INZICHT

Het automatiseringsdilemma

Waarom worden er zo weinig grafische bedrijven geautomatiseerd?

automation

De printrevolutie

Het is geen verrassing voor iemand in de printsector dat drukwerk een revolutie doormaakt. Aan de ene kant hebben we gezien dat de oplagen van commercieel drukwerk de afgelopen jaren afnemen, terwijl tegelijkertijd de digitale volumes, met name kleurenprint, toenemen (een jaarlijks groeipercentage van meer dan 10% voor kleur1 ). In de transactiesector, waar printen al tientallen jaren een belangrijk middel is, is de integratie met online naadloos geworden, maar de kleiner wordende volumes kunnen de zoektocht naar nieuwe inkomstenstromen stimuleren. Bovendien is in beide omgevingen de druk om zowel de doorlooptijd als de kosten tegelijkertijd te verlagen vanzelfsprekend. 

Maar dat is niet alles. Nieuwe trends in de sector sporen bedrijven aan om hun klanten nieuwe communicatieplatformen of -programma's aan te bieden, vaak via meerdere kanalen, die moderner en gepersonaliseerder zijn, zoals programmatisch printen. Als we drukwerk blijven beheren zoals we dat al tientallen jaren doen, kunnen we niet langer op een rendabele wijze voldoen aan de vraag naar onze bestaande services. Bovendien krijgen we ook niet de kans om volledig te profiteren van nieuwe trends. 

Bij het beheer van digitale workflows kunnen we twee uitersten bedenken: handmatig en geautomatiseerd. Een werkplaatsmentaliteit is kenmerkend voor een handmatige workflow. Elke opdracht wordt handmatig op de werkplaats ontvangen, stap voor stap verwerkt en uiteindelijk geleverd. In een volledig geautomatiseerde ('lights-out') workflow daarentegen wordt de opdracht ingevoerd in het systeem (vaak rechtstreeks door de klant) en wordt de opdracht uitgevoerd zonder handmatige tussenkomst. Dit zijn twee uitersten en vrijwel elke drukwerkleverancier bevindt zich ergens in het midden.

Waarom automatiseren we niet meer?

Het lijkt vanzelfsprekend dat hoe meer een winkel geautomatiseerd is, hoe efficiënter de processen verlopen. Hierdoor wordt de doorlooptijd sneller en zijn de kosten lager. Maar volgens InfoTrends heeft slechts 13% van de drukwerkleveranciers volledig of grotendeels geautomatiseerde workflows2.


Waarom zijn zo weinig grafische bderijven geautomatiseerd? De belangrijkste reden die wordt genoemd, is flexibiliteit. Moet u dan echt flexibiliteit opgeven om automatisering te verbeteren? Het antwoord is niet zo zwart-wit als u denkt. Als we workflows onder de loep nemen, zijn er veel stappen in het proces. Elke stap kan tot op zekere hoogte worden geautomatiseerd, afhankelijk van het type opdracht dat moet worden verwerkt.


Voor het gemak verdelen we het in vijf stappen. Elke stap heeft zijn eigen automatiseringsmogelijkheden. Bedenk welke opties het meest geschikt zijn voor uw workflow.

Operator working with PRISMA workflow solutions

Orderbeheer

Hoe komen de orders binnen? Kunnen processen worden gestroomlijnd door gebruik te maken van een online webportal? Bij sommige grafische bedrijven kunnen klanten niet alleen bestanden elektronisch versturen, maar kunnen ze ook nieuwe inhoud maken via sjablonen en deze indienen via interactieve websites. Denk ook aan geautomatiseerde betalingssystemen, vooral voor internationale transacties met verschillende valuta. Voor B2B-activiteiten kunnen ook gecodeerde beveiligde bestandsoverdrachten en EDI-bestellingen worden overwogen.

Controle en voorbereiding van de inhoud

Hoe wordt de data, als het eenmaal binnen is, voorbereid voor de productie? Als het een standaardbestelling is op basis van bestaande data, kan het proces zeer eenvoudig zijn. Nieuwe data moet echter worden gecontroleerd op integriteit en nauwkeurigheid. Dit begint met standaard pre-pressfuncties zoals het controleren of alle bronnen beschikbaar zijn (lettertypen, afbeeldingen met een hoge resolutie, enz.). Vervolgens kan dataverificatie worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat alle documenten correct zijn ontvangen en, in het geval van verhandelbare documenten, dat alle financiën in orde zijn. Daarna kunnen de documenten worden geprint. Veel van deze functies zijn al jaren beschikbaar en bewezen in de branche. Dit kan een "snelle winst" zijn om de automatisering te verbeteren.

Flexibele productiecapaciteit

Voor documenten die zijn bestemd om te worden geprint, is de volgende stap het starten van de productie. Voor sommige winkels zijn er allerlei opties, van toner tot inkjet tot offset, met zowel invoer per vel als per rol. Worden de documenten inline, offline of offsite afgewerkt nadat ze zijn geprint? Deze beslissingen hoeven niet telkens handmatig te worden genomen. Geautomatiseerde beslissingen kunnen worden genomen (met behulp van lage AI) op basis van de oplage, doorlooptijd, papier, eindformaat en andere criteria. Taken kunnen zelfs over apparaten worden verdeeld om maximaal gebruik en een minimale doorlooptijd te garanderen. Voor elke stap waarbij u de menselijke handeling kunt elimineren, versnelt u het proces en vermindert u de kans op fouten. Kijk naar elk raakvlak en bepaal of het echt nodig is.

Tijdige distributie

Hoe snel kunnen de documenten in de logistieke distributieketen terechtkomen als ze klaar en verpakt zijn? Overweeg om uw workflowsystemen te koppelen aan de logistieke en transportsystemen om realtime updates en tracking te bieden. Hierdoor wordt niet alleen het uitgaande verkeer geoptimaliseerd, maar kunt u klanten ook realtime trackingresultaten bieden. Hoe efficiënter deze koppeling is, hoe meer u de doorlooptijd kunt verkorten en premiumverzendservices kunt bieden. Extra services, zoals premiumverzending, vereisen misschien niet veel extra inspanning van uw kant, maar kunnen wel extra inkomsten genereren.

Nauwkeurige rapportage over de gehele toeleveringsketen

Als de opdracht is voltooid en aan de klant is geleverd, is het proces nog niet afgelopen. Om te kunnen weten of het beter gaat, moet u de resultaten meten. Worden gedurende het hele proces de juiste analysegegevens vastgelegd om te weten of de automatiseringsinspanningen hun vruchten afwerpen? Tegenwoordig zijn er verschillende opties voor dashboarding. Dashboards kunnen grote hoeveelheden verzamelde gegevens begrijpelijk en bruikbaar maken. Dankzij deze kennis kunt u betere beslissingen nemen over de gebieden die extra verbeteringen nodig hebben en waar u meer mogelijkheden hebt voor uitbreiding.

Stap voor stap

Volledige automatisering is misschien niet logisch voor uw activiteiten. Als u echter optimaliseert wat u kunt, kan dit niet alleen leiden tot efficiëntie, maar ook tot besparing. Door capaciteit vrij te maken, kunt u nieuwe opdrachten aannemen en nieuwe services aan bestaande klanten bieden. Uiteindelijk betekent dit dat u uw bedrijf kunt verbeteren.

Klaar voor de volgende stap in automatisering?

Ontdek meer

1 InfoTrends Western Europe Print On Demand 2017-2022 Market Forecast
2 European Production Software Investment Outlook, InfoTrends 2018