Zakelijk

Winnende strategieën voor succesvolle centrale repro-afdelingen

Canon oplossingen voor de centrale repro

Dit artikel is ook verkrijgbaar als PDF.

Deze reeks oplossingen voor de centrale repro is gebaseerd op uitgebreid onderzoek naar centrale repro-afdelingen. Met sponsoring van Canon hebben eminent branchedeskundige professor Frank Romano en een team onderzoekers van het Rochester Institute of Technology (RIT) diepgaande gesprekken gevoerd repro-managers, opdrachtgevers van print- en drukwerk en branchevolgers om een momentopname te maken van de markt, inclusief prognoses voor de toekomst. Dit heeft geresulteerd in de Canon Insight Rapporten Trens en kansen voor de central repro en The Bigger Picture.

Hun bevindingen vormen de basis voor deze Canon oplossingen voor de centrale repro. Het onderzoek toont aan dat centrale repro’s momenteel worden geconfronteerd met serieuze uitdagingen,. Ze kunnen echter ook profiteren van een combinatie van factoren die grote kansen met zich meebrengen om onmisbaar te worden voor het toekomstige succes van hun organisatie.

Het eerste decennium van de 21e eeuw is voor veel ’centrale repro's een goede tijd geweest. De hoeveelheid werk die intern wordt gedaan, is gegroeid van 30% tot 50% van alle zakelijke printopdrachten.

Voor veel van deze werkzaamheden geldt dat organisaties van de voordelen blijven profiteren die intern printen vanaf het begin met zich meebracht. Het belangrijkste voordeel is de kostenbesparing. Dit is het gevolg van het ontbreken van winstopslagen en commerciële verkoopcommissies. De centrale repro bedient zijn interne klanten niet alleen sneller en efficiënter dan een commerciële drukkerij, maar ook tegen lagere kosten. Een centrale repro bespaart 10-20% ten opzichte van extern printen en kan de kosten zelfs verlagen met maar liefst 30%. Intern printen biedt u ook meer controle over wat er wordt geprint en hoeveel dit kost. Dit komt doordat elk document kan worden geprint op de manier die het meest geschikt is en het minst kost. De printbehoeften van de interne 'klanten' van de centrale repro zorgen voor een totaal volume dat een gecentraliseerde afdeling rechtvaardigt die is uitgerust met de meest geschikte en kostenbesparende productie- en afwerkingssystemen. Het volgende voordeel is het gemak dat printproductie dicht bij de klanten met zich meebrengt. In veel gevallen hoeven klanten het gebouw niet te verlaten of kunnen ze regelen dat het materiaal wordt opgehaald of gebracht. Het laatste voordeel is dat intern printen over het algemeen een betere beveiliging van informatie garandeert. Dit is een groot voordeel omdat gegevensbeveiliging cruciaal is voor een effectieve bedrijfsvoering.

Aan deze bekende voordelen kunnen nog drie recente factoren worden toegevoegd. De eerste factor is het belang dat organisaties aan printen hechten in een tijd waarin het cruciaal is dat organisaties regelmatig communiceren met interne en externe doelgroepen. Het merendeel van de organisaties waarmee het RIT-team heeft gesproken - inclusief maar liefst 95% van de organisaties uit de publieke sector - beschouwt printen als cruciaal voor hun activiteiten. Ten tweede zorgt de wereldwijde economische crisis ervoor dat bedrijven continu op zoek zijn naar manieren om kosten te besparen. En met een goed gerunde centrale repro is dat heel goed mogelijk. Ten derde zorgt de combinatie van digitaal printen en geautomatiseerde workflows (inclusief web-to-print) ervoor dat de centrale repro flexibeler is en de gebruiker meer kosten kan besparen. Dit komt door de korte runlengte, de snellere doorlooptijd en de mogelijkheid om gepersonaliseerd te printen.

Dus hoewel centrale repro 's een rooskleurige toekomst tegemoet gaan, moet er wel hard worden gewerkt om de leidinggevenden van het bedrijf te overtuigen van het nut van de centrale repro. Dit betekent dat alleen goedkoper printen niet genoeg is. U moet ook laten zien dat de centrale repro waarde toevoegt aan de communicatieprocessen van de organisatie. Dit kunt u doen door meer complex werk intern te produceren, de nieuwste geautomatiseerde workflow- en web-to-printoplossingen te implementeren om efficiënter te worden, en indien nodig printprojecten voordelig uit te besteden. U moet echter meer zijn dan alleen maar efficiënter. U moet ook creatief zijn door nieuwe producten en diensten te ontwikkelen voor uw klanten. Om te achterhalen wat de klant wil, moet u samenwerken met de belangrijkste afdelingen van de organisatie en workflows ontwikkelen om deze samenwerking te ondersteunen. Hiervoor geldt dat de centrale repro zo vroeg mogelijk betrokken moet worden bij het creatieve proces. Tot slot moet u investeren in mensen die over de vaardigheden beschikken om te voldoen aan de vereisten van uw klanten.

Deze oplossingen helpen u deze doelstellingen te halen. Ze zijn samengesteld met hulp van onafhankelijke branchedeskundigen die werken aan Canon’s Essential Business Builder-programma en ze vormen een waardevolle informatiebron voor managers die hun centrale repro willen veranderen van 'slechts' een interne print- en kopieerafdeling in een communicatie service provider.

