Nu veel Europese landen verder uit de lockdown komen en hun terugkeer naar de normaliteit kunnen beginnen¹, zullen organisaties moeten gaan nadenken over de toekomst van hun fysieke kantoren. De terugkeer naar kantoor zal er in elk land en elke organisatie anders uitzien, en iedere persoon heeft daarbij zijn of haar eigen zorgen en prioriteiten.

Onderzoek wijst uit dat hybride werkplekken niet meer zijn weg te denken en dat werken op afstand waarschijnlijk een essentieel onderdeel van het professionele leven van velen zal blijven. Uit opiniepeilingen blijkt dat mensen de enorme waarde zien van werken met collega's in een fysiek kantoor en eveneens profiteren van thuiswerken, waarbij dankzij de flexibiliteit van hybride werken aan uiteenlopende behoeften kan worden voldaan. Uit één onderzoek bleek dat ongeveer driekwart van de werknemers op de een of andere manier op kantoor wil werken²- een kwart fulltime, met een fifty/fifty-verdeling, een kwart geheel thuis - terwijl uit een andere enquête bleek dat maar liefst 94% van de werknemers ten minste één dag per week op kantoor wil werken³.

Ondertussen wil slechts 13% van de werkende ouders in het Verenigd Koninkrijk terugkeren naar 'het oude normaal'⁴, terwijl twee derde van Generatie Z en millennials permanent vanuit huis wil werken⁵. Sommige van deze meningen zijn mogelijk gebaseerd op angst en zorgen. Uit een peiling bleek dat werknemers in het Verenigd Koninkrijk, Spanje, Frankrijk en Duitsland grotendeels negatief aankeken tegen een terugkeer naar kantoor⁶; in een andere Britse enquête gaf 44% van de ondervraagden aan zich met name zorgen te maken over de mogelijke gezondheidsrisico's⁷. Voor sommige taken en werkomstandigheden is echter niets beter dan persoonlijke samenwerking, dus als een organisatie wil profiteren van het aanhouden van een fysieke kantoorruimte, is het van cruciaal belang dat het personeel zich geen zorgen hoeft te maken. Voor IT- en kantoormanagers betekent dit dat de kantoorruimte veilig moet zijn en voldoet aan de veranderende behoeften van 'het nieuwe normaal'.

Zo'n 88% van de organisaties zegt dat ze heroverwegen hoeveel ruimte ze nodig hebben en hoe veranderingen nu voordelen kunnen opleveren voor hen en hun personeel. Velen willen hun activiteiten decentraliseren in kleinere regionale groepen medewerkers met satellietkantoren en coworking-ruimten dichter bij de huizen van mensen. Op die manier kunnen ze mogelijk meer flexibiliteit bieden en nieuw talent aantrekken.

Het is van vitaal belang dat organisaties ervoor zorgen dat ze optimaal profiteren van hun investeringen in onroerend goed, en medewerkers ondersteunen die samenwerken op en reizen tussen meerdere locaties, zelfs over de hele wereld.

Technologie speelt bij deze transformatie een belangrijke rol; medewerkers zullen probleemloos vanaf elke locatie verbinding moeten kunnen maken met kantoorapparatuur, inclusief printers. Welke veranderingen organisaties ook maken, ze moeten hun aanpassingen afwegen tegen de veiligheidsrisico's.

Naarmate de kantoren van organisaties er anders gaan uitzien en anders zullen worden gebruikt, ondervinden werknemers mogelijk ook dat hun werkdagen veranderen. Sommige organisaties overwegen gefaseerde toegangstijden en eenrichtingssystemen, waarbij toegang mogelijk wordt gemaakt door touchless technologie, zoals identiteitskaarten met RFID, gezichts- of spraakherkenning of QR-codes.

Eenmaal op kantoor kunnen medewerkers de documentverwerking, inclusief printen en scannen, volledig beheren met behulp van apps op hun telefoons en mobiele apparaten. Printers kunnen zelfs worden onderhouden via een app om fysiek contact te voorkomen. Daarnaast kunnen spraakherkenning, QR-codes en NFC worden gebruikt om kantoorapparaten te bedienen.

Dit zal de belangrijkste factor zijn bij het heropenen van kantoren: het personeel de gemoedsrust geven dat het veilig is om terug te keren naar de werkplek. Omdat veel locaties een jaar of langer gesloten waren voor medewerkers, kan de gedachte om terug te keren een gevoel van angst opwekken, en de hygiëne van de ruimte is daarom een prioriteit. Het is van essentieel belang dat mensen zich op hun gemak en ontspannen voelen, maar ook het vertrouwen hebben om productief te werken en hun tijd effectief in te delen. Voor faciliteitenmedewerkers en IT-personeel zal de lijst met overwegingen lang zijn. Nieuwe technologie, oplossingen en processen kunnen een deel van die stress verlichten.

Canon kan uw organisatie ondersteunen bij het opnieuw openen van uw gedeelde werkruimten. Bezoek de hubpagina voor meer informatie over hoe u uw werkleven eenvoudiger en veiliger kunt maken.

Ga naar de hubpagina voor meer informatie