BUSINESS BYTES

Waarom moeten processen prioriteit krijgen

  • Gepost 3 jaar geleden
  • 2 minuten leestijd

Hoe vaak wordt u niet om een document gevraagd en heeft u eigenlijk geen idee waar het staat? Of kon u een belangrijk project niet afmaken, omdat de benodigde informatie onvindbaar bleek? Het is ons allemaal wel eens overkomen. Het is een veel voorkomend probleem op de werkvloer, zeker als medewerkers met dezelfde bestanden werken. Bijna driekwart van de werknemers zegt dat hun organisatie centrale archiefsystemen heeft. De oorzaak zit hem dus duidelijk niet in een gebrek aan infrastructuur.

Het komt vooral doordat 41 procent van de medewerkers documenten nog steeds op een eigen manier bewaart. Mensen hebben de neiging een proces te vinden dat weliswaar goed werkt voor hen – maar niet altijd voor het bedrijf. Ook zijn ze zich vaak simpelweg niet bewust van de gevolgen van hun acties.

Dat betekent echter niet dat de juiste opslag van uw belangrijke bedrijfsgegevens onmogelijk is. Om dit obstakel uit de weg te ruimen, moeten CIO's gestandaardiseerde processen invoeren. Dat klinkt ze waarschijnlijk best saai in de oren, maar moet wel prioriteit krijgen. Ruim de helft van alle organisaties blijkt immers nog niet over consistente en duidelijke processen te beschikken.

Systemen invoeren is allemaal goed en wel, maar als de medewerkers er geen weet van hebben en geen richtlijnen krijgen, halen ze niets uit. Medewerkers hebben dan al gauw het idee dat een organisatie niet georganiseerd is en inefficiënt werkt. Ze verliezen het vertrouwen in het vermogen van de organisatie om hen te helpen documenten slim op te slaan en terug te vinden. Dat is ook de reden waarom ze hun eigen systemen gebruiken.

Het ontbreken van een duidelijk proces is niet alleen nadelig voor de medewerkers, maar heeft ook directe gevolgen voor de winst en productiviteit. Gemiddeld zijn we 25 minuten per dag bezig met het zoeken naar documenten die overal en nergens worden bewaard. Dat is heel verontrustend als je denkt aan het bedrag dat hiermee gemoeid is.

Waar het op aan komt, is dat de CIO's naar voren moeten treden om het vertrouwen van de werknemers terug te winnen. Zij moeten duidelijk hun verantwoordelijkheid nemen door bedrijfsbrede protocollen uit te werken en in te voeren die de productiviteit verbeteren, wat dan weer het vertrouwen in de bedrijfssystemen herstelt. U zult ervan opkijken wat er in die 25 minuten extra allemaal kan worden gerealiseerd als die processen eenmaal zijn ingevoerd.