Deze oplossingen voor de centrale repro bieden u strategisch en tactisch advies op het gebied van modern repro-beheer:

Uw centrale repro uitbreiden: veel centrale repro 's willen hun serviceaanbod graag ontwikkelen en aanprijzen bij interne klanten. Om u te laten zien wat u kunt bereiken, gebruiken we een case study uit de praktijk. Zo laten we zien hoe een centrale repro reageerde op technologische en operationele uitdagingen en met succes veranderde in een drukke, gerespecteerde en waardevolle printafdeling.

Laten zien wat u waard bent: het komt te vaak voor dat het hoger management onderschat hoeveel waarde intern printen kan hebben voor de organisatie. Omdat elke kostenplaats tegenwoordig onder een vergrootglas gelegd wordt, leggen we uit hoe u de bijdrage van de afdeling kunt meten en - niet minder belangrijk - hoe u de belangrijkste besluitvormers het beste kunt laten weten wat u doet. We laten u ook zien hoe u de centrale repro kunt vergelijken met andere interne afdelingen en uw commerciële concurrenten.

Controle krijgen over het ontwerp: in de afgelopen jaren zijn het ontwerp en de uitbesteding van printprojecten zodanig in elkaar overgevloeid dat ontwerpers een grote invloed hebben gekregen op hoe een taak wordt geproduceerd en of deze kostenbesparend is. Toch combineren maar heel weinig organisaties het ontwerp, het printen en de uitbesteding van printen. Ondanks de kosten die hiermee worden bespaard en de efficiëntieverbeteringen die dit met zich mee kan brengen. We leggen uit hoe technologische ontwikkelingen de samensmelting van verantwoordelijkheden hebben versneld. Bovendien bespreken we praktische stappen die u kunt nemen om meer controle te krijgen over het ontwerp en de uitbesteding van printprojecten.

Kennismaken met cross-media: de toekomstige rol van printen op het gebied van marketing bestaat uit een combinatie met andere kanalen. U moet de basisbeginselen van cross-media kennen om een relatie te kunnen opbouwen met de marketingafdeling, omdat dit de belangrijkste klant van de centrale repro is. We leren u de basisbegrippen zodat u een constructief gesprek kunt voeren over cross-media in het algemeen en de rol van printen in het bijzonder. We leggen uit wat cross-media is, welke voordelen het heeft voor marketeers en welke mogelijkheden het de centrale repro biedt.

Waarom web-to-print cruciaal is: web-to-print (W2P) zorgt ervoor dat uw klanten eenvoudiger (print)opdrachten kunnen bestellen, dat er minder fouten worden gemaakt bij de verzending van taken, dat u meer controle hebt over de richtlijnen voor de merken van het bedrijf en dat u de taken in realtime kunt volgen. Het beste argument voor W2P is echter de positieve invloed die het heeft op de klanttevredenheid. centrale repro 's die online actief zijn, worden als 'uitstekend' beoordeeld door 55% van hun klanten, terwijl dit voor centrale repro 's die niet online actief zijn slechts 22% is. Canon biedt u belangrijke richtlijnen voor de afbakening, het ontwerp en de implementatie van deze krachtige methode om meer werk binnen te halen voor de centrale repro D en het aanzien van de afdeling binnen de organisatie te verbeteren.

Waarde toevoegen met finishing: Er valt winst te behalen met de afwerking, oftewel finishing omdat klanten niet zitten te wachten op een stapel papieren. Zij willen een professioneel boekje of een ingebonden rapport. We bespreken de ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde afwerking die ervoor zorgen dat het voor centrale repro 's haalbaar wordt om de afwerking intern te doen. Verder bekijken we de voor- en nadelen van inline-, offline- en nearline-systemen voor het maken, vouwen, snijden en binden van boekjes, en we leggen uit hoe u een speciale afwerking kunt toepassen om waarde toe te voegen.

Samenwerken met externe grafische bedrijven: Hoewel de centrale repro dankzij digitaal printen en digitale afwerking complexere printprojecten intern kan doen, blijven er altijd projecten die om de een of andere reden buiten de mogelijkheden vallen. Dit kan komen door de hoeveelheid, het aantal pagina's, de doorlooptijd, het afwerkingsformaat, enzovoort. We helpen u beslissen wanneer u het beste intern kunt printen en wanneer u het beste gebruik kunt maken van een extern grafisch bedrijf. Verder bespreken we u hoe u de juiste externe printpartner kunt vinden en hoe u het uitbestedingsproces kunt verbeteren, zowel binnen de centrale repro als in de organisatie als geheel.

Het is begrijpelijk als u een beetje schrikt van dit overzicht van wat u allemaal moet doen om de toekomst van de centrale repro veilig te stellen. U bent echter niet de enige die maatregelen moet nemen. De hele printbranche moet zich aanpassen aan het grote aantal veranderingen dat zich voordoet in de bredere communicatiebranche waarvan we deel uitmaken. Niemand zal beweren dat veranderen eenvoudig is, maar centrale repro 's hebben diverse voordelen ten opzichte van de commerciële concurrentie. Bovendien hebben ze binnen hun organisatie duidelijke klanten, van wie ze de behoeften moeten proberen te begrijpen en waarin ze vervolgens moeten voorzien. We hopen dat deze reeks oplossingen u hierbij zal helpen.

Voor meer informatie over Canon’s Essential Business Builder-programma en de CRD Performance Enhancement Suite of om een afspraak met een Canon-consultant te maken, belt u met uw plaatselijke Canon-accountmanager of neemt u contact met ons op via e-mail.

CRD Performance Enhancement-documenten

Vraag de geprinte reeks van alle CRD Performance Enhancement Essentials aan, inclusief meer informatie over de CRD Performance Enhancement Suite.