Ecommerce: de voordelen van volledige workflowoptimalisering

Ondanks dat een e-commerce-portal een effectief platform kan zijn voor onlineverkoop en marketing, is een vastberaden en holistische aanpak essentieel om dit winstgevend en effectief te laten zijn, omdat de resultaten ervan zwaar leunen op hoe alles binnen het bedrijfsmodel en de productieworkflow van een Print Service Provider past.

Vaak worden web-to-printoplossingen meer aangekocht als erkenning van de ecommerce-trend en beschouwd als 'handig om te hebben', in plaats van een bewuste strategische investering om het bedrijf te laten groeien. En voor veel Print Service Providers is het juist dit uitgangspunt dat uiteindelijk van invloed is op de prestaties van de oplossing en wat het rendement in de weg staat.

In feite zijn er twee uitgangspunten voor elke web-to-printoplossing: het portaal waarmee het werk wordt binnengehaald en de proces waarmee het werk efficiënt en op tijd wordt geproduceerd. Dus hoewel een goed ontworpen portaal belangrijk is om orders binnen te halen, is het net zo belangrijk dat alles in het achterliggende proces is toegespitst op het zo snel en efficiënt mogelijk verwerken van deze orders.

Het belang van de volledige workflow

Een web-to-printfunctie die alleen wordt ingezet als onlinewinkel zonder rekening te houden met hoe dit doorfiltert in de orderverwerking en het productieproces, is een uitstekende manier om nieuwe orders binnen te slepen, maar kan uiteindelijk contraproductief werken.

Als geen rekening wordt gehouden met de volledige workflow, bestaat er een grotere kans op knelpunten (zoals het laat reageren op of zelfs volledig negeren van orders), stijgende overheadkosten (drukwerk opnieuw uitvoeren of klanten terugbetalen) en gemiste bedrijfskansen (het binnenhalen of behouden van klanten). Dit is met name relevant voor de moderne markt, waar inkopers van print- en drukwerk in kleine oplages willen dat er direct en sneller wordt geleverd.

Hiervoor is automatisering van de workflow en de juiste softwareoplossing van essentieel belang.

Traditioneel worden printorders van de klant handmatig vastgelegd in Excel®-spreadsheets of zelfs op papier, voordat ze in productie worden genomen. Het is daarom uit gewoonte dat Print Service Providers deze methoden blijven toepassen op printorders die via een ecommerce-portal worden ontvangen. Maar deze 'handmatig ingevoerde' productieprocessen zijn soms bewerkelijk en gevoelig voor menselijke fouten. Deze processen sluiten niet meer aan op de moderne 'klik en koop'-cultuur en dreigen de mogelijkheden van een Print Service Provider om te kunnen voldoen aan krappe deadlines, waarmee de relatie met de klant en uiteindelijk hun reputatie en bedrijfsbelangen onder druk komen te staan.

De workflow optimaliseren

Optimalisatie van het verwerkingsstadium (alsmede de volledige workflow) is essentieel. Gelukkig bestaan er softwarepakketten die zowel web-to-printmogelijkheden als de mogelijkheid tot het automatiseren van de volledige workflow bieden. Met een aantal van deze pakketten (maar niet allemaal) kan het productieproces aan elkaar worden gekoppeld: van orderverwerving en beheer, tot aan productie en fulfillment.

De orderdetails van klanten (zoals naam, type order, pre-flightinformatie, kosten, enz.) kunnen worden ingevoerd en verwerkt zonder tussenkomst van mensen, zodat alle processen tussen het begin (taakindiening) en het einde (levering) soepel verlopen.

Zodra het productieproces optimaal verloopt, kan het systeem nog verder worden ontwikkeld met de toevoeging van niet-gedrukte items, zodat er een virtuele marketingafdeling ontstaat, waarbij de grondslag wordt gelegd voor de transformatie van Print Service Providers in een Marketing Service Provider.

Aanpassing aan de digitale wereld lijkt wellicht ontmoedigend en gecompliceerd, maar door de meer uitdagende elementen van printproductie aan te pakken met web-to-printsoftware die aansluit op de behoeften van Print Service Providers, kan naar de toekomst worden gekeken met bedrijfskansen die passen binnen de spannende ecommerce-wereld.

Ontvang uw eigen exemplaar!

Vraag direct uw eigen exemplaar aan!