Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: dingen anders aanpakken

De uitdaging

DWF LLP is één van de succesverhalen van de Britse juridische sector. Het bedrijf groeide snel uit van een kantoor met 4 medewerkers tot een firma met een personeelsbestand van meer dan 2.300 medewerkers in 13 internationale vestigingen. Het bedrijf wil op dit succes voortbouwen door in de juridische rangen op te klimmen tot de top 15 - een doelstelling die veel meer behelst dan alleen maar het neerzetten van financiële prestaties.

Voor Andrew Leaitherland, Managing Partner en CEO, geldt: "Onze grote kans is om het anders aan te pakken." Deze filosofie communiceert drie strategische doelstellingen van het kantoor: een betere klantenservice leveren, winstgevender te werk gaan en een omgeving bieden die de beste medewerkers aantrekt en hen in staat stelt hun mogelijkheden optimaal te benutten. In een sector die door papierintensieve processen wordt gedomineerd, is de digitale archivering van print en informatie van cruciaal belang om deze doelstellingen te verwezenlijken.

"In de sector overheersen nog altijd de traditionele werkwijzen", meldt Janice Moores, manager Service Delivery and Procurement bij DWF. "Ons meester te maken van de tijdrovende en arbeidsintensieve processen binnen de juridische wereld geeft ons een flinke voorsprong op de concurrentie." DWF besloot daarom de kernactiviteiten te digitaliseren en voor een flexibelere werkomgeving te zorgen. Vanuit praktisch oogpunt moest het bedrijf een weg zien te vinden in de kosten en complexiteit van het produceren van zo'n 57 miljoen geprinte pagina's per jaar. Bovendien moest het bedrijf voldoen aan de strenge wettelijke eisen ten aanzien van de bescherming van gevoelige cliëntgegevens.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon nam de tijd om inzicht te krijgen in de unieke behoeften en visie van onze organisatie. Met de hulp van Canon's consultatieve benadering identificeerden we terreinen waar we met gebruik van technologie slimmer konden werken."

De oplossing van Canon

In nauwe samenwerking met DWF bedacht en implementeerde Canon een nieuwe documentstrategie en vernieuwde het de printinfrastructuur binnen het hele bedrijf. Canon introduceerde mobiele toegang tot documenten, mobiel printen en een digitale postkamer waar alle documenten automatisch worden gescand en rechtstreeks in de mailbox van de ontvanger als e-mail worden afgeleverd. De documentoplossing is ontworpen om de medewerkers flexibel te laten werken, of ze nu op reis zijn of op een flexplek in een ander kantoor werken, en omvatte tevens een beveiligd systeem voor identificatie en vrijgeven van printopdrachten om de vertrouwelijkheid van informatie te garanderen.

"Canon daagde ons uit om verder te kijken dan de typische begrenzingen van de sector waarin wij actief zijn en stelde lastige vragen over wat we als bedrijf willen bereiken. Samen zijn we in staat geweest om dingen te doen die geen ander advocatenkantoor heeft weten te bereiken."

Voordelen

Misschien wel de grootste impact van de digitale transformatie van het bedrijf werd ervaren door de medewerkers van DWF. Zij beschikken nu over de juiste tools om efficiënt te werken, waar ze zich ook bevinden. Dit onderscheidt het bedrijf van concurrenten wat betreft klantenservice, zoals Moores uitlegt: "Door onze gebruikers overal toegang te geven tot essentiële gegevens en bedrijfsprocessen stimuleren we efficiëntie en de bereidheid om meer te doen voor onze cliënten."

Dichter bij huis is de kantoorruimte van DWF nu een omgeving die meer op samenwerken is afgestemd, doordat met de nieuwe printinfrastructuur cliënten extern kunnen werken en op DWF-kantoren kunnen printen. Moores: "Het feit dat onze cliënten naar een van onze kantoren kunnen komen en daar werken alsof het hun eigen kantoor is, is iets wat bijna geen enkel ander advocatenkantoor kan bieden."

Net zo indrukwekkend zijn de voordelen van Canon's digitale postkamer-oplossing. Naast bevordering van naadloze informatie-uitwisseling binnen het hele bedrijf verwacht DWF dat de oplossing binnen twee jaar renderend zal zijn en daarna een blijvende kostenbesparing tot £ 1 mln per jaar zal opleveren.

Doordat documenten digitaal worden opgeslagen, met back-ups en beveiliging, is ook de manier waarop mensen zoeken en informatie archiveren volledig getransformeerd. Medewerkers kunnen nu sneller en efficiënter werken en de verminderde behoefte aan papieren documenten heeft geleid tot grote besparingen in gebruik van kantoorruimte, waarbij de kosten van fysieke opslag met meer dan 50% zijn gedaald.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Innovatie moet echter niet ten koste van beveiliging gaan en het volledige oplossingenpakket is dan ook gecertificeerd volgens de strengste internationale normen op het gebied van informatiebeveiligingsbeheer, ISO 27001. Door ondersteuning voor het bijhouden van en rapporteren over milieudoelstellingen, heeft dit zelfs geholpen om de CO2-uitstoot van DWF te verminderen en de ISO 14001-accreditatie van het bedrijf te verzekeren.

De aanpak is duidelijk: in 2014 noemde de Financial Times de firma een van de innovatiefste van Europa. Moores besluit:

"Elke beslissing en oplossing heeft ons geholpen om de service die wij onze cliënten bieden en de manier waarop onze medewerkers werken te verbeteren en om een werkomgeving te bieden die het beste talent aantrekt. Canon heeft ons geholpen om onze 13 kantoren tot één naadloos functionerende kantooromgeving te maken. We kunnen ons concentreren op het aanbieden van de best mogelijke juridische ondersteuning in het vertrouwen dat onze onze bedrijfsprocessen in handen van experts zijn."

Meer informatie

Neem contact op

Ontdek hoe Canon u kan helpen uw bedrijf te transformeren

Meer informatie