Het nieuwe briefschrijven

Het Nieuwe Briefschrijven

Vanuit een ERP een persoonlijke brief of digitaal bericht schrijven is onbegonnen werk. Toch zijn voor veel grote bedrijven brieven en andere documenten, digitaal en op papier, een essentiële houvast in de relatie met hun kostbare klanten. Door gebruik te maken van het Interactive-gedeelte binnen de GMC Inspire-softwaresuite zijn medewerkers van een van de vijf grootste financiële instellingen in Nederland nu instaat om gecontroleerd persoonlijke documenten en brieven samen te stellen in de juiste huisstijl. Een doorbraak in betere klantbeleving binnen de regels van het spel van compliance en controle.

GMC Inspire Interactive

Wat nog niet alle gebruikers van GMC Inspire weten, is dat de Interactive-module uitstekende mogelijkheden biedt om gepersonaliseerde zakelijke documenten aan te maken, ook wel het brievenboek genoemd. Maar dan wel, in tegenstelling tot de veelgebruikte Word-templates, op een gecontroleerde manier ingebed in een koppeling met achterliggende systemen. Dit biedt de ruimte om variabele documentdelen op persoonlijke wijze in te vullen, terwijl de vereiste vaste onderdelen, zoals CRM-gegevens en alinea’s die juridisch, financieel of wettelijk bepaald zijn, automatisch worden ingevoegd.

Ad hoc correspondentie

GMC Inspire Interactive maakt als front end deel uit van de totale GMC Inspire-suite en is geschikt voor briefschrijven, contentbeheer door de business en mailmerge voor het eventueel aanmaken van kleine mailingen. Dit maakt Interactive ideaal voor correspondentie tussen medewerker en klant door middel van specifieke, persoonlijke documenten, zoals bevestigingen, betalingsregelingen, offertes of wijzigingsvoorstellen. In plaats van dat dit aan de medewerker overgelaten wordt, zorgt Interactive voor de automatische controle op CRM-gegevens, huisstijl, inhoud, cross check door de manager en accurate archivering. Dit door de koppeling aan workflows die op maat in te richten zijn.

Klantcase financiële instelling

Om als financiële instelling betere klantbeleving te realiseren en de controle op zowel de inhoud als het proces te borgen, zocht het bedrijf naar een alternatief voor de tot dan toe gebruikte Word-oplossing. Vanuit een eerste opzet leverde Canon een ‘Proof of Concept’ gekoppeld aan het CRM-systeem en diverse content-databases. Voor een reeks onderwerpen zijn zowel de inhoud als de bijbehorende bijlagen gekoppeld aan de betreffende brief. Naast de brief, met daarin vrije tekstblokken, ziet de gebruiker een veld met mogelijke taken waaruit hij kan kiezen. Zodra een ander onderwerp gekozen wordt, verschijnen automatisch andere vaste tekstblokken, bijlagen en taakopties. De previewfunctie toont de brief zoals die werkelijk geprint wordt. Controle en fiattering zijn in de workflow opgenomen. Het bedrijf is erg enthousiast en rolt nu per document de implementatie uit.

Procesflow

GMC Inspire Interactive omvat vier processtappen, van het toewijzen van de ticket en het gecontroleerd aanmaken van het document tot de goedkeuringsprocedure en centrale productie voor omnichannel output. Hierbij gaat het om de controle over de opmaak, verzending via het geëigende kanaal en digitale archivering. Papier of online is geen discussie meer, communicatie op persoonlijke en zorgvuldige wijze is waar het nu om gaat. In welke vorm dan ook.

Voordelen

De duidelijke voordelen van GMC Inspire Interactive zijn:

  • Ad hoc documentcreatie wordt onderdeel van een procesflow
  • De documentcreatie vindt plaats op basis van de juiste data
  • Er is automatische controle op content
  • Automatische bewaking van de huisstijl
  • Een systematisch en geautomatiseerd goedkeuringsproces
  • Centrale verwerking en omnichannel-aansturing
  • Efficiency door het gebruik van taken in het document
  • Gebruikersvriendelijk en accuraat met wysiwyg en previewfuncties

Focus op Inspire

De klantcase van GMC Inspire Interactive voor briefschrijven werd tijdens het recente Focus op Inspire congres gepresenteerd aan een uitgelezen publiek van experts en gebruikers. Getuige de vele vragen blijkt een hoge mate van herkenning bij de vertegenwoordigers van grote organisaties in de markt. Daarbij gaat het niet alleen om de inrichting van de oplossing zelf, maar vooral om ‘het inpassen in het IT-landschap van de organisatie’, zoals een deelnemer van een nationale verzekeraar stelde. Net als veel andere bezoekers was zijn organisatie ook bezig de omslag naar omnichannel on demand klantcommunicatie te maken. Kijk voor meer informatie op: Kijk op klantcommunicatie, bekijk de presentatie: De nieuwe manier van het briefschrijven, of neem contact op met uw Canon-contactpersoon.

GMC Inspire Architectuur ondersteunt transformatie

Digitalisering en digitale transformatie zijn doorgedrongen in vrijwel alle sectoren van de samenleving. Dit heeft een grote impact op Customer Communications Management. Enerzijds is er de door de organisaties bepaalde verspreiding van informatie, in batches naar grote groepen klanten. Anderzijds leidt de digitalisering ook tot het zogeheten Pull-mechanisme. Dit houdt in dat de klant informatie wil ophalen waar en wanneer hij maar wil. De informatie wordt op aanvraag en ad hoc door medewerkers per individuele klant samengesteld. De architectuur van GMC Inspire maakt beide opties mogelijk.

Volgende lezen

Aanmelden CCM Nieuwsbrief

picture-ccm-aanmeld form

Meld u nu aan voor onze digitale nieuwsbrief en blijf ook in de toekomt op de hoogte van alle ontwikkelingen op gebied van Customer Communications Management

Nu aanmelden >

Vraag het onze experts

Bas Beelen

Bas Beelen, Customer marketeer Canon Nederland

Stuur mij een e-mail >

Bezoek mijn LinkedIn pagina >