Doelstelling

Passend bij de ambitie om een excellente dienstverlener te zijn, maakte Van Lanschot Chabot de strategische keuze voor een transitie van een volledig papieren werkproces naar een digitale werkwijze om zo kwaliteit te waarborgen, doorlooptijden te verkorten en foutkansen te verkleinen. Het doel was niet alleen klanten beter te bedienen en kosten te besparen, maar ook om meer efficiency en transparantie te realiseren met het oog op zorgplicht en compliance.

De uitdagingen

Een correcte en snelle verwerking van de grote hoeveelheid documenten die dagelijks ontvangen wordt.

Aanpak

Om tot een bedrijfszeker en accuraat systeem te komen is zorgvuldigheid een vereiste. Dat leidde vanaf de start tot een zeer intensieve samenwerking met Canon. Joost van der Ven: “Onder een nauw betrokken stuurgroep hebben wij werkgroepen geformeerd, bestaande uit mensen van ons en projectleden van Canon. Er was een werkgroep voor de inventarisatie van inkomende stukken, een werkgroep die zich op de werkprocessen richtte en een werkgroep die de uitgaande communicatie analyseerde. We hebben daarbij zelfs met de stopwatch gekeken naar de tijd die verschillende handelingen in beslag namen.” Na een gedegen onderzoeks- en implementatieperiode staat er nu een betrouwbare en efficiënte digital mailroom die door het Canon-team beheerd en bemand wordt.

Oplossing

De mailroom verwerkt zowel faxberichten en e-mail als post. Met krachtige scanners en software worden de papieren documenten gedigitaliseerd, waarbij de software documenten herkent, specifieke data extraheert, deze via een koppeling met een database valideert en de documenten vervolgens weer met vereiste data uit de database verrijkt. Canon levert ook output-diensten voor opmaak, ondertekening, printen en verzending van documenten. Hierbij worden tevens de vanuit compliancy vereiste 4-ogen-ondertekeningen ondersteund.

Tevens beheert Canon een document service center. Hier worden documenten zoals brochures aan de uitgaande correspondentie toegevoegd. De opslag in het digitale klantdossier gebeurt automatisch zodat het elektronisch klantbeeld op orde blijft. Doordat de applicatiebeheerder van Canon op de vestiging gestationeerd is, zijn de lijnen kort en kunnen er continue procesverbeteringen doorgevoerd worden.