Customer Service company
Een wereldwijd marktleider in de outsourcing van multichannel klantcontact en contactcenterdiensten zocht naar een geschikte oplossing om het fysieke archief en de papieren procesgang van hun HR-afdeling te digitaliseren en te automatiseren. In nauwe samenwerking met medewerkers van het HR Shared Service Center en IT ontwikkelde en leverde Canon een digitaal en geautomatiseerd HR-archief dat fors op kosten bespaart en zorgt voor accuratesse en compliance bij een hogere verwerkingscapaciteit van de HR-afdeling.
Resultaten
Hogere snelheid
Van ontvangst tot verwerking van documenten duurt nu één dag in plaats van één week. Alle documenten en dossiers zijn ‘anytime anywhere’ beschikbaar.
Betere controle
Processtappen zijn transparant en traceerbaar door monitoring en controle op juistheid, volledigheid en tijdigheid.
Kostenbesparing
Vermindering van de verwerkingskosten met 50% door digitalisering en automatisering van workflows.
Compliance
Ondanks de hogere snelheid staan privacy en compliance nu volledig geborgd in traceerbare en beveiligde processen en documenten.
Doelstelling
De grote hoeveelheid personeelswisselingen maakte een papieren afhandeling van de documentintensieve HR-activiteiten te traag en te kostbaar. Het doel was de HR-afhandeling van de in- en uitstroom van medewerkers sneller en aantoonbaar compliant te laten verlopen, terwijl de proceskosten beperkt worden en er meer controle en regie mogelijk is.
Uitdagingen
- Hoge mutatiegraad personeel
- Ondoorzichtige papieren procesgang
- Voldoen aan privacy en compliance
- Grote diversiteit HR-documenten
Aanpak
Solution Business Consultant Florian Meulbroek begeleidde vanuit Canon de overstap naar een geautomatiseerd HR-archief: “Naast de voor de hand liggende wens om kosten te besparen en productiever te werken, was er een duidelijke behoefte om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom privacy van de medewerkers. Tijdens de analysefase hebben we de conclusie getrokken dat een combinatie van een slim datacapturesysteem en een documentworkflow-managementsysteem het beste zou aansluiten bij de klantwens.”
Op basis van de workshops en nadere inventarisatie heeft Canon een implementatieplan uitgewerkt, inclusief rollen en verantwoordelijkheden, zodat de overstap op het nieuwe systeem tot op detailniveau voorbereid was. Kenmerkend voor het project was de nauwe samenwerking, waarbij over en weer gebruik werd gemaakt van kennis en expertise van het projectteam van het bedrijf en van Canon. Door ruimte te laten voor discussie en testen, ontstond de best passende oplossing voor de organisatie.
Oplossing
“Voor het archief en de workflow hebben wij Therefore gekozen. Voor het scannen en herkennen van binnenkomende documenten is het platform van IRIS Xtract4Document gebruikt. Deze oplossingen maken het mogelijk het proces met minimale manuele handelingen uit te voeren en maximale controle en regie over het proces uit te oefenen. Daarnaast worden procesmedewerkers optimaal ondersteund in hun dagelijks werk dankzij herinneringen aan workflowtaken. Tijdigheid, volledigheid en traceerbaarheid zijn hiermee veel beter geborgd dan bij een papieren procesgang. Om het verwerkingsproces bij nieuwe instroom van personeel op snelheid te brengen, hebben wij o.a. een specifieke workflow voor ‘new hires’ ingericht. Deze workflow zorgt voor snelle, correcte en volledige verwerking van de dossiers van nieuwe medewerkers. Via een scanbutton op de bestaande MFP’s (multifunctionals), kunnen medewerkers vanaf verschillende locaties papieren documenten digitaliseren en in de workflows opnemen.”