BUSINESS BYTES

Goed informatiebeheer vereist investeren in mensen en middelen

  • Gepost 1 jaar geleden
  • 5 minuten leestijd

In alle sectoren staan organisaties voor grote uitdagingen. Klanten stellen steeds hogere eisen aan de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening, terwijl beschikbare middelen onder druk staan. Het implementeren van een goede strategie op informatiebeheer kan uitkomst bieden. Als medewerkers sneller toegang krijgen tot informatie leidt dit tot een hogere productiviteit. Nu zijn zij nog gemiddeld 25 minuten kwijt aan het zoeken naar documenten. Ook stimuleert goed informatiebeheer kennisdeling tussen afdelingen. Toch blijkt dat 43 procent van de werknemers minder productief is dan mogelijk, doordat informatie niet op de juiste manier wordt gedeeld.


Betere klantrelaties


Optimaal gebruik van een informatiebeheersysteem zorgt voor een betere service aan klanten. Ook hier hebben veel organisaties nog een lange weg te gaan. Zo zegt 41 procent van de medewerkers dat het ontbreken van een informatiestrategie een negatieve invloed heeft op de serviceverlening aan klanten. Het kan leiden tot een gebrekkige communicatie en de slagvaardigheid van een organisatie verlammen. Als je op de juiste manier met gegevens omgaat, kan dit waardevolle informatie opleveren, over consumptiepatronen, de verkoop van specifieke producten en hoe de dienstverlening kan worden verbeterd. Goed beheerde informatie maakt het eenvoudiger trends te identificeren. Inzichten op basis van beschikbare gegevens kunnen bijdragen aan het verbeteren van de klantbeleving en kunnen – samen met gerichte marketingstrategieën - zorgen voor groei van de onderneming. Toch geeft 50 procent van de medewerkers aan dat informatiesystemen voor gegevensopslag onvoldoende functioneren. Ook zegt 48 procent van de werknemers in grotere bedrijven dat er geen standaardisatie is voor de naamgeving of het opslaan van bestanden.


Investeren in mensen en processen


De bestanden, klantgegevens en financiële informatie vormen het institutionele geheugen van een onderneming. Een goed informatiebeheer vraagt om een investering in mensen en processen. Gestandaardiseerde processen voor het opslaan en toegankelijk maken van informatie dienen te worden verankerd binnen de organisatie. Mensen vormen de belangrijkste schakel in de keten van informatieoverdracht. Nu houdt bijna de helft van de medewerkers zich niet aan de regels voor gegevensopslag en slaan zij nog steeds bedrijfsinformatie op in persoonlijke devices als smartphones en laptops die vaak niet goed beveiligd zijn. Met als gevolg dat belangrijke gegevens verloren gaan, informatie via onbeveiligde locaties voor onbevoegden te vinden is en een centrale opslag ontbreekt om de juiste informatie op elk gewenst moment beschikbaar te maken. CIO’s kunnen hierop inspelen door trainingsprogramma’s voor medewerkers te faciliteren. Ook dienen zij kennisdeling te stimuleren en te investeren in een schaalbaar informatiebeheersysteem. Zo kunnen CIO’s waarborgen dat zij een aantal enterprise oplossingen kiezen die zijn afgestemd op de activiteiten en groei van de onderneming.



Download hier het whitepaper: Het belang van goed informatiebeheer