Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds City Council: de beste worden, met minder

De uitdaging

Als de op één na grootste Britse gemeentelijke overheid achter Londen biedt Leeds cruciale diensten aan 700.000 burgers. En zij wil graag de beste zijn, zowel met de kwaliteit van de diensten die zij verleent als in de manier waarop deze worden geleverd. In een tijdperk van versobering en bezuinigingen op de overheidsuitgaven is dat een uitdaging.

Naast het verbeteren van de productiviteit en het verminderen van printkosten en verspilling moest de gemeente de manier waarop mensen toegang tot openbare diensten hebben veranderen. Helena Phillips, Chief Officer van Shared Services: "Steeds meer communicatie vindt via digitale kanalen plaats, zodat wij worden geconfronteerd met de uitdaging om de diensten die wij aanbieden binnen krimpende budgetten verder te ontwikkelen."

"Het was onze prioriteit om een slimme printoplossing te implementeren die de gemeente tijd en geld bespaarde."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Bij het aanwijzen van gebieden van inefficiëntie was de printservice van de gemeente een logische kandidaat. Printen is voor haar 12.500 medewerkers een belangrijke IT-functie, maar de vele netwerk- en stand-alone systemen waren moeilijk te beheren en te onderhouden. Manager Managed Print Services Kirsty McCarthy herinnert zich dat haar team dagelijks veel tijd kwijt was aan storingen en pogingen om de overlast hiervan te beperken. "Het was onze prioriteit om een slimme oplossing te implementeren die de gemeente tijd en geld bespaarde."

De oplossing van Canon

In nauwe samenwerking met de gemeente ontwikkelde Canon een organisatiebrede printoplossing genaamd PrintSmart. Deze bestaat uit 850 geavanceerde zwart-wit- en kleurenmultifunctionals (MFP's) en een geïntegreerde faxserveroplossing onder één beheersysteem.

"Canon nam direct de rol op zich van strategische partner in plaats van die van leverancier."

Om de gemeente te helpen PrintSmart binnen slechts zes maanden te introduceren, kwam Canon met online- en videomateriaal, samen met een trainingsprogramma voor het opleiden van 'super users' die hun collega's het gebruik van het verbeterde systeem konden demonstreren. Manager Service & Infrastructure Andrew Byrom vertelt: "Canon nam de rol van strategische partner op zich in plaats van die van leverancier. Teamleden waren volledig toegewijd en zetten zich elke dag voor honderdtwintig procent in, vooral tijdens de uitdagende overgangsfase. De technologie was zo goed en eenvoudig te gebruiken, dat deze door iedereen werd omarmd."

Voordelen

PrintSmart had direct een gunstige financiële impact. In het eerste jaar bespaarde de gemeente ongeveer 30% van de waarde van het vorige contract en tot op heden is er voor meer dan £ 400.000 bespaard. Door het printerpark te vervangen door minder, maar rendabeler multifunctionals werd het aantal printsystemen met 39% omlaag gebracht, resulterend in een 25% afname van het aantal afdrukken in het eerste jaar. De besparingen voor het milieu waren even indrukwekkend. Met een geschatte besparing van 1.007.318 kg aan broeikasgassen en 18.139 bomen in de eerste 12 maanden is Leeds goed op weg haar CO2-uitstoot te verminderen.

"Het is een enorme verbetering. Kleine veranderingen zoals de zichtbaarheid van printwachtrijen en individuele toegang met een pincode zorgen ervoor dat documenten niet kwijtraken en besparen tijd."

Tevens is er een enorme toename in productiviteit - in de woorden van Jo Miklo, Head of Business Administration: "Het is een enorme verbetering. Kleine veranderingen zoals de zichtbaarheid van printwachtrijen en individuele toegang met een pincode zorgen ervoor dat documenten niet kwijtraken en besparen tijd bij het ophalen. De eenvoudige scanfunctionaliteit stelt ons tevens in staat om sneller te reageren op verzoeken van burgers." Uitvaltijd is vrijwel geëlimineerd en voor Andrew Byrom is het duidelijkste teken van succes dat hij in maanden geen klachten heeft ontvangen.

Er zijn ook belangrijke verbeteringen in de beveiliging van gegevens. De geavanceerde faxoplossing bijvoorbeeld, die wordt gebruikt voor het uitwisselen van informatie tussen ziekenhuizen en scholen, garandeert dat gevoelige informatie vertrouwelijk wordt verwerkt. Ook nieuwe maatregelen zoals individuele pincodes en het automatisch verwijderen van printopdrachten na 24 uur hebben tot aanzienlijke verbeteringen op dit gebied geleid.

Een digitale gemeente

Met hulp van Canon wil Andrew Byrom de hoeveelheid prints met nog eens vijf procent per jaar verminderen. Door gebruik te maken van de gespecificeerde gegevensrapporten van het systeem, kan zijn team zich richten op afdelingen met duur printgedrag en medewerkers leren om minder onnodig te printen. Het doel is ervoor te zorgen dat de nieuwe printinfrastructuur langdurig rendement oplevert, zodat de gemeente zich kan richten op andere gebieden waar verbetering en besparing mogelijk zijn.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Door anders te gaan nadenken over de manier waarop wij werken, heeft Canon ons geholpen de burgers van Leeds beter van dienst te zijn."

Het succes van PrintSmart is intern bij de gemeente onderkend als voorbeeld van hoe belangrijke zakelijke projecten zouden moeten worden geïmplementeerd. Voor Helena Phillips geldt dat "PrintSmart ervoor gezorgd heeft dat printen probleemloos is geworden en het heeft veranderd in een essentieel instrument voor werken in het digitale tijdperk. Door anders te gaan nadenken over de manier waarop wij werken, heeft Canon ons geholpen de burgers van Leeds beter van dienst te zijn.

Meer informatie

Neem contact op

Ontdek hoe Canon u kan helpen uw bedrijfsprocessen te vereenvoudigen

Meer informatie