Zakelijk

Waarom web-to-print cruciaal is

Canon oplossingen voor de centrale repro

Dit artikel is ook verkrijgbaar als PDF.

Web-to-print (W2P) zorgt ervoor dat uw klanten eenvoudiger (print)opdrachten kunnen bestellen, dat er minder fouten worden gemaakt bij de verzending van taken, dat u meer controle hebt over de richtlijnen voor de merken van het bedrijf en dat u de taken in realtime kunt volgen. Het beste argument voor W2P is echter de positieve invloed die het heeft op de klanttevredenheid. centrale repro 's die online actief zijn, worden als 'uitstekend' beoordeeld door 55% van hun klanten, terwijl dit voor centrale repro 's die niet online actief zijn slechts 22% is. Canon biedt u belangrijke richtlijnen voor de afbakening, het ontwerp en de implementatie van deze krachtige methode om meer werk binnen te halen voor de centrale repro D en het aanzien van de afdeling binnen de organisatie te verbeteren.

Hier bekijken we wat een W2P-oplossing inhoudt en bespreken we de voordelen die deze met zich meebrengt voor de organisatie en de centrale repro. Het zal duidelijk worden dat W2P een belangrijk onderwerp is. Er zijn bijna evenveel W2P-modellen als dat er verschillende organisaties zijn, en elke centrale repromoet het meest geschikte model vinden. Er zou een veel dikkere gids nodig zijn als we elk aspect zouden moeten bespreken van de introductie van web-to-print in uw organisatie. Er zijn echter wel bepaalde processen die u moet volgen om deze essentiële technologie te kunnen benutten.

De vele smaken van W2P
W2P dekt een breed scala aan modellen. Bij het meest eenvoudige proces vullen printinkopers een bestelformulier in en uploaden ze een bestand. Bij meer complexe W2P-oplossingen moeten er standaarddocumenten uit onlinebibliotheken of -catalogi worden geselecteerd en aangepast. Of eindgebruikers maken documenten en dienen deze via een internettoepassing in, waarna de taak wordt uitgevoerd door de centrale repro. In de praktijk zult u een internetportal op basis van zelfbediening maken waar uw klanten een taak maken of selecteren en deze indienen voor productie. Op dat moment wordt deze automatisch opgenomen in de workflow van de centrale repro, wordt er een jobticket aangemaakt, wordt de taak geprint en opgestuurd, en wordt er indien nodig een factuur gegenereerd.

Er zijn allerlei serviceproviders die dit soort oplossingen aanbieden. Denk aan commerciële drukkerijen die hun services verkopen aan printinkopers of onlinewinkels die kantoorbenodigdheden en eenvoudigere producten verkopen aan consumenten en bedrijven. Binnen een organisatie is de centrale reprode meest voorkomende aanbieder. Deze zorgt ervoor dat interne klanten online bestellingen kunnen doen.

De voordelen van W2P voor de organisatie
Web-to-print biedt de centrale reproen de organisatie in zijn geheel meetbare voordelen door het beheer en de efficiëntie van de printinkoop te verbeteren. Volgens recent onderzoek¹ door InfoTrends stegen de printvolumes van leveranciers van printoplossingen die gebruikmaken van e-procurement gemiddeld met 8%. En de gemiddelde kostenbesparing voor eigenaren van bedrijfsdocumenten bedroeg 14%. Tot de voordelen die het meest worden genoemd, behoren minder fouten bij de indiening van taken, eenvoudiger bestellen, onlinetoegang tot de nieuwste versies van verkoopmaterialen, meer controle over corporate branding, strengere controle op budgetten, enzovoort. Bovendien werd in het Insight Report nog een aantal andere aspecten van W2P genoemd waarvan de centrale reproprofijt heeft, waaronder:

• Kostenmanagement: onder andere geautomatiseerde prijsbepaling voor taken en kostenadministratie

• Verificatie van gebruikers via aan- en afmelding
• Onlinetoegang tot informatie over de taakstatus en geautomatiseerde communicatie met klanten
• Online controle
• Archiveren en reprinten

De voordelen van W2P voor decentrale repro
Indien W2P correct wordt geïmplementeerd, is het ook een krachtig kanaal dat de centrale repro kan gebruiken om interne klanten de mogelijkheden te tonen en zo de toekomst van de centrale repro binnen de organisatie veilig te stellen. Vergeet niet wat we eerder hebben gezegd over het nut van W2P: “print integreren in het inkoopproces voor prints”.

