Belangrijke overwegingen bij het investeren in web-to-print

Canon EXPO 2015

Web-to-print (W2P) is momenteel een veelbesproken onderwerp in de printbranche en met een goede reden. Zowel consumenten als mensen uit het bedrijfsleven verwachten alles online te kunnen doen, Print Service Providers vormen daarop geen uitzondering.

De vraag naar W2P-diensten is met meer dan 50% toegenomen sinds 20121. Een groei die voortvloeit uit de reeks voordelen die deze opdrachtgevers bieden, van een vereenvoudigd inkoopproces, snellere doorlooptijden en kortere runs tot kostentransparantie en een betere controle over de merkcommunicatie.

De implementatie van W2P-systemen door PSP's is echter allesbehalve grootschalig of naadloos. Uit onderzoek uit 2014 blijkt dat slechts een derde van de ondervraagde PSP's een W2P-dienst biedt2. Wat houdt PSP's nu eigenlijk tegen?

De trage invoering kan worden toegeschreven aan een aantal factoren. Naar Canons ervaring twijfelen veel PSP's over hoe zij de W2P-markt moeten betreden, weten zij zelfs niet zeker of het wel goed is voor hun bedrijf, of raken zij gedesillusioneerd nadat ze over de eerste hindernis zijn gestruikeld bij het implementeren van de oplossing.

Gelukkig kunnen deze problemen en uitdagingen worden overwonnen (of voorkomen) door enkele belangrijke punten aan te pakken:

Zorg dat u een doel dient

In de allereerste plaats is een W2P-systeem veel meer dan een 'leuke' front-end voor de verkoop- en marketingactiviteiten van PSP's. Het zou een probleem voor een klant moeten oplossen en/of de bedrijfsvoering op een of andere manier moeten ondersteunen. Een PSP kan bepalen of een W2P-dienst geschikt is voor het bedrijf door de klantenbasis te analyseren om vast te stellen of er een bedrijf is dat baat zou hebben bij een gecentraliseerd punt voor printproductie. Misschien een organisatie met een franchisestructuur, zoals een internationale autofabrikant, die een consistente huisstijl vereist voor al het printwerk voor lokale dealers. Of, in het geval van centrale repro's, een interne afdeling die te maken heeft met hoge printkosten vanwege outsourcing.

Klantrelatie

De implementatie van een W2P-oplossing is een iteratief proces, dus is het interessant om te werken met een klant (of afdeling) waarmee u al een sterke werkrelatie hebt. Een collectieve dynamiek zorgt voor een beter wederzijds begrip van de uitdagingen waarmee u tijdens de invoeringsfase te maken kunt krijgen. PSP's kunnen nauw samenwerken met de klant om meer duidelijkheid te krijgen over de eisen van een W2P-portal en onmiddellijk bepaalde kwesties aanpakken die een knelpunt kunnen worden in de toekomst. Gewoonlijk omvat dit branding, productselectie, gebruikerstoegang, facturering en betaling en digitale middelen (zoals afbeeldingen en logo). Dit kan echter via een eenvoudig formulier of overzichtelijke controlelijst worden opgelost.

Duidelijk bedrijfsplan

PSP's kunnen niet zomaar kiezen voor een aanpak van 'bouwen maar, dan komt de klant vanzelf wel'. Ze moeten een bedrijfsplan ontwikkelen dat precies beschrijft hoe ze het initiatief gaan lanceren en promoten om een vlotte uitvoering te waarborgen. Dit omvat onder meer een toegewezen deel van het marketingbudget, een interne sponsor op technisch niveau om het potentieel van het systeem optimaal te benutten en een sponsor op managementniveau om het commercieel te bevorderen. Daarnaast is ook een moderne webinterface die is afgestemd op andere e-commerceplatforms nodig, en een getraind verkoopteam dat volledig begrijpt hoe W2P werkt en dat over de functionaliteit beschikt om projecten bij potentiële klanten te simuleren.

Gebruikerservaring en -voordeel

De client-side van de portal moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. Opdrachtgevers, zoals alle online gebruikers, willen een ervaring die vertrouwd en intuïtief is, een minimaal aantal klikken vereist en toegankelijk is via mobiele apparaten. PSP's moeten overwegen tijd te investeren in de opleiding van hun klanten, in het gebruik van de software om de competentie te vergroten, en zich richten op producten en diensten met een hoge bestelfrequentie in de vroege stadia van de invoering, zodat de klant/afdeling de oplossing kan uitproberen. Op deze manier kan de klant echt zien wat de voordelen van de oplossing zijn en waarom deze veel beter is dan gewoon een PDF-bestand per e-mail naar een grafisch bedrijf of centrale repro te sturen.

Workflowautomatisering en investeringsrendement (ROI)

Het is belangrijk om de back-end van het systeem niet te vergeten. Hier is workflowautomatisering van cruciaal belang bij het bevorderen van de productiviteit door het proces te versnellen en de kans op menselijke fouten in te perken. Pre-flightbestanden kunnen stroomopwaarts in het W2P-systeem worden beheerd om de efficiëntie van de productie te bevorderen, zowel voor het grafische bedrijf/centrale repro als voor de klant/afdeling. Het systeem biedt ook een niveau van analyse en beheer, waaronder integratie met MIS (Management Information System) voor facturering en cashflowoptimalisatie, pro-actief accountbeheer en, voor PSP's, naleving van SLA's die kunnen worden bekeken door henzelf en hun klanten. PSP's kunnen daarnaast gebruikmaken van de gegevens die worden gegenereerd om kansen en trends te identificeren via gap-analyse door klanten/afdelingen met elkaar te vergelijken om te zien welke toepassingen het meest populair zijn en welke nadere aandacht behoeven.

Het leggen van de fundamenten

Door een goede aanpak van de basis kan een PSP de fundering leggen voor een meer geavanceerd systeem in de toekomst dat complexere opdrachten (zoals variabele gegevens) en zelfs niet-printitems kan verwerken. Bovendien moet een PSP, zodra deze een succesvolle formule voor een werkende W2P-portal heeft gevonden, deze formule als een blauwdruk gebruiken voor de ontwikkeling van toekomstige systemen voor andere klanten of afdelingen, waardoor ze tijd en kosten besparen en het proces niet steeds opnieuw hoeven uit te vinden.

Deze overwegingen zouden PSP's de best mogelijke kans moeten bieden om hun investeringen te maximaliseren en het enorme zakelijke potentieel van web-to-print te ontgrendelen. Als u meer wilt weten over Canons Essential Business Builder-programma en de plaatselijke workshops over web-to-print, raadpleegt u www.canon.nl/ebbp voor meer informatie en de voordelen van W2P.



1 Canon, Insight Report: Building your future with print, 2014

2 Canon, Insight Report: Building your future with print, 2014

Ontvang uw eigen exemplaar!

Vraag direct uw eigen exemplaar aan!