Een ultieme basis voor document- en werkprocessen

Een ultieme basis voor document- en werkprocessen

Nieuwe technologieën in combinatie met veranderende wensen en vereisten van medewerkers zorgen ervoor dat de manier van werken binnen organisaties verandert. Digitaal is de standaard en mobiel werken is gewoon geworden. Informatie moet snel altijd en overal beschikbaar zijn. Voor de IT-afdeling wordt het steeds belangrijk om snel in te kunnen springen op al deze veranderingen en te zorgen dat de beheerslast niet groter wordt en beveiliging optimaal blijft.

Het Unified Firmware Platform (UFP)

Nieuwe-generatie-printplatform

Het nieuwe, flexibele printplatform van Canon helpt u op weg en sluit optimaal aan op de veranderende manier van werken binnen dynamische werkomgevingen: het is de ultieme basis voor uw document- en werkprocessen. Het nieuwe printplatform biedt de flexibiliteit om aan te blijven sluiten op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van mobiel werken, connectiviteit, systeemintegratie, beveiliging, personalisatie, kostenbeheer en productiviteit.


Altijd up-to-date

Alle modellen uit de nieuwste imageRUNNER ADVANCE-reeks worden automatisch van dezelfde intelligentie voorzien. Dezelfde functies en mogelijkheden zijn daardoor op elk model beschikbaar en toegankelijk via een uniform touchscreen beeldscherm met smartphone-functionaliteit. Nieuwe updates van het platform actualiseren automatisch ook de eerder geplaatste multifunctionele printers uit de nieuwe generatie imageRUNNER ADVANCE-productlijn. Dit biedt organisaties meer consistentie in hun printerpark, zowel in het beheer als in het gebruik en het onderhoud.

Meer tijd voor de business

Top 3 uitdagingen voor organisaties: Kosten (33%), beveiliging (26%) & medewerkersproductiviteit (20%).

IDC, Western European Hardcopy Survey, N= 307, Balancing Print-Related Cost Reduction with Productivity Goals

Het nieuwe platform biedt het antwoord op de uitdagingen waarmee IT-managers te maken hebben. Zij zijn vaak nog teveel bezig met de dagelijkse operatie, waardoor ze hun rol als adviseur voor het management onvoldoende kunnen ontplooien. Om zijn rol als adviseur goed te kunnen vervullen, heeft de IT-manager de tijd en ruimte voor nodig om letterlijk boven de dagelijkse operatie uit te stijgen om te weten wat er speelt en de behoeften van interne klanten te kunnen identificeren. Door de IT-manager te ontlasten als het gaat om beheertaken en hem te helpen processen te standaardiseren, biedt het nieuwe platform hem de mogelijkheid om regelmatig aan tafel te zitten met andere afdelingen om IT-behoeften van de toekomst te identificeren en te verwezenlijken.

Verhoging van medewerkersproductiviteit

Ultiemebasis-productiviteit

Het aantal mobiele werkers stijgt en digitaal is de norm. Daarnaast willen medewerkers steeds meer keuzevrijheid in de manier van werken en de middelen die zij daarbij gebruiken. Het gebruik van o.a. smartphones heeft ertoe geleid dat ze hogere eisen stellen aan gebruiksvriendelijkheid van apparatuur en op zoek gaan naar slimmere werkmethodes.

Canon’s nieuwe printplatform sluit hierop aan door betere connectiemogelijkheden, opties voor mobiel printen en mogelijkheden voor het personaliseren van print- en scanworkflows die passen bij zijn dagelijkse werkzaamheden. De uitgebreide scanopties zorgen ervoor dat de medewerker nog sneller en eenvoudiger documenten kunnen verwerken. Het uniforme touchscreen op de MFP’s biedt daarbij een intuïtieve, smartphone-achtige bediening. Deze opties zorgen ervoor dat de medewerker prettiger en effectiever kan werken op de manier die hij of zij wil. Dit alles komt de medewerkersproductiviteit ten goede. Het Canon-printplatform biedt een consistent, gebruiksvriendelijk en efficiënt werkproces, ongeacht locatie of device, waardoor de productiviteit sterk wordt verhoogd.

