Bij Woonstee Makelaars in Winschoten bestond al langer de behoefte aan een oplossing voor de vol geraakte archiefruimte. Van ieder object dat getaxeerd, verkocht of aangekocht is, moeten namelijk alle stukken zorgvuldig bewaard blijven. Daarnaast brengen de lopende projecten ook veel documentatie met zich mee. Van telefoonnotities en taxatierapporten tot inkomensgegevens, hypothecaire overeenkomsten of bouwtechnische gegevens. Na een uitgebreid vooronderzoek tussen diverse concurrenten koos Woonstee Makelaars voor de oplossing van Canon: een Colour MFP met een eCopyScanstation, digitale archivering in iWDM én een grootformaat printer.
|
De probleemstelling
In de oude situatie werkte men met een kopieerapparaat, een laserprinter en een scanner. Met name de vol geraakte archiefruimte was de aanleiding om naar nieuwe oplossingen te kijken. “De mappen puilden echt uit. Als je wat moest opzoeken kostte het vaak veel tijd en moeite”, vertelt Anje de Wal, financieel/facilitair verantwoordelijke bij Woonstee Makelaars. “Wie heeft nu weer het dossier?, hoorde je dan nogal eens.” Snelheid en accuratesse zijn cruciaal voor de makelaardij, de oplossing was dan ook van kritisch belang. Naast de documentatie was ook de productie van huispresentaties en verkoopbrochures aan verbetering toe. “Wij wilden graag hoogwaardiger brochures, maar dan wel sneller en makkelijker beschikbaar dan drukwerk. Bij drukken heb je altijd net tekort of teveel en dat leidt ook weer tot extra kosten”, stelt Hittjo de Wal, directeur en makelaar/taxateur.. De oplossing
Woonstee Makelaars heeft nu vrijwel alle documentatie gedigitaliseerd met behulp van Canon iWDM documentmanagement software en een gebruiksvriendelijk eCopyScanstation op de nieuwe iRC2880i. Deze veelzijdige multifunctional is een 28 pagina per minuut printer,copier, scanner en fax die standaard in zwart/wit werkt,maar op aanvraag in full colour afdrukt. Daarnaast beschikt men nu ook over een W8400 grootformaatprinter waarmee posters en banners geproduceerdworden. De kwaliteit is dermate goed dat drukwerk grotendeels overbodig geworden is. Hittjo: “We wisten wel wat we wilden, maar als je eenmaal in gesprek gaat, blijkt er zoveel mogelijk dat je al snel meerdere mogelijkheden bekijkt. Het werd daar niet gemakkelijker van, maar we hebben nu wel een ideale situatie waar we jaren mee vooruit kunnen. De Canon grootformaat printer gaf voor ons wel de doorslag." Disclaimer
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar worden gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Canon Nederland N.V.
|