Bent u al aangesloten op de Berichtenbox van MijnOverheid.nl?

Over ruim een half jaar moeten gemeentes klaar zijn om burgers digitaal te bedienen. Volgens de Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI) die nu wordt voorbereid, zijn overheden per januari 2017 verplicht om uitgaande berichten in de digitale brievenbus, de Berichtenbox, van burgers af te leveren. Alleen burgers die geen account hebben, zullen nog per fysieke post bediend moeten worden. Gemeentes die nog niet gereed zijn met het inrichten en aansturen van deze kanalen, dienen nu toch echt de eindsprint in te zetten.

Digitale overheid is een feit

In 2013 gaf minister Plasterk de aftrap voor de realisatie van de Digitale Overheid. Burgers en organisaties moeten hun zaken met de overheid digitaal kunnen regelen: sneller, accurater, met inzicht in de voortgang en op het tijdstip dat hen uitkomt. Het inzetten van digitalisering is ook ingegeven door het streven naar forse bezuinigingen. Het afschaffen van allerlei papieren informatiestromen draagt bij aan kostenbesparingen en veel routinematig administratief werk kan door automatisering overgenomen worden. De toegang tot de digitale overheid is nu geregeld via MijnOverheid. De op MijnOverheid aangesloten overheidsinstanties, waaronder Belastingdienst, Kadaster, RDW, SVB en UWV, zijn verantwoordelijk voor de berichten, zaakinformatie en persoonlijke gegevens die op MijnOverheid worden aangeboden. De berichten komen binnen in de persoonlijke Berichtenbox die burgers toegewezen krijgen na het aanmaken van hun account met behulp van hun DigiD. Daarnaast kunnen zij via MijnOverheid de lopende zaken met de overheid bijhouden en zien hoe zij bij de overheid geregistreerd staan. Doordat de Belastingdienst vanaf december 2015 de inkomensheffing voor 11 miljoen burgers via de Berichtenbox heeft gecommuniceerd, is het gebruik van MijnOverheid al fors toegenomen. Reden te meer voor gemeenten om de aansluiting op MijnOverheid slagvaardig ter hand te nemen in de tot januari 2017 resterende tijd.

Voorwaarden van de Berichtenbox

Het koppelen met de Berichtenbox op MijnOverheid vergt grote zorgvuldigheid en stelt een aantal voorwaarden aan de techniek, de processen en de berichten die je als (lokale) overheidsinstantie digitaal wilt afleveren. Zo moet via de validatieservice eerst gecontroleerd worden welke BSN een account heeft en van welke instanties hij berichten ontvangen wil. Voor de berichten die verwerkt moeten worden, gelden ook een behoorlijk aantal eisen. Onder andere een maximum van 2048 kB, maximaal 3 standaard bijlages, een maximale batch-grootte van 1.000 berichten en 100MB, aanlevering in PDF/A-1a en zo nog een aantal voorwaarden. Daar staat tegenover dat, indien de burger de gebruiksvoorwaarden heeft geaccepteerd, de post in de Berichtenbox dezelfde juridische waarde heeft als papieren post, waardoor de Berichtenbox een formeel alternatief is voor fysieke post - inclusief berichten met rechtsgevolgen. De Berichtenbox voldoet dus aan de zorgvuldigheidseisen van de AWB/wet elektronisch bestuurlijk verkeer.

Uitdagingen

Het koppelen met de Berichtenbox roept veel praktische vragen op. Want hoe ga je als organisatie BSN controleren, hoe moet je terugkoppelingsgegevens matchen? En hoe ga je om met de limieten aan bestandsgrootte en batchgrootte? En zeker niet onbelangrijk: hoe zeker kan je zijn van de aflevering van je berichten? Zo maakte het versturen van aanslagen en bestanden door middel van de Berichtenbox voor de GBLT in Zwolle een aantal hick ups duidelijk. Applicatiebeheerder Caroline Adriaanse van de GLBT vertelt: “Namens vijf waterschappen en zes gemeenten halen wij waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen op bij inwoners en bedrijven. Dit jaar hebben wij voor het eerst een groot aantal aanslagen via de Berichtenbox verstuurd. Daarbij ging het om ongeveer 300.000 aanslagen. Het bleek echter onduidelijk welke berichten daadwerkelijk waren aangekomen. Dat is niet alleen vervelend voor ons, maar ook voor de burger. Dus totdat helder is dat alle verstuurde aanslagen ook daadwerkelijk aankomen, sturen wij de aanslag ook nog eens op de traditionele wijze naar alle belastingplichtigen.”

Zelf doen of uitbesteden?

Zoals aangegeven door Logius, die overheidsbrede ICT-voorzieningen beheert, kunnen gemeenten een intermediair gebruiken. Daarbij zijn zij zelf verantwoordelijk voor het sluiten van een goede bewerkingsovereenkomst met de intermediair voor het gebruik van BSN-nummers. In samenwerking met enkele gemeentes heeft Canon een platform ontwikkeld dat als tussenlaag alle raakvlakken met de Berichtenbox gedurende de volledige procesgang controleert en afhandelt. Via deze Managed Communications Services worden data op structuur en correcte aanlevering gecontroleerd, vindt controle op aanwezige data zoals BSN plaats, wordt de opmaak conform vereisten verzorgd en gecontroleerd, wordt de koppeling tot stand gebracht en worden de berichten naar de Berichtenbox verstuurd. De ervaring die Canon heeft met digitalisering en meervoudige communicatiekanalen bij gemeenten helpt niet alleen de aansluiting succesvol te realiseren, maar ook om tegelijkertijd de traditionele fysieke berichtgeving van aanslagen, toeslagen en zaakgerichte informatie af te handelen naar burgers die geen gebruik willen of kunnen maken van MijnOverheid. De komende tijd zal cruciaal zijn voor verschillende instanties en wij zullen alle zeilen bijzetten om onze relaties te ondersteunen. Kijk op onze speciale pagina als u meer wilt weten over MijnOverheid en wat Canon voor u kan betekenen.

Hoe UWV multimediale klantcommunicatie realiseert

Meegaan met de tijd stelt vooral grote bedrijven voor behoorlijke uitdagingen. De degelijkheid en betrouwbaarheid van hun procesgerichte informatiesystemen staan namelijk haaks op de eisen van deze tijd: klantgerichtheid en flexibiliteit. Lees hoe UWV de slag naar meer klantgerichtheid maakte met de stap van papier naar digitaal en multimediale klantcommunicatie.

Volgende lezen

Aanmelden CCM Nieuwsbrief

picture-ccm-aanmeld form

Meld u nu aan voor onze digitale nieuwsbrief en blijf ook in de toekomt op de hoogte van alle ontwikkelingen op gebied van Customer Communications Management

Nu aanmelden >

Vraag het onze experts

Bas Beelen

Bas Beelen, Customer marketeer Canon Nederland

Stuur mij een e-mail >

Bezoek mijn LinkedIn pagina >