Verhoging van medewerkersproductiviteit

Workflowoptimalisatie

In 2018 zal 30% van de organisaties de focus verleggen van een strategie voor mobiel naar een bredere aanpak voor workflowoptimalisatie.

IDC FutureScape: Worldwide Mobility 2016 Predictions

Opties voor meer productiviteit

  • Uitgebreide connectiemogelijkheden
    Netwerkconnectie via kabel, Wi-Fi, Direct Connection (hotspot), NFC, QR code en bluetooth. Dit is ook uit te schakelen door IT-beheer.
  • Mobiel printen en scannen
    Diverse mogelijkheden voor mobiel printen en scannen zoals Apple AirPrint, Mopria voor Android-gebruikers, Canon Business Print en Google Cloud Print zijn standaard beschikbaar.
  • Logische en intuïtieve bediening
    Het uniforme scherm is zoals die van een smartphone te bedienen en kan gepersonaliseerd worden of dezelfde vorm en functies krijgen als de voorgaande iR-ADV-serie voor een eenduidige bediening.
  • Personalisatie en individuele werkwijzen
    Gebruikers kunnen met de Universal Login Manager (ULM) hun eigen workflows creëren waarbij het scherm, de instellingen en functies naar hun persoonlijke voorkeur ingesteld kunnen worden. De IT-manager kan te allen tijden inloggen of de mogelijkheden uitschakelen.
  • Synchronisatie van de persoonlijke instellingen
    De voorkeursinstellingen die een medewerker heeft aangepast kunnen naar tien machines in het printerpark gesynchroniseerd worden.
  • Effectieve scanmogelijkheden
    Eenvoudiger scannen door functies als blanco pagina’s overslaan, multi-sheet-detectie, paginaoriëntatie en Scan to Word. Documenten kunnen gedigitaliseerd worden met conversie naar OOXML-formaten, maar ook scannen naar PowerPoint en Word.
  • Direct paraat voor de gebruiker
    Een ingebouwde Motion Sensor reageert op benadering door de gebruiker, waarbij de machine automatisch uit slaapstand gehaald wordt en de gebruiker direct aan de slag kan.
  • Naderhand nieten
    Indien bij het geven van de printopdracht het nieten vergeten is, kan de medewerker na het printen alsnog aan de printer het document nieten.

Beheer en integratie

Ultiemebasis-beheer&integratie

In een snel digitaliserende wereld wordt de rol van IT steeds bepalender voor de business. Kwalitatief onderzoek onder IT-managers uit verschillende sectoren wijst uit dat IT-management steeds meer een adviserende rol als sparringpartner voor de business krijgt. Om deze rol te vervullen is het essentieel om minder tijd aan beheertaken kwijt te zijn en de dagelijkse operatie te kunnen ontstijgen.

Goede integratie in de IT-omgeving begint met een consistentie basis om zo de beheerinspanningen (voor het printerpark) te minimaliseren. Bij het nieuwe Canon-printplatform zijn alle softwarefunctionaliteiten gekoppeld aan één integraal platform waardoor optimalisatie en aanpassingen van de nieuwe apparatuur zowel per cluster als per MFP mogelijk is. Nieuwe functies zijn dus niet langer afhankelijk van nieuwe hardware en kunnen, evenals het doorvoeren van verbeteringen of bugfixes, remote worden aangebracht. Om uw IT-afdeling hierbij te ondersteunen zijn er specifieke Canon-services beschikbaar. De integratie met uw systeemomgeving en de ondersteuning van actuele IT-standaards, Cloudtoepassingen en mobiele apparatuur zijn volledig gericht op minder belasting van de IT-afdeling en meer productiviteit van tevreden eindgebruikers.

