemen.
• Apparaat-verantwoordelijke: Als onze supportorganisatie een vraag of aanbeveling over een bepaald apparaat heeft, zullen wij contact nemen met de apparaat-verantwoordelijke. Bijvoorbeeld voor meer informatie over een gemeld incident of wanneer wij een communicatieverstoring tussen het apparaat en Canon constateren. Dat laatste heeft gevolgen voor onze dienstverlening omdat het automatisch lezen van tellerstanden, -leveren van toner, -doorgeven van storingen, -up-to-date houden van machinefirmware dan niet functioneert.

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt de door u verstrekte informatie alleen gebruikt voor de configuratie, levering en registratie van uw apparatuur om de door u ingekochte diensten zoals Device Management Service of eMaintenance, te kunnen leveren.

3. Hoe bereid u de locatie van aflevering voor?

• Op locatie dient vanuit uw organisatie altijd iemand aanwezig te zijn om de apparatuur in ontvangst te kunnen nemen;
• Uw locatiebegeleider dient op de hoogte te zijn van de nieuwe oplossing van Canon om medewerkers te ondersteunen bij vragen;
• De vervoerder heeft op laad- en los-afstand van het afleveradres, voldoende ruimte nodig om de vrachtwagen te parkeren en te kunnen laden en lossen;
• De deuropeningen en liftcapaciteit dienen in overeenstemming zijn met de afmetingen en het gewicht van de apparatuur;
• Zorg ervoor dat de weg naar de beoogde interne locatie vrij van obstakels en veilig is;
• Aan de voor- en zijkanten van het apparaat dient genoeg vrije ruimte te zijn (minimaal 80cm). Dit geldt ook voor de achterkant als het apparaat niet eenvoudig verplaatst kan worden;
• Tafelmodellen dienen op tafelhoogte geplaatst te worden, niet op de vloer of een hoge kast;
• Er dient een wandcontactdoos beschikbaar te zijn binnen 1,5 meter van de locatie van het apparaat (voedingskabel wordt door Canon geleverd);
• Er dient een aangesloten patchpunt en geschikte netwerkkabel (RJ-45) beschikbaar te zijn (netwerkkabel wordt niet door Canon geleverd).
• De netwerkpoort-configuratie moet zo zijn ingesteld dat het mogelijk is de nieuwe apparatuur te kunnen aansluiten.

Indien de locatie niet aan bovenstaande vereisten kan voldoen, of u twijfelt hierover, neem dan contact op met de afdeling Sales Support van Canon via officedesk@canon.nl of 073 – 681 56 06. Wij kunnen dan tegen een geringe vergoeding de locatie bezoeken en vaststellen welke voorbereidingen aan uw en onze kant nodig zijn.