Eén reden waarom interne afdelingen weinig aanzien hebben bij interne klanten is dat die klanten niet dagelijks in aanraking komen met de centrale repro. In de digitale werkomgeving van vandaag de dag verwachten mensen dat ze met collega's en andere afdelingen kunnen communiceren via het netwerk van de organisatie oftewel intranet. Als een onderdeel van de organisatie online onzichtbaar is, zullen ze er ook niet aan denken! Door een eenvoudig maar effectief W2P-model te implementeren, kunt u dus onmiddellijk meer aandacht voor de printafdeling genereren.

Zodra u online bent, kunt u uw klantenbestand uitbreiden en het printvolume vergroten. Door de centrale repro toegankelijk te maken voor uw klanten, maakt u hen ook toegankelijker voor de centrale reproD en kunt u een 'dialoog' op gang brengen met voordelen voor beide partijen. Als u bijvoorbeeld regelmatig aanvragen krijgt voor grote oplagen, vraagt u de klant waarom deze zoveel wil printen. Als het antwoord luidt “omdat we altijd zoveel bestellen”, kunt u uitleg geven over de voordelen van on-demand printen, versiebeheer en personalisatie. Door te praten over toegevoegde waarde en het optimaliseren van het rendement, kunt u veranderen hoe mensen denken over print.

Met web-to-print kunt u de volumes van de centrale repro vergroten, de respons op services verbeteren, kosten laten dalen, de invloed van de omgeving beperken en het strategische belang van de centrale repro voor de organisatie benadrukken. Dit zijn allemaal krachtige argumenten om meer te investeren in de centrale repro.

De eerste stappen op weg naar W2P
Uit wat u tot nu toe hebt gelezen, kunt u opmaken dat u niet zomaar de juiste W2P-oplossing vindt. U moet het project zoveel mogelijk benaderen zoals u een nieuw bedrijf zou opzetten, wat u in feite ook doet. U moet onderzoek doen naar de markt.

Als u het advies hebt gevolgd dat we hebben gegeven in de ‘Uw CRD uitbreiden‘, hebt u al een goed idee van wat, waar, waarom en door wie er wordt geprint en weet u wat u intern kunt produceren. Nu moet u verder onderzoek doen om de interne klanten te identificeren die het meeste profijt zullen hebben van W2P, en om te weten te komen welke van hun printbehoeften het beste passen bij uw W2P-productiecapaciteit.

Richt u in ieder geval in het beginstadium op gebruikers van wie de behoeften zodanig zijn dat u de voordelen van W2P snel en eenvoudig kunt aantonen. Neem niet te veel hooi op de vork door te allen tijde te proberen alles tegelijk te doen voor alle klanten.

De producten die het meest geschikt zijn voor W2P-productie zijn eenvoudig te bestellen door klanten en ze zijn voor u gemakkelijk te produceren. Met andere woorden, een gestandaardiseerde workflow is hiervoor voldoende. Vergeet niet dat het bestelproces de belangrijkste factor is om uw klanten over te halen. U moet gebruikers voorzien van een eenvoudige methode om alles te bestellen, van eenvoudige kantoorbenodigdheden tot complex marketingmateriaal en Variabele Data-werk. En zodra de bestelling aankomt bij de centrale repro, moet deze het productieproces doorlopen met zo min mogelijk tussenkomst van medewerkers. Idealiter plaatst de klant een bestelling en hoeft het personeel van de interne afdeling hiermee pas aan de slag wanneer het tijd is om de bestelling in te pakken en op te sturen.

Het is een teamprestatie
Een succesvolle W2P-oplossing is een teamprestatie waarbij nog een aantal andere afdelingen dan de centrale repro betrokken zijn, zoals de IT-afdeling, inkoop, marketing en communicatie, en de personeelsafdeling. Of u van elke afdeling vertegenwoordigers opneemt in een formeel W2P-projectteam is aan u, maar u hebt de resources van deze afdelingen wel nodig om W2P te implementeren en hiervoor reclame te maken.