Beheer en integratie

IT-support voor het printerpark

Voor organisaties met 750 medewerkers is voor het printerpark gemiddeld 3.700 uur aan IT-support per jaar nodig.

A CXO's guide to MPS, Photizo Group










Opties voor verbeterd beheer en integratie

  • Effectief beheer
    Eén platform voor het totale Canon imageRUNNER ADVANCE product portfolio vermindert de beheerskosten en de benodigde IT-capaciteit.
  • Snelle device optimalisatie
    Ondersteuning, assistentie en service op afstand (remote) om eindgebruikers sneller te helpen en IT’er minder te belasten.
  • Accurate doorbelasting
    Automatische tellerstanden uploaden naar het facturerings-en het rapportagesysteem van Canon voor nauwkeurige facturatie met minimale administratieve beheerlast.
  • Proactieve support
    Pro-active alerts vanuit een geautomatiseerd diagnostisch systeem zorgt voor tijdige informatie over het technisch functioneren en de potentiële storingen van de Canon-apparatuur om tijdig maatregelen te kunnen nemen om escalaties en uitval te voorkomen.
  • Proactief beheer verbruiksmaterialen
    Proactief en geautomatiseerd beheer van toners en voorkomt verspilling van overtollige of onbekende voorraden, terwijl er per MFP steeds voldoende verbruiksmaterialen aanwezig zijn voor de reguliere hoeveelheid printwerk.
  • Arbeidsbesparend operationeel beheer
    Een fleet operator kan eenvoudig de status van de MFP’s en verbruiksmaterialen controleren en adresboeken en printdrivers beheren. Daarnaast kunnen ook firmware, systeemconfiguraties en applicaties via het netwerk bijgewerkt worden, ook over internationale grenzen heen.
  • Geplande updates doorvoeren
    Het Content Delivery System (CDS) maakt het mogelijk om op afstand MEAP-applicaties, firmware-installaties en updates te doen. Hierdoor kunt u een update in de servicemodus van de multifunctionele printer agenderen zodat u gebruikers tijdig op te hoogte kunt stellen en eenduidigheid in de functionaliteit van uw Canon-MFP’s gewaarborgd blijft.
  • Import/Export van instellingen
    Import/export van instellingen biedt een snellere configuratie van nieuwe of vervangende machines en zorgt voor een eenvoudige back-up en/of herstel van de instellingen.
  • Serverloze toegangsbewaking en rapportage
    Met de Canon Universal Login Manager (ULM) software beschikt u over rapportagemogelijkheden en toegangsbewaking zonder dat er een server nodig is. De ULM geeft u inzicht in het gebruik en de kosten per medewerker plus de mogelijkheid om op gebruikersniveau beperkingen in te stellen voor een betere beveiliging en kostenbewaking.

Documentbeveiliging

Ultiemebasis-documentbeveiliging

De overstap op Het Nieuwe Werken - via de Cloud, op eigen devices en vanaf allerlei locaties - maakt dat documentbeveiliging hoog op de agenda staat bij bedrijven en instellingen. Daarnaast draagt de noodzaak om concurrentiegevoelige informatie te beschermen en een betrouwbare reputatie naar klanten te behouden ook sterk bij aan het belang van documentbeveiliging. Voor IT-managers is het voorkomen van datalekken dan ook een van de grootste prioriteiten.

Multifunctionele printers (MFP’s) zijn eigenlijk servers, met een besturingssysteem, harde schijven en netwerkverbindingen. Zij verzenden en ontvangen e-mail, hebben toegang tot gedeelde bestanden en bevatten enorme hoeveelheden informatie. Met de apparatuur en de toepassingen van het nieuwe printplatform kunnen documenten van creatie tot de uiteindelijke output optimaal beschermd worden.

Documentbeveiliging

Onbeveiligd printen

70% van de organisaties geeft aan te maken hebben gehad met 1 of meer incidenten van gegevensschending door onbeveiligd printen.

