BUSINESS BYTES

DE CFO ALS VERANDERMANAGER

  • Gepost 3 jaar geleden
  • 5 minuten leestijd

De digitalisering zet de rol van CFO op zijn kop. Doordat handmatige werkzaamheden kunnen worden geautomatiseerd of uitbesteed, komt er ruimte voor financials om minder bezig te zijn met de dagelijkse gang van zaken en aansluiting te zoeken bij de business. De CFO is steeds vaker een gesprekspartner die in de boardroom meepraat over marktontwikkelingen en strategie, maar ook oog heeft voor wat op de werkvloer leeft. Dat bleek duidelijk uit een ronde tafel gesprek met drie financieel managers dat was georganiseerd door Tijdschrift Controlling op initiatief van Canon.


Zeker in middelgrote organisaties zie je de trend dat de CFO de verantwoordelijkheid voor financiën combineert met bijvoorbeeld ICT. Zo’n brede verantwoordelijkheid en de daarbij behorende blik biedt voordelen. Zowel voor de CFO zelf – het maakt zijn baan interessanter – als voor de organisatie. Zo kun je namelijk de gehele bedrijfsketen goed overzien. Waar staat de organisatie voor, hoe verlopen processen en waar kan het efficiënter? Kortom: een financieel directeur staat steeds dichterbij de business. Hij overziet doelstellingen, kent processen, ziet waar inefficiënties ontstaan en heeft de sleutel in handen om hieraan iets te doen.


Veel financials zijn gewend in processen te denken. Door processen te automatiseren, kun je ervoor zorgen dat een organisatie op een gestandaardiseerde manier gaat werken, waardoor efficiëntie en tijdswinst wordt behaald. Als het lukt voor verschillende werkzaamheden standaardprocessen te ontwikkelen, kunnen medewerkers zich meer focussen op andere werkzaamheden. Het is aan de CFO de organisatie te helpen dingen slimmer te doen. Dat betekent ook dat in processen ruimte aanwezig moet blijven om ze steeds verder te verbeteren. Zeker nu organisaties zich steeds sneller moeten aanpassen aan nieuwe omstandigheden, krijgt de CFO een nieuwe rol toebedeeld. Die van verandermanager.


Succesvolle implementatie begint bij acceptatie


Bij deze veranderingen is ICT altijd onderdeel van een drie-eenheid: mensen, processen en technologie. Veel organisaties worstelen met de vraag of zij processen moeten aanpassen op het systeem waarmee ze gaan werken of andersom? Welke weg het beste is, is afhankelijk van de organisatie, van processen, maar ook van cultuur. De oplossing die voor bedrijf A goed werkt, past vaak niet bij bedrijf B. Ook de volwassenheid van de IT-omgeving speelt een rol. Vaak worden in eerste instantie allerlei nieuwe mogelijkheden tegen bestaande systemen aangeplakt; het is beter om deze te integreren.


De mogelijkheden van ICT zijn enorm toegenomen, maar ook de complexiteit. Steeds meer organisaties worstelen met de vraag of een organisatie deze ICT kennis en kunde in huis moet hebben of dat het beter is de ICT (deels) uit te besteden. Het is aan de CFO te beoordelen welke factoren - kwaliteit, tijdwinst, beveiliging of kostenreducties - hierbij de doorslag geven. Het is verstandig alleen te outsourcen als het om bewezen technologie gaat en de garantie aanwezig is dat dit voor alle processen en alle cliënten goed uitpakt.


Een succesvolle implementatie valt of staat met de mensen die ermee moeten werken. Er wordt vaak gedacht dat mensen niet willen veranderen, maar dat is een misvatting. Ze willen onderdeel zijn van de verandering en niet veranderd worden. Hierbij geldt dat je medewerkers moet meenemen en betrekken in het veranderproces. Laat hen zien dat de nieuwe processen hen tijdwinst en gemak opleveren. Vaak heeft de uitrol van nieuwe oplossingen ook impact op de werkzaamheden van mensen; sommige worden overbodig waardoor er weer ruimte ontstaat om mensen anders in te zetten.


Het vastleggen en ontsluiten van informatie: één Scorecard


ICT maakt het niet alleen gemakkelijker om snel standaardrapportages te genereren, maar ook ad hoc rapportages te maken. In het verleden werden veel verschillende rapportages handmatig gemaakt, allemaal in een eigen format. Nu worden deze met behulp van Business Intelligence met één tool bij elkaar gebracht en vaak in één scorecard gepresenteerd.


Informatiemanagement speelt een grote rol in de financiële functie en is in belangrijke mate bepalend voor de kwaliteit van rapportages. Wat leg je vast en op welke manier? Gebeurt dit in alle systemen consequent en consistent? Als dit goed is geregeld, dan is het een stuk eenvoudiger om meerdere datastromen en databronnen te combineren en analyseren. Door het combineren van verschillende databronnen kunnen nieuwe inzichten ontstaan die voor de organisatie zeer waardevol zijn.


Pak je het als CFO goed aan, dan kan ICT je enorm helpen om efficiency en kwaliteitswinst te behalen en je rol als adviseur voor de organisatie onderstrepen.