De IT-afdeling is natuurlijk cruciaal. U hebt hun netwerk nodig. In het begin kijken ze mogelijk op tegen de nieuwe lading gegevens en andere technische kwesties die W2P met zich meebrengt. Het is van belang om de IT-afdeling in een vroeg stadium bij het proces te betrekken en hun vaardigheden volledig te benutten bij het testen en implementeren van de oplossing. Hetzelfde geldt voor de mensen die het intranet van de organisatie beheren. Zij moeten ervoor zorgen dat de vormgeving van de W2P-oplossing past bij het merk van het bedrijf, en ze kunnen u ook helpen reclame te maken voor de service.

De steun van de inkoopafdeling is cruciaal voor het identificeren van het printvolume dat op decentrale printers en bij externe leveranciers wordt verwerkt. Als u W2P op de juiste wijze presenteert, zullen ze openstaan voor hoe het de inkoop verbetert en nieuwe services zoals VDP en POD met zich meebrengt. Vergeet niet dat ze al ervaring hebben met e-procurement en vrijwel zeker over hulpmiddelen beschikken die u kunt gebruiken. Mogelijk bestaat er ook beleid dat waar mogelijk voorrang geeft aan interne inkoop en dat u kunt toepassen om de acceptatie van W2P te versnellen.

Marketingen communicatie zijn de grootste klanten van de centrale repro, dus u moet ervoor zorgen dat zij W2P volledig steunen. Gebruik voor marketing de voordelen van gebruiksvriendelijke processen op basis van sjablonen voor het maken van up-to-date of gepersonaliseerd marketingmateriaal (eventueel met versiebeheer). Automatisering van deze terugkerende taken levert hun meer tijd op voor creatieve werkzaamheden. Communicatiemedewerkers willen campagnes snel en eenvoudig kunnen implementeren en aanpassen, en W2P kan ze hierbij helpen.

Tot slot hebt u de deskundigheid nodig van de personeelsafdeling. Bij web-to-print komt meer kijken dan alleen een nieuwe technologie. Het betekent een nieuwe cultuur in de centrale repro. Een die naar buiten toe is gericht in plaats van naar binnen toe. En de implementatie hiervan raakt elk aspect van de activiteiten van de centrale repro. Werknemers hebben soms moeite met veranderingen. Mogelijk maken de nieuwe werkmethoden hen onzeker, betwijfelen ze of ze de nieuwe vaardigheden wel onder de knie zullen krijgen of maken ze zich zorgen over hun baan. Het is heel belangrijk dat u gedurende het hele proces met hen overlegt en naar hen luistert. Web-to-print werkt niet zonder getraind, geconcentreerd, gemotiveerd en toegewijd personeel.

Nieuwe workflow, nieuwe vaardigheden
Web-to-print vereist nieuwe vaardigheden van de centrale repro. We hebben al gezegd hoe belangrijk het is om samen te werken met de IT-afdeling, maar u kunt niet volledig op hen vertrouwen. U moet wel iemand met IT-expertise in huis hebben op wie u een beroep kunt doen voor de problemen die zich dagelijks voordoen, en die kan samenwerken met de IT-afdeling van het bedrijf. Idealiter is er al iemand op de afdeling aanwezig die dit kan doen (voor de juiste persoon kan dit een grote stap zijn in zijn carrière). Als dit niet het geval is, moet u iemand in dienst nemen.

Customer Relationship Management (CRM)- nog een belangrijke vaardigheid - is een grote stap voor het bestaande personeel van de centrale reprodat zich bezighoudt met schattingen en accountbeheer (vaak tegelijkertijd). Met W2P bestaat de schatting waarschijnlijk uit een eenmalige berekening die wordt uitgevoerd wanneer de workflow voor een bepaalde taak of type taak wordt bepaald, maar bij accountbeheer kunnen ze te maken hebben met honderden inkopers. Om niet te verdrinken in het werk, moeten accountmanagers onnodig contact met klanten voor taken met lage kosten vermijden. Hierbij kunnen onlineoplossingen uitkomst bieden. Als de workflow in orde is, zullen er natuurlijk maar weinig klanten bellen, maar wanneer ze dit toch doen, hebt u systemen, processen en procedures nodig om de problemen efficiënt op te lossen.

