Woonbedrijf

Woonbedrijf

Schaalbaar en toekomstgericht
documentmanagement voor
woningcorporatie Woonbedrijf

Business case Woonbedrijf Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl, kortweg Woonbedrijf zocht een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) dat met snelle beschikbaarheid van informatie goed aansloot op flexibel werken in hun nieuwe pand en de ontwikkelingen in de toekomst. Vertrouwen en draagvlak onder medewerkers was daarbij essentieel. Na een uitgebreide selectie en een geslaagde ‘Proof of Concept’ werd voor Canon gekozen. Bijna alle 400 medewerkers van Woonbedrijf werken met het nieuwe documentmanagementsysteem voor de digitale archivering van inkomende post, interne distributie en digitale archivering van uitgaande post.

Lees de volledige Case Study [PDF, 1.6MB]

Neem met mij contact op over deze Case Study

Resultaten

Betrouwbaar systeem

Betrouwbaar systeem

Bij migratie van ruim 2,5 milijoen documenten naar het nieuw DMS ontstond slechts een uitval van 600 documenten: deze bleken onbekend en irrelevant.

Snelle vindbaarheid

Snelle vindbaarheid

Accurate opslag en snelle vindbaarheid van informatie door automatische codering en herkenning bij invoer.

Centrale regle

Centrale regle

Betere doorzoekbaarheid en voorkomen van verlies van documenten zorgt dat schaduwadministraties verdwijnen.

Effectlever werken

Effectlever werken

Online beschikbaarheid van alle benodigde informatie maakt maximaal flexibel werken mogelijk: op kantoor, extern, onderweg of thuis.

Doelstelling

Woonbedrijf wilde een schaalbaar en toekomstgericht DMS waarbij informatie snel beschikbaar was voor de medewerkers.

Doelstelling
Uitdagingen

De uitdagingen

• Binnen een kort tijdsbestek een foutloze overstap realiseren

• Ruim 2,5 miljoen documenten naar het nieuwe DMS migreren

• Vertrouwen en draagvlak onder medewerkers bewerkstelligen

• Solide koppeling met alle applicaties in SAP realiseren

Aanpak

Bert Vermeer, coördinator Document Beheer: “Canon verdiepte zich goed in onze organisatie. Ze kwamen met een ‘proof of concept’ dat deed wat wij zochten. Het hierop gebaseerde ontwerp en de inrichting van ons DMS gebeurde in nauwe samenwerking met onze mensen.”

Aanpak
Oplossing

Oplossing

Voor de digitale archivering van inkomende post, interne distributie en digitale archivering van uitgaande post werkt Woonbedrijf met Therefore™ documentmanagement en IRIS™ data-extractiesoftware.