Nieuwsbrief inkoop

Best Value Procurement, van beide zijden bezien

Dit is de eerste nieuwsbrief van het Bidcenter van Canon Nederland. Met deze nieuwsbrief nemen wij u graag mee in de ontwikkelingen rond inkopen en aanbesteden. Niet alleen vanuit ons eigen perspectief, maar vooral door middel van interviews, markttrends en de praktijk bij klanten. Heeft u commentaar of suggesties? Laat het ons weten!

10 vragen over Best Value

In deze eerste uitgave gaan wij graag in op Best Value. Is Best Value een inkooptruc of totale innovatie? De toenemende regelgeving en verdere professionalisering van inkopend Nederland lijkt een toenemende behoefte aan dialoog tussen de processpecialisten, de inkoper en bidmanager, tot gevolg te hebben. Uiteindelijk liggen deze vakgebieden in elkaars verlengde en is er een gezamenlijk doel: een succesvol inkoop- en verkoopproces. Is Best Value de oplossing? Om beide kanten van de medaille te belichten, stelden wij 10 vragen aan een inkoopmanager en aan een bidmanager. Hieronder vindt u het dubbelinterview.


Professionals aan het woord

 

nl_picture_inkoopnieuwsbrief_eriknl_picture_inkoopnieuwsbrief_wout

Erik Mars, manager Inkoop bij Lentis (links) en Wout Groeneveld, senior Bid Manager van Canon Nederland N.V.


Waarom zou je met Best Value werken? Wat is essentieel voor succes? En: werkt het altijd? Wij togen het land in om deze vragen voor te leggen aan Erik Mars, manager Inkoop bij Lentis, een van de grootste zorginstellingen in het Noorden, en Wout Groeneveld, senior Bid Manager bij Canon. De uitkomst van beide gesprekken was op zijn minst opvallend te noemen…

1. Waarom zijn jullie voorstander van Best Value?

Erik: “Er gebeurt enorm veel in de zorg. Je moet voor elke Euro, eigenlijk € 1,25 aan zorg leveren. In de drie jaar dat wij nu met Best Value Procurement (BVP) werken, heeft het voor ons geleid tot veel hogere kwaliteit, betere service en lagere kosten. Je krijgt echt het beste plan met de hoogste waarde. Het is echter geen ‘inkooptruc’ maar veel meer een cultuuromslag.”
Wout: “Met BVP kunnen wij echt toegevoegde waarde leveren op basis van wat wij in huis hebben. De paradox is dat dit goedkoper uitwerkt, simpelweg omdat alles in het plan zit: kostbare extra’s bestaan niet bij BVP. Het conventionele aanbesteden dwingt aanbieders in een reactieve rol, want iedereen gaat voor de minimaal vereiste prestatie uit vrees anders te duur te worden. Ik zou vaak een andere aanbieding willen doen dan wat er gevraagd wordt. Met deze methodiek kan dat.”

2. Wat zijn kritische succesfactoren om te starten met BVP?

Erik: “De belangrijkste factor is: durf je de controle uit handen te geven? Wij zien dat inkopers toch controle willen houden, maar je moet accepteren dat je niet werkt met specificatielijsten. Intern draagvlak is de tweede factor. Wij begonnen klein vanuit een kernteam dat budgethouders moest overtuigen dat het niet gaat om ‘zo goedkoop mogelijk’, maar om zo hoog mogelijke kwaliteit. Nu draait het echt goed, maar het duurde 2 jaar voor wij zover waren.”
Wout: “Het moet vanuit beide kanten goed zitten. De inkopende partij kan beter met een klein team opstarten en bij succes de methodiek verder uitrollen. Ook de aanbiedende partij moet mensen trainen. Bij Canon trainen we projectteams die op basis van de vraag worden samengesteld. Het is cruciaal dat delivery al aan de voorkant van het proces betrokken is. Juist in de implementatiefase bestaat het gevaar dat men teruggrijpt op oude mechanismen.”

3. Werkt Best Value altijd?

Erik: “Het werkt altijd, maar je moet het niet altijd inzetten! Ook wij werken nog met Programma’s van Eisen of EMVI Prestatie-indicatoren. Een paar punten zijn van belang om te bepalen of BVP geschikt is. Is het onderwerp complex? Zijn er lastige problemen waar budgethouders mee zitten? En heel belangrijk: Zijn er problemen of vraagstukken in de toekomst waar wij nu niet van weten hoe daarmee om te gaan? Bij gestandaardiseerde producten en diensten zou ik geen BVP inzetten.”
Wout: “Het werkt altijd. Het is echter niet voor elke situatie geschikt. De belangrijkste insteek is of er – al dan niet noodzakelijk - sprake is van verandering en veranderingsgezindheid óf dat de huidige gang van zaken doorgezet kan worden. BVP is niet de beste optie als men wil blijven vasthouden aan de status quo. En natuurlijk moet het niet om te kleine projecten gaan, daar is BVP weer een wat zwaar opgetuigd middel voor.”

