Zakelijk

HR document management

Canon Nederland HR Document Management

Verbeter uw HR document management proces

Als HR-professional wilt u graag de toegevoegde waarde van HR voor uw organisatie zo groot mogelijk maken. Door een goed strategisch personeelsbeleid te implementeren. Door uw organisatie te helpen zich zo goed mogelijk aan te passen aan de steeds sneller veranderende wereld. Door de kwaliteit en de motivatie van uw medewerkers zo hoog mogelijk te houden.

Als HR-professional bent u gebaat bij goed functionerende administratieve personeelsprocessen. Toenemende flexibilisering en steeds complexere regelgeving dreigen uw administratieve processen echter steeds meer te belasten. Door automatisering van steeds terugkerende werkzaamheden, zoals de verwerking van mutaties in de personeelsdossiers, bent u minder tijd kwijt aan administratieve processen en kunt u daardoor uw kostbare tijd aan andere zaken besteden.

Wist u dat?

Canon Nederland
Canon Nederland

Canon HR Document Management

Voor uw personeelsadministratie krijgt u een grote diversiteit aan documenten binnen die u moet valideren, verwerken, archiveren en beschikbaar maken: getekende contracten en verklaringen, kopie identiteitsbewijzen, belastingdocumenten en jaarlijkse beoordelingen. En dat binnen de regels die daarvoor door het College Bescherming Persoonsgegevens zijn opgesteld.

Met Canon HR Document Management scant u alle inkomende documenten , waarna het systeem de documenten valideert en indexeert op basis van de door u aangegeven metadata, zoals  personeelsnummer, naam en burger service nummer.

Daarna worden de documenten automatisch door een goedkeuringsproces geleid  dat u van te voren heeft gedefinieerd. Na goedkeuring worden de documenten toegevoegd aan het juiste digitale personeelsdossier.

U kunt uw eigen dossiermanagement systeem gebruiken of gebruikmaken van de documentmanagement faciliteiten binnen de Canon HR Document Management oplossing. Het systeem wordt ingericht met de noodzakelijke beveiligingsvereisten en wettelijke bewaartermijnen en regelt de (mobiele) toegang van gebruikers. Uw IT-afdeling zal minimaal belast worden met dit nieuwe systeem omdat gebruik wordt gemaakt van platformonafhankelijke standaardprotocollen, zoals Active Directory.

“Sinds de ingebruikname van de Canon HR Document Management oplossing zijn wij geen enkel document meer kwijtgeraakt. De verwerking van mutaties is terug gebracht van één week naar één dag. Wij schatten dat we de kosten van dit deel van het administratieve proces met zo’n 60% hebben kunnen terugbrengen.”

HR-manager van een groot Nederlands vervoersbedrijf

Waarom Canon HR Document Management?

Verkorting van de doorlooptijd

Documenten hoeven niet meer fysiek te worden rondgestuurd. Validatie- en autorisatieprocessen worden geautomatiseerd waarbij rekening gehouden kan worden met vervangers van afwezige managers.

Verlaging van de verwerkingskosten

Doordat het aantal handmatige handelingen drastisch wordt gereduceerd, heeft u minder mensuren nodig voor de personeelsadministratie.

Ontlasting van IT

Canon HR Document Management maakt gebruik van standaardprotocollen. Het systeem kan gekoppeld worden aan de Active Directory zodat toegang plaatsvindt binnen de toegekende toegangsrechten. Toegang tot het systeem is platformonafhankelijk en geschikt voor mobile devices.

Verkorting van de doorlooptijd

Documenten hoeven niet meer fysiek te worden rondgestuurd. Validatie- en autorisatieprocessen worden geautomatiseerd waarbij rekening gehouden kan worden met vervangers van afwezige managers.

Vraag het onze experts

Huub van Kesteren

Huub van Kesteren, Solutions Marketeer

Bel 073 681 56 49 en maak vrijblijvend kennis met alle mogelijkheden.

Videocase HR document management

“Een HR Document Management oplossing die door Canon is geïmplementeerd bij een Oostenrijkse zorginstelling met 72 vestigingen.”