no business

Zakelijk

Digitale Postverwerking

Verbeter uw postverwerking proces

Verwerkt u een papieren factuur hetzelfde als een digitale factuur? Ontvangt u dagelijks documenten en post via verschillende kanalen, zowel analoog als digitaal?

U als bedrijf of instelling wordt dagelijks geconfronteerd met een grote hoeveelheid (digitale en analoge) inkomende post. De documenten komen vaak binnen via verschillende bronnen zoals e-mail, fax of post. Door de komst van nieuwe bronnen zoals e-mail, SMS, Social Media en Web Content zal de hoeveelheid inkomende documenten de komende jaren explosief toenemen.

De manuele verwerking en distributie van deze (digitale) poststukken naar de juiste geadresseerde is arbeidsintensief en werkt vertragend op de verdere afhandeling en beschikbaarheid van het document. En wat zijn de consequenties voor uw organisatie als deze documenten zoek raken of bij een brand of lekkage onbruikbaar zijn geworden?

Wist u dat?

Canon Digitale Postverwerking

Met Canon Digitale Postverwerking kunt u al uw binnenkomende post, zowel papier, fax, social media als e-mail op eenvoudige en betrouwbare wijze digitaal vastleggen, beheren en verspreiden. Een poststuk wordt bij binnenkomst in gescand en voorzien van een aantal essentiële kenmerken, zoals een onderwerp, datum, afzendergegevens en een status. Vervolgens wordt het document in digitale vorm gedistribueerd om ze samen met de overige berichten in een uniform proces te verwerken. Uiteraard kan er naderhand nog aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status worden gewijzigd van "behandelen" naar "afgehandeld". Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen deze op eenvoudige wijze gekoppeld worden aan het in gescande poststuk.

Op basis van de inhoud van het document wordt automatisch bepaald wie het verwerkt. Directe registratie en opslag garanderen het direct terugvinden van informatie wanneer dit nodig is. Omdat deze werkzaamheden zijn geautomatiseerd, wordt uw post snel en accuraat verwerkt, ongeacht het volume. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in het digitaal archiefsysteem opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen beschikbaar voor raadpleging door geautoriseerde gebruikers.

Met Canon digitale postverwerking bespaart u kosten, voorkomt u fouten, voldoet u eenvoudig aan de eisen rond informatie opslag en verbetert u de dienstverlening naar uw klanten.

Om de burgers en bedrijven zo goed mogelijk te kunnen bedienen is digitalisering en het uniform verwerken van poststukken gewoon essentieel.

Angela Breikers, Teamleider Informatiemanagement binnen de Gemeente Venlo

Waarom Canon Digitale Postverwerking?

Verlaag uw kosten

Doordat post sneller wordt gesorteerd en er minder geprinte exemplaren van post nodig zijn, kunt u met Canon Digitale Postverwerking de archiefruimte minimaliseren en de operationele kosten en verwerkingskosten drukken.

Zorg voor grotere controle

U krijgt met Canon Digitale Postverwerking een duidelijker beeld van de procedures van uw postkamer en u zorgt ervoor dat alleen relevante post wordt bezorgd bij eindgebruikers. Zo krijgt u een beter inzicht in de stappen van het postproces, terwijl er aanzienlijk minder post verloren gaat.

Werk sneller en slimmer

Met Canon Digitale Postverwerking wordt post sneller dan ooit bezorgd bij de ontvangers, zodat u sneller kunt reageren op uw klanten. Software voor het vastleggen van gegevens maakt het makkelijker om documenten te delen en bewerken voor verzending en zelfs om het gebruikers mogelijk te maken onderweg productief te zijn.

Voldoe aan de normen

Canon Digitale Postverwerking biedt ook een veiligere manier om de informatie die uw organisatie verzendt en ontvangt, te traceren en op te slaan. Dankzij de traceerbaarheid van de gehele werkstroom en controle over de toegang tot vertrouwelijke post, kunt u zonder problemen voldoen aan de regels.

Vraag het onze experts

Bas Beelen, Solutions Marketeer

Bel 073 681 56 49 en maak vrijblijvend kennis met alle mogelijkheden.

Video Digitale Postverwerking

Canon is een Executive Leadership Council-lid van het AIIM (Association of Information and Image Management).

De AIIM Executive Leadership Council brengt de topdenkers, de allerbeste mensen uit de praktijk en topmanagers op het gebied van informatiebeheer samen om de toekomst van informatiebeheer te bespreken, te definiëren en te sturen.