4. Wat zijn de resultaten van Best Value?

Erik: “Het levert veel hogere kwaliteit op met betere service en innovatieve oplossingen. En je krijgt een leverancier die echt presteert om jouw doelstellingen te halen. Je krijgt het beste plan met de beste waarde. Wij waren met alle projecten ook nog eens goedkoper uit en dat overtuigt natuurlijk. Na de eerste vijf geslaagde projecten zijn er alweer nieuwe in voorbereiding.”
Wout: “Het belangrijkste is het plezier in projecten. Je wordt als organisatie in je kracht gezet doordat iedereen zijn expertise mag aanwenden. Teamleden mogen zelf bedenken wat de beste oplossing is om bij te dragen aan waarde voor de klant. Het wordt zichtbaar waar je goed in bent. Daarnaast kom je tot een lagere prijs omdat je opslagen voor risico’s kunt weglaten. BVP levert een compacte projectscope op, wat goed is voor zowel klant als leverancier.”

5. Wat zijn de valkuilen van Best Value?

Erik: “De grootste valkuil is dat je te snel begint, dat je denkt dat het een inkooptruc is. Als je er aan begint met de instelling dat ‘we het even gaan doen’, gaat het beslist fout. Draagvlak is essentieel. En daarnaast is een precieze vraagstelling veel belangrijker. Al helemaal omdat het op 1 pagina moet passen en niet op vijf A4-tjes zoals ik laatst zag. Voor een goede vraagstelling en projectscope heb je echt meerdere dagdelen nodig.”
Wout: “Waar het in mijn ervaring fout kan gaan, is wanneer teamleden terug gaan vallen in traditioneel gedrag. Dat risico is met name aanwezig in de delivery fase als de klant bijvoorbeeld een andere invulling wil. Dan schieten mensen terug in oude patronen en gaan naar elkaar wijzen ter verantwoording. Best Value is simpel… maar het is zeker niet eenvoudig!”

6. Wat doet BVP met de verhouding tussen klant en leverancier?

Erik: “De relatie wordt in principe beter omdat de prestatie veel meer telt. Als het realiseren van waarde centraal staat tussen beiden, komt dat de relatie ten goede. Dat wordt versterkt doordat de leverancier bij de uitvoering en de dagelijkse operatie van je organisatie betrokken blijft.”
Wout: “Het is veel meer dat je samen naar een succesvol traject toewerkt. Met name in de implementatiefase. Er is veel meer transparantie en openheid omdat er een glasheldere scheiding is tussen risico’s en verantwoording voor de opdrachtgever en risico’s en verantwoording voor ons als aanbieder. Iedere partij neemt zonder sputteren zijn verantwoording, want daar is ruimte voor.”

7. Waar ben je in je organisatie tegenaan gelopen bij de eerste BVP trajecten?

Erik: "Dat was duidelijk het ontbreken van draagvlak. Budgethouders zijn sceptisch, ze hebben er geen ervaring mee en het staat haaks op wat ze gewend zijn als je vertelt dat ‘No Control’ het basisprincipe is. In het begin duurt het langer en is het moeilijker slagvaardig te handelen.”
Wout: “In het begin probeer je alles te snel duidelijk te maken aan iedereen, zonder het duidelijk en aannemelijk te onderbouwen. Een andere kwestie is dat je niet direct alle expertise aan tafel zet, omdat je denkt het onderwerp wel zelf te kunnen afhandelen. Tot slot heb ik gemerkt dat het verleidelijk is om toch mee te buigen in de concretiseringsfase als de klant het opeens anders wil.”

8. Kost een Best Value traject minder tijd omdat de inschrijving maar 6 pagina’s bevat?

Erik: “Zeker in het begin, als je ermee start, kost het echt niet minder tijd. Je moet binnen je organisatie veel scherper analyseren wat er nu echt nodig is en hoe je dat aldus vragen moet. Uiteindelijk gaat het wel minder tijd kosten als je het vaker gedaan hebt.”
Wout: “Je hebt maar 6 A4-tjes om te laten zien wat jouw plan is om de opdrachtgever optimaal te ontzorgen en doelstellingen te laten behalen. Dat is echt veel moeilijker en dat kost veel tijd en aandacht. Dit win je wel weer terug over het totale traject omdat een goed plan tot veel snellere en makkelijker uitvoering leidt."

9. Is Best Value een inkooptruc?

Erik: “Nee, dat is het nou precies niet.”
Wout: “Daar kan ik kort over zijn: nee!”

10. Gaat Best Value ten onder aan zijn eigen succes?

Erik: “Ik denk het niet. Zolang iedereen het basisprincipe ‘No Control’ handhaaft, gaat het goed. Als dit wordt losgelaten, gaat ook het allereerste project niet lukken.”
Wout: “Ja, dat gevaar zit erin. Al je het proces niet volledig doorloopt, krijg je ook niet de resultaten die verwacht waren. En dan wordt BVP als slecht betiteld, terwijl het de uitvoering is waar het fout gaat. Dit is een methodiek die zuiver gehouden moet worden. Specialisten moeten gecertificeerd zijn en de scheiding van verantwoordelijkheid moet puur zwart-wit zijn. Zonder grijze gebieden waar afbreuk in schuilt! Mijn advies aan inkopende partijen is om je bij de eerste trajecten te laten ondersteunen door een gecertifeerde specialist.”

Aanmelden

Meld u nu aan voor onze digitale nieuwsbrief en blijf ook in de toekomt op de hoogte van alle ontwikkelingen op gebied van inkoop.

    nl_picture_inkoopnieuwsbrief_robert_boerkamp

    Robert Boerkamp, Manager Bidcenter Canon Nederland

    Stuur mij een e-mail
    Bezoek mijn LinkedIn pagina

    Ik ga graag met u in gesprek!