Quocirca

Opties voor documentbeveiliging

  • Consistent beveiligingsbeleid
    Met de nieuwe Security Policies kan een lokale IT-beheerder alleen aanpassingen doen binnen door het algemeen IT-management vastgestelde instellingen. Dit zorgt ervoor dat een centraal bepaald beveiligingsbeleid effectief uitgevoerd en onderhouden kan worden.
  • Print- en informatiebeveiliging
    Met de Universal Login Manager (ULM) kunt u zowel het gebruik en als de gebruikers van de MFP’s eenvoudig reguleren en registreren. ULM is een authenticatiemethode met beheer-, controle- en accountingfuncties voor de IT-manager. Gebruiksrechten zijn zowel op afdelingsniveau als per gebruiker toe te kennen.
  • Printen onder toezicht
    Met ForcedHoldPrint worden printopdrachten, ongeacht de instellingen van het printerstuurprogramma, vastgehouden en pas vrijgegeven nadat de gebruiker zich bij de machine bekend heeft gemaakt.
  • Consistentie en integriteit
    In een collectief back-up bestand kunnen de belangrijkste instellingen opgeslagen en teruggehaald worden. Dit maakt snel herstel en eenvoudig kopiëren van deze instellingen naar andere machines mogelijk. Zo blijft uw beveiligingsbeleid consistent en wordt verlies van informatie voorkomen.
  • Bescherming data op HDD
    Encryptie van data op de harde schijf standaard als tool geleverd. Zo worden de gegevens op de harde schijf goed beschermd op basis van de FIPS 140-2 normen. Daarnaast kunnen met de harddisk format tool alle data op de harde schijf worden gewist.

Kostenbeheer

Ultiemebasis-kostenbeheer

Uit onderzoek blijkt dat organisatiekosten, beveiliging en medewerkersproductiviteit de top 3 uitdagingen van vandaag zijn. De toenemende druk op organisaties, door economische, technologische en politieke ontwikkelingen, dwingt overal tot hogere prestaties tegen lagere kosten.

Kosten reduceren gaat verder dan het aanschaffen van goedkopere middelen om documenten mee te produceren. Om op de langere termijn kosten te kunnen besparen, is het essentieel het totaal inzichtelijk te krijgen dat uw organisatie aan mensen, middelen en tijd spendeert bij het verwerken van documenten. Door processen rondom de documentstromen te automatiseren, kunt u meer rendement uit de dagelijkse operatie halen dan alleen lagere kosten voor apparatuur en verbruiksmaterialen. Met goede digitalisering kunt u op de kosten van uw papieren en digitale documentstromen besparen, terwijl ook de kosten voor IT-support en -infrastructuur lager worden. Het printplatform van imageRUNNER ADVANCE biedt daarbij één basis voor het managen van kosten.

Kostenbeheer

Het gemiddelde bedrag dat per jaar per werknemer wordt besteed aan documentgerelateerde acitiviteiten is €10.800, -

ALL Associates Group, Inc. Enterprise Document Assessment Methodology (EDAM) white paper, 2013

Opties voor het managen van kosten

  • Inzicht in de kosten
    De Universal Login Manager (ULM) is een authenticatiemethode met functies als beheer, controle en accounting. Hierdoor zijn zowel het verbruik per MFP als per gebruikerstype inzichtelijk. Specifieke printopdrachten, zoals kleur of grote aantallen, kunt u toekennen aan gebruikersgroepen en naar de meest rendabele afdrukapparatuur leiden.
  • Minder materiaalverspilling
    Printopdrachten worden pas vrijgegeven na inloggen op de machine door de gebruiker. Dit voorkomt stapels weggegooid papier en bespaart verbruiksmaterialen doordat gebruikers bij de MFP nog printopdrachten kunnen verwijderen als ze zich bedenken of onvolkomenheden zien.
  • Tijdbesparend digitaliseren
    De verbeterde scanmogelijkheden zorgen, met blanco pagina’s overslaan, multi-sheet-detectie, paginaoriëntatie en scan to Word, voor minder tijdverspilling en nabewerkingstijd bij het digitaliseren van papieren informatie. Documenten kunnen gedigitaliseerd worden met conversie naar OOXML-formaten, maar ook scannen naar PowerPoint- en Word-documenten.
  • Kostenbesparend en duurzaam nieten
    Losse nietmachines met specifieke nietjes zijn meer nodig en de gebruiker kan het document direct bij de machine gereed maken. Met Eco-Stapling kunt u afdrukken zelfs aan elkaar hechten zonder het gebruik van nietjes. Deze functie maakt gebruik van een compressietechniek waarbij er geen extra fixeermaterialen, zoals nietjes of lijm nodig zijn.

