Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James' Hospital: verbeteren van productiviteit en patiëntervaring

De uitdaging

Een van de grootste academische ziekenhuizen in Europa, het St James' Hospital, telt ruim 3.500 medewerkers en 110 specialisten in 11 klinische directoraten en 10 afdelingen. De afdeling voor spoedeisende hulp is de drukste in Dublin, met alleen al in 2010 45.230 patiëntbezoeken.

In 1998 werd het St James' een 'early adopter' van elektronisch documentmanagement (EDM). Op advies van Canon werd op de afdelingen voor spoedeisende hulp en maatschappelijk werk een archiveringssysteem geïntroduceerd om de enorme hoeveelheid papierwerk die daar wordt gegenereerd te organiseren en te stroomlijnen.

Documentmanagement was voorheen een moeizaam proces, zoals IT Operations Manager Marie Sinnott uitlegt: "Patiënten kregen een papieren kaart met daarop hun gegevens. Deze werd doorgegeven aan de arts die de kaart weer teruggaf. De kaarten werden vervolgens in archiefkasten opgeslagen. Dit vergrootte de kans op fouten, zoals het verlies van een dossier, en daarmee langere wachttijden, consultatietijden en behandeltijden".

In 2004 begon het St James' zijn EDM-portfolio uit te breiden met de introductie van twee SAP ERP-modules voor transactieverwerking en bedrijfsbeheer. Maar zoals Pat Bailey, SAP System Support bij het ziekenhuis, zich herinnert: "We beseften dat hoewel de SAP-modules hun werk uitstekend deden voor de financiële afdeling en HR, er ruimte voor verbetering was met betrekking tot het bewaren, indexeren en ophalen van dossiers."

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

De oplossing van Canon

Na een uitgebreid marktonderzoek koos het ziekenhuis voor de documentmanagementoplossing van Canon: "Het leek een logisch vervolg, gezien hoe goed dit systeem elders in het ziekenhuis presteerde." Er was echter één technische zorg, zo herinnert Bailey zich: "Hoe goed de oplossing ook leek te zijn, kon deze ook met de SAP-modules integreren? Het antwoord was: Ja, gemakkelijk."

"Voorheen duurde het oproepen van bestanden 5 minuten tot een uur in beslag. Nu is het letterlijk secondenwerk."

Voordelen

Op de afdeling voor spoedeisende hulp waren de voordelen direct duidelijk: "Met de nieuwe oplossing van Canon wordt de patiëntenkaart slechts eenmaal ingevuld en gescand. De arts kan deze vervolgens met een druk op de knop digitaal opvragen en openen. Eerder nam het oproepproces 5 minuten tot een uur in beslag, afhankelijk van waar de kaart werd bewaard. Nu is het letterlijk secondenwerk."

Sinnott besefte echter snel dat deze technologie in staat was tot veel meer dan alleen het archiveren, snel opzoeken en oproepen van dossiers: "De opslagcapaciteit van de oplossing is eindeloos. En belangrijker nog, de oplossing is veelzijdig. We realiseerden ons dat we deze ook konden gebruiken op onze afdeling klinische fotografie. Het werd zelfs duidelijk dat het systeem de potentie had om het werk van elke afdeling gemakkelijker te maken."

De volgende afdelingen die van de oplossing profiteerden waren Finance en HR: "Hiermee kunnen we belangrijke en vertrouwelijke documenten op één centrale plek bewaren. Een geavanceerde beheermodus zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen toegang wordt verleend. Het is een eenvoudig, effectief en goed beveiligd digitaal archiveringssysteem waarmee medewerkers in Finance en HR snel kunnen werken. In geval van problemen is het geautoriseerde personeel geen uur meer kwijt aan het zoeken in archiefkasten, maar kan nu gebruik worden gemaakt van het unieke labelingsysteem, waarna het probleem wordt geïdentificeerd en in binnen een minuut is gecorrigeerd."

"Dit alles resulteert in een gerichte en professionele service."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Een van de andere afdelingen die van Canon's oplossing voor informatiemanagement binnen de gezondheidszorg hebben geprofiteerd, is die van klinische fotografie, waar digitale beelden (die met een Canon EOS 1Ds Mark III-camera worden gemaakt), zoals Sinnott uitlegt, "nu direct worden opgeslagen in het dossier van de patiënt en goed worden beveiligd om verlies en ongeoorloofde toegang te voorkomen. Door het vastleggen van beelden kan de consultant terugkerende problemen, zoals een huidaandoening, efficiënter in de gaten houden."

Voor zowel Sinnott als Bailey zijn de voordelen van de oplossing van Canon niet alleen die van het papierloze kantoor, maar ook de drastisch verbeterde ervaringen van de eindgebruikers, te weten de patiënten zelf. "Patiëntendossiers zijn centraal toegankelijk, waardoor de behandelend arts eerdere klinische informatie kan bekijken en het traject voor de patiënt sneller kan verlopen... Dit alles resulteert in een gerichte en professionele dienstverlening."

Voor Bailey is de duidelijkste bevestiging van de kracht van de oplossing van Canon de feedback van het ziekenhuispersoneel: "De afdelingen die de oplossing al hebben geïmplementeerd, kijken naar manieren om het potentieel ervan nog beter te benutten. En de andere afdelingen willen er graag mee aan de slag." Sinnott besluit: "De resultaten hebben aangetoond dat het voor elke afdeling een gemakkelijke en waardevolle overstap is."

Meer informatie

Neem contact op

Ontdek hoe Canon u kan helpen uw bedrijfsprocessen te versnellen

Meer informatie