BUSINESS BYTES

De CFO de touwtjes in handen geven

  • Gepost 3 jaar geleden
  • 3 minuten leestijd

Uniekheid en individualisme zijn tegenwoordig de strijdkreten voor verkopers van consumentenproducten. Het aantal verschillende producten is daarom ook enorm: nog nooit beschikte de consument over zo'n ruime keuze. Doe daar nog de alsmaar korter wordende productcycli bij en je hebt een ware nachtmerrie voor de fabrikant. Die moet niet alleen zorgen voor het ontwikkelen, testen en distribueren van al die nieuwe producten, maar moet dat ook nog eens zien te doen binnen een steeds korter tijdsbestek, inclusief alle bijbehorende documentatie, training en marketing.

De focus van de CFO ligt in dit proces vanzelfsprekend op het vlak van financieel management. Maar dit betekent wel dat de operationele kant er bij in kan schieten. Hoewel het dagelijks management het beste kan worden overgelaten aan COO's en divisiemanagers, kan de CFO het zich niet permitteren om de touwtjes helemaal uit handen te geven. Operationele zaken zijn niet alleen van het grootste belang voor het financieel management, maar de CFO is ook nog eens perfect gepositioneerd binnen de directie om de inkomsten te maximaliseren en de kosten te minimaliseren.

Een goed voorbeeld hiervan uit de maakindustrie vormt de wijze waarop 'productinformatie', van technische productdocumentatie tot handleidingen, tot stand komt. Productiecycli worden steeds korter en producten kunnen steeds vaker naar wens van de koper worden samengesteld. Dat maakt het steeds moeilijk om op tijd de juiste documentatie bij het product te voegen. Of het nu om een eenvoudige gebruiksaanwijzing gaat of een uitgebreide trainingshandleiding voor nieuwe software; de informatie die bij elke variant van een nieuwe product hoort, is kostbaar en tijdige aanlevering van documentatie is financieel van groot belang. Het niet kunnen verzenden van producten omdat de documentatie ontbreekt, heeft een aanzienlijke impact op de cashflow en mogelijk verlies van toekomstige inkomsten tot gevolg.

Een doelgerichte CFO kan het cruciale verschil maken tussen succes en falen door goed functionerende informatie-beheerprocessen af te dwingen. Die processen moeten ervoor zorgen dat al deze vaak onderbelichte zaken niet over het hoofd worden gezien, maar juist bijdragen aan de algehele financiële positie van de organisatie. Zeker omdat het aandeel van informatie- en documentbeheer aan de bedrijfskosten aanzienlijk is: ze vormen maar liefst 15 procent van de totale uitgaven van een bedrijf! Kostenbeheersing op dit vlak is dus van groot belang.

Een veelgebruikte methodiek voor kostenbeheersing die bedrijven in de maakindustrie hanteren, is de 'just-in-time'-methode. Deze benadering wordt echter nog niet vaak toegepast voor processen gerelateerd aan productinformatie. In plaats van grote voorraden handleidingen aan te leggen of handboeken voor kleinere markten te laten vertalen in meerdere talen, is er nog een optie: productie van informatie en documentatie op maat, aangestuurd door de behoeften van eindgebruikers of deelnemers aan de toeleveringsketen. Besparingen op papier-, druk-, vertaal-, opslag- en verzendkosten behoren dan tot de mogelijkheden.

Een andere manier om kosten te besparen, is door medewerkers te voorzien van de meest actuele productinformatie. Onderzoek heeft aangetoond dat supervisors hierdoor 90 procent minder vragen krijgen van servicemonteurs. Het spreekt eigenlijk voor zich dat het verstrekken van de juiste informatie aan de juiste mensen de inefficiëntie reduceert. Een ander voorbeeld: als trainingsmateriaal voorafgaand aan een productintroductie wordt gepubliceerd, kunnen verkoop- en servicemedewerkers direct vanaf de lanceringsdatum de klanten adequaat van dienst zijn, iets wat het concurrentievoordeel maximaliseert.

Naast de mogelijkheid om kosten te besparen, zijn er ook mogelijkheden om inkomsten te genereren. In sectoren met een aftermarket voor informatie – bijvoorbeeld gerecyclede vliegtuigmotoren – zijn vervangende handleidingen erg gewild. Een CFO die zich bewust is van deze extra mogelijkheden om inkomsten te genereren, bevindt zich in de ideale positie om ervoor te zorgen dat deze worden benut en ongebruikte middelen – zoals productinformatie – om worden gezet in winstmakers.

Dit lijkt op het eerste gezicht eerder iets voor de COO dan voor de CFO. Maar om dergelijke maatregelen in te voeren, zijn investeringen nodig. Een betrokken CFO kan in samenwerking met de relevante afdelingen bepalen waar het rendement de investering rechtvaardigt en de juiste actie ondernemen.

Vanuit breder perspectief gezien moeten CFO's zich realiseren dat hun positie binnen de organisatie– met relatief weinig binding met dagelijkse operationele zaken, maar juist een brede focus op het (financiële) eindresultaat – hen het ideale perspectief van een ‘buitenstaander‘ geeft om inefficiënties en kansen te signaleren. André de Waal, Academic Director van het HPO center (High Performing Organizations), erkent deze signalerende functie van de CFO en geeft aan dat dit een belangrijke rol kan spelen in de transformatie van een organisatie. Hij benadrukt daarbij ook dat de CFO wel het bredere business perspectief moet hanteren, en niet alleen het financiële perspectief.

De Waal adviseert CFO’s: ‘Gun jezelf de tijd om in samenspraak met stakeholders uit de hele organisatie te definiëren: wat doen wij nu precies voor wie? Ofwel: wat willen wij voor onze klanten betekenen? En wie zijn die klanten precies? Want dan weet je wat echt belangrijk is voor de organisatie, zodat je je daar op kunt gaan richten.’