Bezuinig niet op trainingen voor toepassingen. En maak onderscheid tussen 'installatie' en 'training', wat leveranciers vaak samenvoegen. De training moet pas beginnen zodra de installatie is voltooid. In het ideale scenario traint u twee mensen of zorgt u er op zijn minst voor dat er zo snel mogelijk een tweede persoon wordt getraind in het onderhoud van het systeem. Het is ook een goed idee om aan een W2P-project te werken zodra de training is voltooid, zodat de theorie in praktijk kan worden gebracht.

Personeel van uw centrale repro verzet zich mogelijk tegen een verkooptraining, maar vergeet niet dat W2P deel uitmaakt van een bredere strategie om de centrale reprote positioneren als een proactieve, creatieve partner bij de ontwikkeling van communicatieoplossingen. Tenslotte is oplossingen verkopen iets heel anders dan print verkopen. Verwacht van personeel niet dat ze deze omschakeling maken zonder een goede training.

De web-to-printvolumes zijn in het begin mogelijk nog klein, maar naarmate deze groeien, zorgt kennisoverdracht tussen personeel ervoor dat iedereen begrijpt wat elk teamlid doet. Zorg er ook voor dat alle kennis wordt gedocumenteerd zodat nieuw personeel sneller kan worden getraind en de impact van ziekte of vertrek van personeel minimaal is.

We gaan live!
U hebt uw huiswerk gedaan. De web-to-printoplossing is geïnstalleerd. Uw mensen zijn getraind. W2P hoeft alleen nog maar te worden uitgerold in de organisatie. Hier volgt een aantal tips voor een succesvolle introductie…..

Bètatest:voer voordat u live gaat een bètatest voor de oplossing uit met een groep klanten die een doorsnede vormt van de organisatie. Kies bijvoorbeeld medewerkers van een grote afdeling, een kleine afdeling, een externe afdeling en eventueel ook een aantal thuiswerkers. Vraag om eerlijke feedback zonder dat ze een blad voor de mond hoeven nemen, en doe hier iets mee.

In het begin doet de oplossing waarschijnlijk nog niet alles wat de klanten willen. Leg uit hoe dit komt en probeer verschillende manieren uit om hetzelfde resultaat te bereiken. Misschien levert u dit wel een betere oplossing op!

Stel een gids samen:produceer een gepersonaliseerde gebruikersgids voor elke klant en gebruik deze als trainingshulpmiddel (laat ze zich bijvoorbeeld aanmelden om deze te bestellen). Als u voorbeeldtaken gebruikt om het systeem te introduceren bij klanten, neem hierin dan een persoonlijk element op. Een goed voorbeeld hiervan is een kalendersjabloon waarvoor ze hun eigen foto's kunnen gebruiken. Op deze manier verandert u de manier waarop ze denken over print: niet als een product maar als iets met toegevoegde waarde.

Nazorg:doe bij nieuwe gebruikers aan nazorg, per e-mail of via de telefoon. Verstuur feedbackformulieren bij elke voltooide taak. Klanten voelen zich dan meer betrokken en u kunt zo langdurige relaties opbouwen.

Houd vertrouwen!
Uit wat u hebt gelezen, kunt u opmaken dat de implementatie van een web-to-printoplossing waarschijnlijk het allerbelangrijkste onderdeel is van uw strategie om van de centrale reprohet hart van de communicatie-infrastructuur van de organisatie te maken. Het is een enorme klus, omdat u mensen - centrale repro-personeel en personeel van interne afdelingen - vraagt om de manier waarop ze werken te veranderen. Het zal niet meteen een succes zijn, want een organisatie veranderen gaat soms traag. Als u echter vertrouwen houdt en elke kans aangrijpt om reclame te maken voor W2P binnen de hele organisatie, zal de centrale reprogroeien, het aanzien van de centrale reproverbeteren en de toekomst ervan worden veiliggesteld.

Voor meer informatie over Canon’s Essential Business Builder-programma en de CRD Performance Enhancement Suite of om een afspraak met een Canon-consultant te maken, belt u met uw plaatselijke Canon-accountmanager of neemt u contact met ons op via e-mail.

CRD Performance Enhancement-documenten

Vraag de geprinte reeks van alle CRD Performance Enhancement Essentials aan, inclusief meer informatie over de CRD Performance Enhancement Suite.