Duurzaamheid

Ultiemebasis-duurzaamheid

Duurzame documentverwerking sluit nauw aan bij de grotere maatschappelijke beweging naar duurzaamheid - met een scala aan initiatieven, van duurzaam ondernemen en duurzaam inkopen tot de grootschalige energietransitie van Nederland. Zo wordt in samenwerking gestreefd naar ontwikkeling van de circulaire economie. Klimaatneutraal printen en het terugdringen van verspilling en milieu-impact behoren standaard tot de doelstellingen van toekomstgerichte bedrijven en instellingen.

Onder duurzaamheid verstaat Canon het minimaliseren van de impact op het milieu vanaf de ontwerpfase. Hierdoor kan in de productiefase, de gebruiksfase en de recyclefase een zo klein mogelijke ecologische voetafdruk gerealiseerd worden. Dit geldt voor beperking van gebruikte grondstoffen tijdens de productie, lichtere en compactere producten en lage CO2-uitstoot, onder andere door het gebruik van gerecyclede en bioplastics. De nieuwe generatie imageRUNNER ADVANCE is daarbij ontwikkeld voor een zo laag mogelijk energieverbruik en geluidsniveau. Bij het ontwerp en de gebruikte materialen is rekening gehouden met hergebruik of recycling na de gebruiksfase.

Duurzaamheid

Schaarste

Schaarste van grondstoffen en klimaatveranderingen zijn twee van de top drie uitdagingen voor de maatschappij volgens millenials.

International Business Report 2014, Grant Thornton

Opties voor duurzame documentverwerking

  • Bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen
    Tijdens het productieproces wordt gelet op het beperken van de hoeveelheid grondstoffen door producten lichter en compacter te maken, evenals hergebruik en optimalisatie van parts (long life parts). Na het gebruik is de machine ook uitermate geschikt voor hergebruik of recycling.
  • Klimaatneutraal printen
    Bij de optie voor klimaatneutraal printen, analyseren wij de CO2-uitstoot van uw printerpark en volgt een advies hoe de CO2-voetafdruk kan worden verbeterd. De resterende CO2-uitstoot wordt gecompenseerd door financiële bijdrage aan een Gold Standard klimaatbeschermingsproject.
  • Minder verspilling in gebruik
    Door standaard instellingen als dubbelzijdig printen, printvoorbeelden en ForcedHoldPrint-functie wordt verspilling van papier en verbruiksmaterialen tegengaan.
  • Laag energieverbruik
    De apparatuur heeft een laag energieverbruik in de opstartfase en stand-by stand door de optimalisatie van de fixeertechnologie en de speciale toner met een laag smeltpunt, resulterend in lage TEC-waardes. Het zeer lage verbruik in slaapstand verlaagt de energieconsumptie van uw printerpark.
  • Minder uitstoot van koolstofdioxide
    De toepassing van recycled en bio-plastics en een ontwerp-, productie-, én logistiek proces gericht op de reductie van de impact op het milieu minimaliseert Canon op integrale wijze de uitstoot van CO2.
  • Nietloos-nieten (Eco-Stapling)
    Het nietloos nieten, maakt gebruik van een compressietechniek waarbij er geen extra fixeermaterialen, zoals nietjes of lijm nodig zijn.