DIGITALE TRANSFORMATIE

Efficiëntie en ROI stimuleren voor een moderne IT-afdeling

Praktisch advies over hoe RPA en automatisering de efficiëntie in uw organisatie kunnen verhogen

DOWNLOAD ONZE IT-LEIDRAAD

Three silver laptops on a black table with purple mugs and water. Woman reads a paper with a pink sticky note and red mug.

Inefficiëntie - een diepgeworteld probleem?

Inefficiëntie staat in directiekamers jaar na jaar op de agenda. Desondanks blijft het een veelvoorkomend en vaak diepgeworteld probleem. Hoewel het gemakkelijker zou zijn om een bepaalde afdeling of een bepaald project aan te wijzen dat hiervoor verantwoordelijk is, zijn het vaak kleine, dagelijkse knelpunten en inefficiënties die bij elkaar een grootschalig probleem vormen. 15% van het personeel geeft toe dat ze papieren formulieren alleen afdrukken en invullen om ze vervolgens weer te scannen naar een digitaal formaat[1] en 55% van de managers besteedt acht uur per week aan handmatige, herhaalde taken[2].

Met technologie die nieuwe manieren biedt om de noodzaak tot het handmatig uitvoeren van taken te verminderen, is het terugdringen van inefficiëntie weer een uitdaging geworden voor de IT-functie. Dit is een kans voor IT om hun waarde te tonen aan interne belanghebbenden, door nieuwe strategieën en oplossingen te bieden die kosten kunnen verlagen en efficiëntere manieren van werken kunnen stimuleren.

De oorzaken van inefficiëntie

Met name voor grote ondernemingen kan inefficiëntie hardnekkig zijn. Teams en workflows hebben zich gedurende langere perioden organisch ontwikkeld, waardoor vaak verschillen ontstaan tussen de werkwijze van functies. Werknemers kunnen op hun beurt terughoudend zijn in het opgeven van bestaande werkwijzen en in hoge mate afhankelijk zijn van de bestaande infrastructuur. Hoewel deze gewoonten misschien op dagelijks niveau goed werken, zijn ze geen best practice en zullen ze uiteindelijk de concurrentiepositie en innovatie beïnvloeden door verbeteringen te belemmeren.

De HR-afdeling is een voorbeeld van een afdeling waar administratie doorgaans veel tijd vergt. Het proces van het aantrekken van kandidaten en het organiseren van sollicitatiegesprekken vergt bijvoorbeeld veel organisatietijd, met het heen en weer communiceren via e-mail van uitgewisselde, afgedrukte, ingevulde, gescande en verzonden documenten. Het invoeren van nieuwe personeelsgegevens in IT-systemen is zelfs nog tijdrovender. Het merendeel van de bedrijven (63%) meldt dat minder dan 50% van hun HR-processen geautomatiseerd is[3], wat betekent dat dit meestal nog handmatig gebeurt. Voor de afdelingen HR en financiën, die in feite kostenposten zijn voor het bedrijf, is het nog belangrijker dat zij waarde voor de organisatie tonen door onnodige kosten te verlagen.

HR-afdelingen en -organisaties bevinden zich in een positie om dit probleem op te lossen met behulp van IT. Met de juiste informatiebeheertechnologie tot hun beschikking vervult de IT-afdeling een spilfunctie in het creëren van waarde, door de organisatie te ondersteunen bij het verlagen van de kosten en het stimuleren van het rendement.

Een leidraad voor beter informatiebeheer

Ontdek hoe u uw gegevens beter kunt beheren en de vastlegging en verwerking van documenten kunt optimaliseren

DOWNLOAD ONZE IT-LEIDRAAD

Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Verandering stimuleren

Een van de belangrijkste manieren om operationele verbeteringen te realiseren, is het benutten van informatiebeheertechnologie, waaronder workflowautomatisering en Robotic Process Automation (RPA). Dit soort technologie is met name gericht op HR en Financiën. Crediteurenautomatisering (AP) is een algemene strategie die organisaties hanteren om AP-processen te stroomlijnen en te automatiseren. Denk hierbij aan facturering, het elimineren van handmatige taken en het bieden van betere zichtbaarheid en controle over belangrijke financiële gegevens.

Deze technologieën hebben bewezen voordelen. Volgens de Hackett Group maken hoogwaardige financiële functies bijvoorbeeld 60% minder factuurfouten doordat ze foutgevoelige handmatige interventie verminderen[4]. Het rapport laat zien dat het verschil tussen een normale financiële organisatie en een uitstekende presteerder zit in de uitgaven van hun IT-budget. Hoewel het rapport concludeert dat ze vergelijkbare bedragen besteden aan technologie, investeren toonaangevende financiële afdelingen in het moderniseren van bestaande toepassingen en het aanschaffen van nieuwe, digitale oplossingen.

Verandering kan lastig zijn, vooral voor werknemers die argwanend staan tegenover verandering. Het is echter belangrijk om te benadrukken dat nieuwe technologie tastbare voordelen biedt voor hun dagelijkse rol en het mogelijk maken voor werknemers zich te richten op activiteiten met een hogere waarde, zoals het identificeren van nieuwe kansen, het werven van nieuw talent en het ontwikkelen van intelligentere strategieën om groei te stimuleren.

Neem de eerste stap

Waar te beginnen? De eerste stap in de reis is bepalen waar inefficiëntie optreedt. Door een nauwkeurige evaluatie van de huidige workflows kunnen IT-afdelingen knelpunten herkennen. Hoe verloopt de stroom van documenten door de organisatie? Waar besteden werknemers tijd aan gestructureerd papierwerk dat gemakkelijk in sjablonen kan worden gegoten of automatisch kan worden ingevuld door een digitaal systeem?

Waar gaat informatie verloren of wordt deze moeilijk te traceren? In tijden van onderzoek naar gegevensbeveiliging en naleving is het belangrijker dan ooit om grip te hebben op de manier waarop informatie in uw organisatie wordt verwerkt. Automatisering biedt hier ook voordelen. Hoewel het niet mogelijk is om bij te houden waar werknemers fysieke kopieën van CV's op kantoor achterlaten, zorgen digitale en geautomatiseerde workflows ervoor dat de locatie van een gevoelig document zoals een CV gedurende de gehele levenscyclus wordt bijgehouden. Systemen kunnen feedback geven over wie het document heeft geopend, aan wie het is verzonden en waar het zich bevindt in opslagsystemen.

Eerst evalueren. Maak vervolgens een actieplan, gericht op de eerste transformaties die op korte termijn rendement opleveren. Hoewel het een zware opgave lijkt, kan het automatiseren van beheerintensieve processen de waarde ervan snel aantonen.

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Efficiënte workflows binnen uw bedrijf stimuleren

CONTACT met een specialist